高校专题档案管理策略与价值研究

周晓芸

近年来，受政策因素及社会突发公共事件影响，高校形成了大量具有保存价值的文件资料，如巡视整改、主题教育、脱贫攻坚、疫情防控等重要事件与活动产生的与某一主题具有明确关联性的档案材料，我们将其归类为“专题档案”。专题档案内涵较广，是学校党政机关、二级单位及个人在某项重要事件和活动中直接形成的文字、图表、声像、多媒体等不同形式且具有保存价值的档案材料，是学校党委及各单位作出科学决策的重要借鉴，为工作查考和编史修志提供可靠依据。因此，高校重视与建立专题档案是健全高校档案管理体制、突出特色档案资源的迫切要求。

一、高校专题档案的特性

1.紧密关联性。不同于高校其他类别档案，专题档案具有内容关联、体系完整的特性。传统文书档案的一个卷内档案之间有着某方面的联系，或是同一主题或是同一机构，但全宗内的每一案卷之间未必有着密切关联，它们都可成为独立的个体。然而专题档案作为一个全宗类别，它所归档保存的档案材料都是围绕同一主题内容形成的，每一件档案之间都有着密切的关联性。此外，专题档案的形成时间轴是事件（活动）开始——过程——结束的一个完整体系，与文书、教学、财会等档案有着明显差异，其他类别档案没有明确的体系，每一年度归档独立内容的文件材料。

2.载体多样性。专题档案载体形式多样，包括纸质、电子、照片、视频、音频、实物以及网页等多媒体形式的档案材料。相较于高校其他多以纸质、电子为主的档案类别，专题档案载体形式更为丰富。例如，新冠疫情专题档案的收集范围包括上级和本校有关疫情防控的纸质文件、有关部门下发的电子文件、疫情防控的照片视频、师生个人原创作品的音频、疫情期间师生捐赠的实物以及各院系利用多媒体平台制作的抗疫网页等等。这种多载体形式也导致专题档案和其他档案的管理方法有所不同。

3.管理集中性。一方面，我们将涉及某一专题的档案材料集中保管，确保其完整与连续。例如，扶贫专题档案会保存有关扶贫政策的上级来文、学校发文和部门发文，这些档案之前会分散归入每一年文书档案下的党群综合和组织工作中，但在形成专题档案后，就要求将其归入扶贫档案全宗之下集中管理；另一方面，同一专题档案的不同载体档案也要集中保管，高校应设置独立的专题档案室，其中配备防磁柜、展示架等档案装具，将专题档案中的纸质、声像、实物等载体档案集中存放，便于管理和利用。

4.征集广泛性。专题档案有广泛的征集对象，高校的文书、教学、基建、设备、科研等类别档案的收集对象只针对学校的一个或几个部门单位，然而专题档案不仅涉及诸多部门或单位，还会涉及个人，包括教职工、学生、校友等。例如校庆专题档案，我们除了收集各部门单位形成的通知、会议记录、活动方案等文件材料，以及有关校庆活动的声像材料及实物档案，还会向师生个人及校友人士征集为校庆设计的图标海报、创作的音乐文学作品、捐赠的实物档案等，因此征集范围之广是高校专题档案的一个难点。

5.周期不定性。一个专题档案归档完成的前提是这一事件（活动）的结束，有的专题周期较短，例如一次重大活动举办完成，那么这一专题档案会很快收集完整，整理归档。但也有一些专题周期较长，例如巡视整改专题档案，包括前期巡视和后期整改，还有不定期的回头看和总结阶段，周期将会长达4 年左右[1]115。又如新冠疫情专题档案，我们在建立全宗时无法预计这一专题档案的周期，因为疫情可能会不定期地复发，完全结束时间不可预计，并且每次疫情学校都将会产生不同的应对措施和方案，形成不同内容的重要档案。因此，专题档案的收集归档周期不固定，为每个学年末或第二年初，它具有形成和归档的不确定性。

二、高校专题档案的价值体现

1.服务科学决策。专题档案是高校重大事件和重要活动的历史记录，更是宝贵的档案资源，对学校的科学决策具有重要参考价值。专题档案的体系和内容较为完整，便于集中利用。特别是在应对一些重大突发公共事件时，学校可直接检索查阅专题档案，作为科学决策的查考资料。例如，之前高校档案部门保存了非典专题档案，那么在新冠肺炎疫情爆发后，学校即可参考当时的应对方案、防控文件，迅速作出正确的决策，减少防控风险和不必要的损失，保证师生人身安全，各项工作正常运行。

2.助力档案宣传。专题档案记载着学校发展进程中的重要时刻，其中不乏一些典型事例、励志人物、重要政策和宝贵精神，它们都是档案宣传的重要素材。最为常见的档案宣传形式是档案展览，专题档案的收集整理方式非常适宜将档案成果以展览的形式呈现，它有着明确的主题、丰富的素材以及多样的载体形式。例如，我们常见的高校专题档案展览有优秀党员事迹专题展览、驻村扶贫事迹专题展览、优秀科研成果专题展览等，它们都是以专题档案归档内容为素材，直接或者选取其中一个热点部分宣传展出，提高档案意识和弘扬文化精神。

3.促进档案编研。专题档案的建立是学校开展档案编研活动的前提和基础，我们常见的高校编研成果有《年鉴》《大事记》《文化名人》《历史沿革》《历届团代会汇编》《历届教代会汇编》等，若高校档案馆此前收集归档了名人校友专题、团代会专题、教代会专题等相关主题内容档案，在编纂档案成果时将会大大节省时间和人力。我们归档的每一个专题档案都有可能成为日后档案编研的选题和素材，我们归档的一个个专题档案集中汇总即是学校每年大事记的参考资料。因此，专题档案对促进高校的档案编研工作起着重要作用。

4.挖掘特色资源。挖掘特色档案资源是当前各高校建设文化型档案馆的目标工作之一，我们经常会去大量查找行政或党群档案中的相关文件，翻阅校刊校报，但最终得到的有效信息较少，常常是浅尝辄止，没有详尽深入的档案记录，往往达不到挖掘特色资源的理想效果。以专题的形式进行档案的收集管理，既能达到档案收集的广度，又能达到档案收集的深度，这是其他类别档案不具备的优势。专题档案在收集时会尽可能地扩大收集范围，力图使归档内容全面完整，这样的档案材料才能更加丰富，从不同角度记录和反映这一事件和活动的主题。因此，专题档案为挖掘高校特色档案资源奠定了坚实基础。

5.提升服务效能。随着网络技术的深入推进和档案事业的逐步发展，人们对档案利用有着愈加多元化的需求。以往的档案检索利用成果较为单一，只针对所查询的主题内容显示档案检索结果，现今利用者更需要的是直接检索出与主题相关的所有档案内容，他们期待在利用这一份档案内容的同时还能了解该主题的前因后果和相关信息。例如，想要查阅教育部对学校进行本科教学审核评估的时间和相关文件，之前我们只能一条条地去检索文书档案目录，且检索到的档案信息是分散和零散的；而我们在建立教学评估专题档案后，可直接在该专题档案下进行检索，与评估相关的所有通知、会议记录、评估方案、评估结果等文件、照片、视频都将会一一呈现，利用者可根据需求选择利用，从而增加档案利用的满意度和满足感。因此，建立专题档案将会为利用者提供全面的档案服务，改善提高利用效果，提升服务效能。

三、高校专题档案规范化管理策略

鉴于高校专题档案具有不同于其他类别档案的特性，应把握其形成规律，总结收集归档经验，形成独立的规范化管理策略。

1.提高专题档案收集意识。一是要提高档案馆工作人员的档案收集意识，提升对重要事件和活动的敏锐度。专题档案的每个全宗并不像其他类别档案那样具有确定性，很多时候是突发的，因此要求档案馆工作人员要具备对专题事件、重要活动反应的敏锐度，以及确定其是否具有设立专题价值的敏感度。二是要提高学校各部门单位兼职档案员的档案收集意识。各部门单位的兼职档案员是高校专题档案收集的重要主体，各部门单位形成的材料是一个专题档案的主要来源，兼职档案员的档案收集意识会决定档案收集的完整度和质量。三是要提高个人的档案收集意识，才能真正做到应收尽收。个人收集的档案材料是对专题档案的必要补充，不同于学校机关部门和二级单位，个人是没有义务必须把与专题相关的档案移交到学校档案馆的，因此加强专题档案宣传，完善专题档案管理，才能使个人档案意识有所提升。

2.加强专题档案管理前置。高校专题档案管理应做到事前参与，提前干预[2]49。特别是学校举办的重要活动、会议等相关专题，档案部门是会事先知晓的，因此可以提前制定专题档案管理方案，跟活动承办部门及宣传部门提前做好沟通工作，要求注意留存档案材料并完整保存，可以在活动举办过程中增加视频照片的拍摄次数，提高拍摄质量，加强重要内容的抓取。此外，对于重要的突发事件和活动，虽然不能做到档案管理的完全前置，但依然可以在事件发生后进行及时的业务指导，明确档案收集归档范围，下发做好专题档案收集归档的相关通知，要求档案形成单位和个人保管好档案，不得随意删除涉及专题内容的档案信息、丢弃档案实物。

3.明确专题档案管理方案。一是制定高校专题档案分类规则，明确档案的分类原则和编号。专题档案依然要坚持科学的分类原则，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。同时，专题档案应设置独立的档案编号规则。目前各高校没有明确统一的编号。根据工作实践，专题档案可按年度—载体—部门（个人）进行编号。不同于其他档案，专题档案不涉及主题项和保管期限项，专题档案的形成要素即是同一主题，而且同一主题的档案内容极具关联性，不易拆分设定保管期限。二是明确专题档案收集归档要求，对专题档案载体格式、移交时间、移交方式等进行说明。三是制定专题档案整理和保管方法。高校专题的纸质档案材料应采用按件整理的方式，既满足上级档案整理要求，也符合专题档案自身特性，同时专题档案应采用集中保管、双轨双套保存的原则。

4.构建专题档案数字资源。档案数字资源是发展大数据档案的重要来源，也是未来档案管理的必然趋势。高校加强专题档案的数字资源建设是专题档案的自身管理需要，是拓展档案服务功能的内在要求，更是加快实现档案信息资源共享的迫切需求。专题档案内容、形式丰富，大大提升了档案数字资源的种类和数量，高校应做好专题档案数字资源建设规划，加强专题档案数据库建设，完善系统管理技术架构，使专题档案的数据库资源与档案整理同步生成，档案信息资源检索利用便捷化、精准化，共享能力最大化、最优化[3]60，努力提升专题档案管理和服务质量，为打造数据型、服务型高校档案馆提供资源支撑。