信息资源共享环境下高校档案管理共享与共建研究

肖宁生

高校在教育、科研及管理等各项工作中生成了大量信息数据，而这些信息数据有着较大学术价值，在促进社会全面发展层面有着现实意义。现如今，各所高等院校在档案信息资源体系构建层面存在各自为政的现象，并且受到陈旧观念的束缚，不愿与他人共享自身档案信息资源，这给高校档案管理共享和共建带来了负面影响。在信息资源共享环境下，社会群体对于档案信息资源的诉求已然倒逼涵盖高等院校在内的信息聚集机构实施信息资源共建共享。所以，高校档案管理共享与共建现已成为主流发展趋势，更是高校档案管理工作与信息资源建设应重点关注的话题。

一、信息资源共享环境下高校档案管理共享与共建的必要性

1.社会以及高校发展的现实需求。近些年，高校在推动社会生产力不断发展和进步方面作出了较大贡献。基于高校档案管理工作而言，其涵盖了丰富的信息资源，包括前沿性研究数据与科研成果，这些资源均具备显著的学术价值，对这些资源进行深度开发、有效使用与全方位共享，有助于推动社会生产持续发展。与此同时，推动高校档案管理共享和共建，亦是高校自身健康发展的现实需求。借助档案信息资源的全方位共享，能够有效为高校管理、教育及科研等工作提供服务，并为领导层决策提供充分的信息数据支撑，切实满足师生们对档案信息资源的多样性需求，进而全方位提升高校教育、管理及科研工作的整体水平[1]64-66。

2.丰富档案信息资源的客观需求。从本质上而言，档案属于一种有现实价值和意义的信息资源，通过档案管理工作的二次加工可以有效提高其价值。例如，档案著录与编研等工作，真正为档案资源使用与检索提供了便利。高校档案管理成果的全面共享，可汇集区域乃至跨区域档案管理成果，从而为高校开展档案管理带来助益。并且，信息资源功能共享有助于优化高校各项工作运行和管理质效，比如，相关主管部门所下发的通报、通知和意见等诸多文件，普遍是借助区域教育平台面向所属院校进行统一推送，信息资源整理与存储均是由高校独立进行。然而，基于档案管理共享和共建视角而言，各高校独立储存导致工作内容的重复与资源的浪费。与此同时，若部分高校在信息资源储存层面存在工作不完善的问题，对日后信息资源的快速检索和有效应用会造成反向影响。档案管理共享和共建可有效解决该问题，借助相同平台进行信息资源记录与发布，切实减少各项工作的重复性开展，提升档案管理和运行成效。

二、信息资源共享环境下高校档案管理共享与共建存在的问题

1.共享共建责任主体与统一规划缺失。现阶段，部分地区还存在缺乏权威性较强的机构协调各所高校档案管理共建及共享建设的问题，欠缺可以独立行使的相应职权，有效统筹行业、领域、系统的常设管理组织，进而导致高校在档案资源共享共建层面欠缺全局化的统筹规划及整体性的档案管理，档案管理共享与共建欠缺战略性约束。所以，导致各所高校互相之间难以展开充分合作，信息资源分布缺乏合理性，难以实现信息资源共享。具体呈现为：高校在信息化档案建设层面各自为政，学校档案馆并未进行有效协调与充分合作，人力资源与软硬件设施重复建设，导致严重的资源重复与浪费现象产生。

2.高校信息资源缺乏标准化体系的约束。信息资源共享的根本目的是最大化发挥各类档案信息价值，并优化档案管理部门在信息资源储存方面的工作效率，为服务工作与管理业务的实施提供资源支持，而资源共享应有价值的落实与高质量信息、高效率的信息处理正相关。诚然，信息资源共享亦标志着高校内部档案管理部门所面对的信息数据数量爆炸式增加，在较大程度上加重了相关部门和管理者的工作压力。现阶段，因为各所高校欠缺整体性合作意识，且各个档案管理部门在档案信息采集、整理和归档等工作上缺乏标准化体系的约束，在信息资源共享过程中各类标准的信息资源聚集在一起，且检索与著录形式存在明显差异性，这在较大限度上弱化了其他院校数据信息处理的工作效率。除此之外，在档案管理信息化体系构建层面，档案管理部门亦面临资源共享终端不兼容以及管理系统差异等挑战，对于档案管理共享及共建工作的顺利进行造成不利影响[2]16-17。

3.高校档案管理专业技术人才资源不足。以往高校档案管理工作在较长时间内均处在边缘地位，资源供给较为匮乏，专业领域技术人才亦相对稀少。档案管理共享和共建作为具有较高系统化与较强持续性特点的工程，针对高校内部档案管理部门人才储备与人才业务能力等亦提出了高要求，现阶段高校内部专业领域技术人才资源不足的问题限制了档案管理共享和共建的落实。一方面，部分高校内部档案管理部门存在人才资源配比不足现象，专职工作者人数较少，日常档案管理业务已经耗费工作者较多精力和时间，导致其对管理水平与信息化水平要求均较高的学校档案管理共享共建无暇顾及。另一方面，高校档案管理的共享和共建旨在深度开发、高效利用信息资源，微博及微信等媒体平台的运营工作，对于工作人员技术水平要求相对较低。在信息资源共享环境下，实施档案管理和资源应用的革新要以技术手段为依托，而其他业务，包括用户诉求分析与用户体验设计等，则均需专业技术人员给予支撑。但是，部分高校在档案管理工作领域的人才资源建设层面，还存在一定滞后性，这对档案管理共享和共建的顺利开展具有负面影响。

三、信息资源共享环境下高校档案管理共享与共建策略

1.构建档案管理共享与共建的实现机制。一般来说，高校各类信息资源传播路径不但涵盖校园内部系统传播，而且也涵盖各个学校内部系统之间的信息传播，具有多维度与多层次的特征[3]125-128。所以，应构建实现机制，确保各个系统之间实现信息资源的流畅传播，将信息资源共享与共建目的落到实处，真正促进高校档案管理工作变革。信息资源共享环境下，高校档案管理共享与共建的实现机制具体包含如下内容：首先，档案管理工作的运行保障机制，如利益制衡、法律法规以及标准规范等机制。构建此类机制可以确保高校档案管理实现有效和持久的共享共建。其次，是激励与合作机制。我国高校档案管理工作的共享与共建要以各院校充分合作为基础，因为档案信息资源并非是公共物品，能够随意得到，必须建立合作机制，充分明确资源共享环境下各院校的义务及权利，借助合作机制落实档案资源和档案管理的互相连通。与此同时，还应构建激励机制，强化各责任主体的了解与交流，有效整合资源共享共建的效益，使各主体可以分享资源共享共建效益，进而调动各主体对档案管理共享与共建的主动性与积极性，积极提升档案管理共享和共建质量，为实现机制构建与推进不断输入生命力与驱动力。

2.健全高校信息资源共享的标准化体系。健全标准化体系可切实提升信息资源共享成效，是档案管理共享和共建落实的必要前提[4]148-150。在档案管理基础元数据规范及著录标引根本规则层面，必须遵从档案领域的行业标准及国家标准，然而伴随档案信息种类与资源数量的持续丰富，部分细分领域内的数据信息标准尚未健全。对此，一方面，协调委员会应牵头，针对各个参加主体的档案信息资源具体标准实施深入调研与有效整合，设置整体化的标准实施框架，落实兜底设计，同时对于执行工作加以管理与监督。另一方面，健全运用方面的标准化体系建设。首先，是对于信息资源共建和共享层面的信息采集、交换与整理等运用标准进行统一化管理，促使各个责任主体可在元数据描述及著录层面实现相互操作，进而大幅度优化信息数据处理效率。其次，是对于软件系统运用方面进行统一化管理，针对系统终端基础层面数据与代码实施标准化处理，以便日后档案管理、服务及使用的统一化开发。

3.完善高校档案管理工作人力资源体系。尽管高等院校在档案信息化建设层面发展时间较长，但是信息资源共享与档案管理共享共建依然是档案工作所面临的新选择和新方向[5]10-12，60。所以，为有效促进高校档案管理共享和共建的可持续发展，一方面要强化专业领域的人才教育培养工作力度。一要强化资源功能共享共建标准化体系、信息安全防控、档案服务及档案使用水平提高等业务领域专业能力培育；二要提升通识能力，包括信息素养、审美素养以及传播素养等，从而顺应档案管理工作要求多样性条件下的业务革新要求。另一方面，积极引进专业领域技术人才。无论是新技术手段的运用和探究，还是档案业务的革新，均需以专业领域技术人才为支撑。因此，学校档案管理相关部门不但要创新人资外包模式，把一些技术类工作适当交由专业机构完成，还可积极引进档案管理领域专业人才，并增设技术性工作岗位，从而为高校档案管理共享和共建提供技术支持。

综上所述，高校档案管理共享和共建作为长期性与系统化工程，触及资源整合、统筹规划与协调合作等众多因素，切忌一蹴而就。在信息化、现代化持续发展的新时代，高校档案管理模式亦在随之发生变化，新型与高效的资源共享体系正在逐渐构建，其可有效整合各所高校内部档案信息资源，为社会各领域提供相关服务。然而，此种体系和模式的建设需要相关从业者不断进行完善与探索，通过构建档案管理共享与共建的实现机制、健全高校信息资源共享的标准化体系、完善高校档案管理工作人力资源体系等措施，推动信息资源共享环境下高校档案管理共享及共建的实现。