高校档案工作高质量发展的思考：背景、现状与对策

2021-12-28李秀霞

兰台世界 2021年12期

李秀霞

2020年是全国档案事业发展“十三五”规划收官之年，这一年，档案领域对过去五年档案事业进行总结凝练，也对下一个五年档案事业开展预先谋划。无论档案事业即将步入怎样的新阶段，“高质量发展”这一总基调将始终贯穿于全过程。文章选取“高质量发展”作为研究主题，既符合国家档案事业战略发展方向，也可对过去的经验做法进行回顾与反思，为下一阶段档案工作补齐短板有针对性地提供理性思路。文章以江苏省2019年新升格为本科的省属高校南京工业职业技术大学为例展示论述。该校作为江苏省乃至全国唯一的公办本科层次职业教育院校，在我国职业教育史上具有里程碑意义。在学校升本和更名测评过程中，“百余卷支撑材料的检索”“5分钟查找递送原件”使档案工作充分发挥了保驾护航的作用。因此，无论是新的五年规划促动，还是高等教育发展格局发生变化，在新的逻辑起点上，档案工作所面临的高质量发展这一新的时代要求已是无可逆转的趋势。

一、基于新发展理念的高质量发展内涵

新发展理念概念最早在2015年提出，其内涵实质是创新、协调、绿色、开放、共享，成为引领我国当前及未来经济社会发展行动的先导。新发展理念揭示高质量发展之路[1]。党的十八大以来，习近平总书记“不简单以GDP论英雄”的重要论述，为地方和各领域竞争发展“高质量”提供了根本遵循和长期激励，并于党的十九大首次提出“高质量发展”的新表述，作出了“中国经济已由高速增长阶段转向高质量发展阶段”的科学论断。简言之，高质量发展是能够很好满足人民日益增长的美好生活需要的发展，是体现新发展理念的发展[2]。

具体到档案领域，档案主管部门对高质量发展给出了更为具体的解释。国家档案局原局长李明华在2017年度《在全国档案局长馆长会议上的工作报告》中提到“坚持质量第一、效益优先”[3]；在2019年度《在全国档案局长馆长会议上的工作报告》中又提到，坚持创新引领，推动档案事业高质量发展。从注重“做了什么”“做了多少”转变为注重“取得了什么成绩”“达到了什么效果”[4]。这些都是对十九大报告中“高质量发展”内涵的深刻解读以及将“高质量发展”融入档案工作的明确要求。

二、高校档案工作高质量发展的时代背景

1.新《档案法》正式施行。2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议通过了新修订的《档案法》。新《档案法》主要从理顺体制机制、健全制度设计、加大开放力度、构建安全管理体系、推动信息化建设、强化监督检查、增强科技人才保障、完善法律责任等方面做出了修改[5]，内容更为充实，指导更为全面。这是经济社会发展对档案领域提出的新要求，也是档案工作主动适应新形势、新局面作出的一次优化升级，既对新时代我国档案事业高质量发展提出方向性要求，又为档案事业高质量发展提供了坚强的法制保障。

2.高等教育发展战略不断发生重要变化。为提升中国高等教育综合实力和国际竞争力，2015年起，教育部先后提出“双一流”建设工程和“双高计划”。所谓“双一流”建设工程，即在重点高校推进世界一流大学和一流学科建设，首批建设高校共计137所[6]。所谓“双高计划”，即在高职院校集中力量建设高水平高职学校和高水平专业群，首批入选高职院校共计197所[7]。2019年，我国首次出现职业教育本科，笔者所在的南京工业职业技术大学位列其中并成为全国唯一的公办院校，对职业教育起到了“风向标”作用。随着我国高等教育发展战略的不断巩固与完善，各种类型、各种层次高校在竞逐院校地位、学科地位的同时，档案机构作为重要的服务保障机构，也要练好基本功，自身高质量发展才有可能为推动学校高质量发展提供坚实保证。

3.考核成为助推高质量发展的重要手段并将常态化。笔者将考核分为间接考核和直接考核，两者都是助推档案工作高质量发展的重要手段。间接考核，例如，自2019年起，江苏省委教育工委将于每年年终对省属高校开展综合考核，综合考核从高质量发展成效、加强党的建设成效、办学治校满意度三个方面对高校进行全面考查。其中，高质量发展成效考核成为衡量高校间实力的重要“天平”，也是高校今后各项业务工作开展的“指挥棒”。高质量发展成效考核指标虽未直接提及档案工作，但许多支撑材料出自档案，这对归档完整度是一个严峻考验，很大程度上也会促使档案管理不断走向科学化规范化。直接考核，即现阶段已经有越来越多的城市或地区直接将档案工作纳入省级或市级机关绩效考核内容。例如2018年度，国家档案局正式启动副省级以上综合档案馆业务建设评价工作；2019年广东省将档案安全纳入“平安广东”考核指标体系[8]；2019年重庆市首次将档案工作纳入市级机关绩效考核内容[9]。这些间接考核和直接考核都意味着档案工作考核评价将日趋常态化，需要我们不断提高认识，强化执行，为稳步实现高质量发展积蓄力量。

三、高校档案工作现状与存在的问题

当前，除少部分重点高校档案工作走在时代前列外，我国相当一部分高校都存在这样或那样的问题。笔者就常见的阻滞档案工作高质量发展的共性问题进行简要梳理。

1.在管理能力方面，自适应管理能力不断增强，但社会参与度普遍不高。为有效提升档案管理能力和水平，踏实肯干的高校档案人不断寻求和探索档案管理模式的创新突破，档案工作自适应能力不断增强。近年来，在信息公开大背景下，高校档案领域时刻关注外部环境的变化，把握社会主要矛盾的变化，不断强化走开放型道路。然而，关起门来办档案、档案工作与其他工作格格不入的情况仍时有发生，归根到底在于档案工作与外界交流互动的主动性和主导性不强，档案工作市场化程度比较低，社会力量参与程度也不高。例如，笔者所在学校档案工作除联系上级主管部门外，江苏省高校档案研究会成为对外联络的最主要渠道，档案工作限于传统认知、传统地位等因素，缺乏参与社会事务或调动社会力量发展自己的能力，最终可能导致发展路径狭窄，从而限制档案工作的发展。

2.在资源建设方面，途径多元，但重数量轻质量的现象仍然存在。众所周知，档案资源建设是档案工作的核心，没有扎实的档案资源做后盾，档案工作便会成为无源之水、无本之木。特别是随着我国经济社会的快速发展，档案开发利用需求越来越旺盛。多年来，除了通过档案“双轨制”接收、征集等渠道扩充档案资源外，有的高校还通过建立口述史档案、名人档案这些方式加强资源建设。可以说，多元化的资源建设路径已经形成，实践界在经验交流中对保管规模更是直言不讳。但不能忽视的是，“互联网+”环境下，信息膨胀也极容易导致大量保管价值较低的文件进入档案序列，换言之，重数量轻质量的现象仍然存在。例如，许多高校每年也会对归档部门进行考核，但大多数情况下是从“归了没有”“有没有按时归”“归了多少”这样的角度去把握，而对归档内容缺乏行之有效的鉴定。再如，笔者单位在经历升本和高质量发展考核等重要事件时，发现部分重要档案无法直接从大量有序的档案中提取，客观反映出重要档案存在“漏网之鱼”。

3.在信息化发展方面，信息化覆盖面大幅提升，但服务水平仍有待提高。近年来，档案领域新概念层出不穷，如数字档案馆、智慧档案馆、区块链等，并取得了许多理论和实践成果，这一切都得益于信息化的大力推进。然而据笔者了解，有相当一部分高校档案信息化仍停留在档案业务管理系统的运用层面，据笔者理解这是一种基础的浅层次的信息化，尚不足以将档案的资源优势充分发挥出来。在这样的信息化语境下，面对面档案利用服务仍然是主流，用户依然要亲赴现场进行办理，对档案利用的体验感有所下降。如何在档案利用效果良好的情况下，将面对面服务从线下转移到线上，由校内扩展到校外，则是当前档案工作应该考虑的问题，尤其是在新冠肺炎疫情防控常态化环境下，面对面方式已经不能满足用户需求。

4.在考核评价方面，考核成为推进工作的重要抓手，但对档案工作针对性不强。目前，各个高校都有自己的一套目标管理考核办法，有明确的考核对象和考核内容，是年终开展述职述廉的重要依据。然而，这种全校层面的考核未能实地深入档案工作实际，仅仅通过部门述职、群众满意度测评等方式进行评价，对资源建设、信息化建设等核心问题的促进作用并不明显。我们知道，档案工作作为一项专门工作，涉及信息化、利用效果、宣传教育等方方面面，严格意义上讲，应该设计一套独立的考核评价机制，对该项工作进行有针对性、立体的指导与推进。

5.在队伍建设方面，人才在不断扩充，但人才长效机制尚未形成。高校档案人才队伍建设激励机制一直是档案工作人员的痛点，校内认同度不高、晋升道路不畅等都在一定程度上影响档案人员的积极性，对初入职场的档案人员来说，很难将档案工作作为毕生追求的事业而为之奋斗，从而阻滞档案工作发展的步伐。随着现代档案工作的发展，档案人才队伍越来越趋于年轻化，渴望专业上得到认同，事业上寻求突破，是他们共同的追求。然而现实是，档案工作人员的职称晋升和行政职务升迁渠道并不十分通畅，转岗、跳槽现象时常发生，人才流失较为严重。

四、档案工作高质量发展的对策

针对当前许多高校普遍存在的问题，加之以笔者所在学校的实践探索，我们提出实现高质量发展的应对之策。

1.从档案管理到档案治理。党的十九届四中全会审议通过了《中共中央关于坚持和完善中国特色社会主义制度推进国家治理体系和治理能力现代化若干重大问题的决定》。该决定提到，建立健全把社会效益放在首位、社会效益和经济效益相统一的文化创作生产体制机制，要完善以高质量发展为导向的文化经济政策[10]。作为社会主义文化事业的重要组成部分，在国家治理时代到来的背景下，档案事业发展由传统的管理模式向现代化的治理模式转变是时代的选择，是发展的必然。高校档案部门要由档案管理观念向档案治理理念转变，建立档案部门元治和其他参与主体多元共治的治理模式[11]，在政策允许的条件下，积极运用市场化或社会化方式为档案工作赋能增效。具体而言，校内可以加强与党办、校办、宣传部、信息化部门等主要职能部门的合作，加强与校友会等对外机构的联络；校外可以加强与档案主管部门、档案咨询服务公司、专业系统开发公司、档案专家学者等机构或个人的联系，多途径掌握行业动态，吸引校内、校外两方资源共同参与到档案治理当中来，克服档案工作内生发展动力不足的问题。

2.项目化运作强化高质量管理。在高校，档案人员为推动档案工作高质量发展作出了很多努力和创新，但以项目化方式运作档案管理实不多见。这里以笔者所在学校为例，前面提到在学校一些重要事件当中，发现有部分重要档案无法直接提取的问题。早在2013年，学校将档案工作纳入二级学院目标管理考核，打通了档案工作链条中的薄弱环节，进一步强化集中统一的档案管理模式，归档数量和质量也有了质的提升，但这与档案工作高质量发展目标要求还有差距。2020年起，学校又开始以目标管理考核为抓手，对职能部门年度目标任务采用项目化运作方式全面加强跟踪与管理。考核由党政办公室总牵头，在考核目标设定之初，档案人员与党政办公室紧密联系，积极参与项目管理信息系统设计，将重要档案归档融入项目化业务流程当中。党政办公室梳理全年重点任务100项，分配到对口部门并由分管校领导统一把关。所有任务由对口职能部门做好任务分解和阶段任务完成情况反馈，上传支撑材料，党政办公室即时跟踪任务进度，每一项任务均由分管校领导审核完成结项。项目结项后，由学校档案管理人员按任务对支撑材料进行归档管理，最终形成年度重点任务成果汇编，将学校年度重点任务档案“一网打尽”，精准归档，全面提高档案归档质量。

3.抓机遇，开展云监督与服务。受新冠疫情的影响，“云办公”“云服务”已经越来越深入人心。对很多行业来讲，“云”来得猝不及防，但也终将成为常态，“云”需求会越来越旺盛。档案工作要满足这种需求，就必须尽早采用信息化手段来化解需求和手段不充分之间的矛盾。仍以笔者所在学校为例，2020年春季开学至今，学校主要领导多次召集推进会来提升学校办事服务的信息化水平，并制定《网上办事大厅建设工作方案》（以下简称《方案》），提出要充分运用“互联网+校务服务”，实现校务事项“不见面审批”和师生“最多跑一次”。到2020年底，学校重要校务事项进入网上办事大厅，实现“网上办、掌上办”全覆盖，提升师生办事体验。对此，档案工作人员积极参与，从服务校内、校外用户两个群体的便利性、及时性考量，认真梳理甚至重构档案工作业务流程，尽可能地将更多的档案利用业务搬到线上，让师生少跑腿，让数据多跑路，从而节约师生往来时间成本和经济成本。

4.建立档案工作考核评价机制。考核评价并非简单的听汇报，而是采用“望闻问切”的方式全面进行考察，在肯定工作业绩的同时，能够指出问题症结所在才是关键。对笔者所在学校而言，进入本科快车道，我们将尝试推动在学校档案工作委员会的领导下，按照国家档案局《机关档案管理规定》、江苏省档案馆《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》以及数字档案馆（室）相关建设规范要求，结合学校实际，从档案资源体系、档案服务体系、档案信息化体系、档案安全体系等多个维度建立全面覆盖职能部门、二级学院的考核评价办法。此外，经常性地邀请档案机关、高校档案领域的专家入校指导工作，或借助学校承办档案工作会议的机会，将专家或同行评价意见作为推进工作的重要渠道。按照国家档案局的要求，要将评价工作作为提升档案业务规范化水平的重要抓手，而且要作为一个长效机制坚持下去。

5.建立档案人才长效机制。基于档案事业不断发展变化的新形势，建立档案人才长效机制势在必行。首先，建议上级层面尽早落实人社部和国家档案局发布的《深化档案专业人员职称制度改革的指导意见》，进行档案职称制度改革。推行代表作制度，破除唯论文倾向。突出业绩贡献，实行分类评价[12]，为档案专业人员提供良好的制度保障，使其专注于档案专业理论的研究或档案工作实务的钻研，培养研究型或“工匠型”人才，突出档案专业技术人员应有的专业地位。其次，加强继续教育学习培训。档案工作理论和实践创新形势也在不断发生新变化。档案工作人员要向单位争取必要的经费和时间支持，保障人员进修学习持续提升的机会，实现储备知识的更新换代，服务于未来档案事业的转型升级。再次，呼吁单位内部畅通档案人员的职业晋升渠道，使真正懂档案工作、热爱档案事业的人带领全体档案工作人员开展档案工作实践。同时吸收不同专业背景的人才加入档案人才队伍，多元化知识结构的交融、多种思维模式的碰撞，能够为拓宽档案工作思路、开创档案工作新局面发挥“智囊团”作用。