后保管时代视角下的专题档案

杨棉月

早在1958年,谢伦伯格就指出，未来的档案工作由其管理对象的整体特征、形式以及数量所决定[1]26。60多年过去，档案工作的发展是随着档案对象的变化而不断变化的，档案管理理论也并不是一套永恒不变的固定原则[2]145。

专题档案的管理理论及思想也是随着专题档案的内容和载体不断发展而变化，以便适应文件的形成结构、档案的管理系统以及档案开发利用等方面的剧烈变化，适应社会、文化、经济、技术等方面的发展趋势。

一、专题档案与后保管时代

国内档案界对专题档案有一定的介绍和解析，但缺乏系统、全面的研究。其中，有学者将专题档案界定为“围绕一个专门研究或讨论的具有重要历史价值的社会实践过程而收集形成的具有密切有机联系的档案整体”[3]38。根据这一界定，可以将专题档案看成是由其形成者在专题活动或特定主题中自然产生的，是有机联系而并非人为编造的，是立足于特定主题需求而建立的档案[4]40。例如，疫情防控工作档案、“不忘初心、牢记使命”主题教育档案、高校评估专题档案、市政园林专题档案等等。专题档案涵盖文书档案、声像档案、科研档案、实物档案等档案类别，档案内容丰富、载体形式多样，且具有原始性、综合性、专业性、交叉性、时效性等特点。

F·杰拉尔德·汉姆在《后保管时代的档案战略》一文中提出，信息技术的发展使得档案数量快速增长、档案载体不断革新,由此档案工作进入了一个新的历史发展时代——后保管时代[5]20。随后，在1996年第十三届国际档案大会上，库克也提出“后保管时代”这一概念，他认为后保管时代是区别于传统文件的保管模式，区别于保管时代。后保管时代是信息技术快速发展、文件数量剧增、文件形态发生变化并以电子文件的发展为标志的一个时代。它意味着专题档案的工作对象和档案学研究的内容将得到极大丰富[6]19。在后保管时代，档案工作者对于一些本源的、核心的专题档案管理问题要有足够的认识，并从中找到涉及专题档案管理工作的新方法和新理念。

二、专题档案的来源诠释

档案学的后保管时代倡导的新来源观，强调的是文件的形成过程和全部背景，重点关注专题档案的来源、制作目的、档案之间以及立档部门之间的联系等内容[7]9。在传统的专题档案管理过程中，来源原则主要是用于指导专题档案的收集、整理和分类。其核心是档案的来源或者全宗，要求档案馆将专题档案按其来源或形成部门进行整理和分类，同时在整理和分类时不能将同一来源的档案与其他来源的档案相混淆，要尊重专题档案实体的原始次序[8]7。在后保管时代下的专题档案管理工作中，由于现代科技手段的飞速发展，专题档案的文件形成过程及背景变得复杂多样，仅仅按照传统的档案来源或形成部门进行整理归档，显然已经不能完全满足专题档案管理的工作需要，以及档案利用者和相关研究人员对专题档案的需求。

1.专题档案收集范围扩大化。专题活动的目的性非常明确，专题档案的收集也就具备指向性。只要与专题活动相关且具有保存价值的档案均可纳入专题档案的收集范围。虽然专题档案的利用在一定程度上决定档案的收集范围，但是未来利用档案需求的不确定性使档案工作者难以精准确定收集范围。专题档案的归档范围在后保管时代显然不再需要进行精细化的量化。此外，专家学者对专题档案的利用预期不尽相同，这就要求档案工作者必须扩大专题档案的收集范围。同时，社交媒体的广泛应用也丰富了专题档案的来源，给专题档案的收集整理带来新的挑战。冯惠玲教授曾将社交媒体分为“创作发表型、资源共享型、协同编辑型、社交服务型、C2C商务网站”五种类型[9]4。目前，专题档案经常运用的社交媒体主要是创作发表型，如各大新闻媒体的网站、博客对有关专题活动的宣传报道，个人的微博、微信对专题活动的评价论述等。那么，档案工作者就要从社交媒体的角度进行物理归档，即脱机介质归档和网络信息归档。

2.档案工作者收集档案提前化。档案工作者的职责虽然是管理档案而非制造档案，但是提前介入专题活动，对专题活动进行前端控制和全程管理也是极有必要的。专题档案的形成部门，极少可以完全独立地处理涉及的业务，所有的部门都相互联系。文件管理系统、业务管理系统以及各种各样的文件载体，也都分散在各立档部门。这样一来，档案工作者的全程参与，对专题档案的形成部门、专题档案的档案门类等方面能够掌握得更加全面，也就确保专题档案被有效捕获和控制。档案工作者对专题档案的指导作用也将超越档案馆这一重点领域，贯穿文件从部门生成直至进馆保存的整个运动过程，专题档案的收集整理也会更加专业、更加高效。如“不忘初心、牢记使命”主题教育领导小组、新冠肺炎疫情防控工作领导小组等临时机构在筹备之初应该将档案工作者作为领导小组成员，提前谋划专题活动的档案工作。

三、专题档案的鉴定工作

英国档案理论家希拉里·詹金逊认为，档案工作者在档案鉴定中必然会运用“个人判断”，有碍历史学家或其他研究者对档案的实际或预期利用[10]148。鉴于此，专题档案的宏观鉴定对档案工作者的个人素养、知识水平乃至专业背景都有一定的要求。档案工作者应尽可能规避自己的“前见”[11]14，运用专业知识进行专题档案的价值鉴定。同时，档案工作者对专题档案宏观鉴定的切入点不能仅停留在档案管理层面，还应该结合历史、文学、哲学等学科知识。随着电子文件的产生，传统的档案鉴定方法急需适时调整。后保管时代下提倡的是宏观鉴定，鉴定的重点在于以职能分析为主的内容鉴定和技术鉴定[12]9。

1.专题档案的内容鉴定。美国档案鉴定理论之父谢伦伯格认为，档案材料具有原始价值和从属价值。原始价值体现了专题档案对其形成者的重要作用，从属价值是专题档案对后来研究者的价值[13]150。专题档案在充当其形成者职能、计划、决策过程等方面的证据时，体现了专题档案的原始价值。如，高校评估专题档案为后来的评估工作提供了宝贵的经验以及丰富的原始材料。档案工作者、研究人员对专题档案进行二次加工，编研开发的过程体现了专题档案的从属价值，如疫情防控档案中科研档案的汇编成果。专题档案的技术鉴定也是随着电子文件的出现而产生的。

2.专题档案的技术鉴定。专题档案的技术鉴定是全面检查其电子文件各方面的技术状态，包括认定文件信息的真实性、可靠性、可读性和检测文件的载体性能，技术鉴定包括专题档案电子文件的硬件和软件两个方面。硬件方面的鉴定主要是对载体、网络连接等状态进行检测。软件方面的鉴定包括可读性鉴定、可靠性鉴定、完整性鉴定和病毒鉴定等[14]10。档案工作者在电子文件产生之前，就应该要求其形成部门保证电子文件的真实性、完整性和有效性，并对电子文件进行加密处理，确保电子文件不会被篡改，尤其是专题活动中产生的文件材料、数据表格、科研成果等电子档案。

四、专题档案的知识服务

专题档案的知识服务是以搜索、组织、分析、重组档案信息资源的知识及能力为基础，根据档案利用者的主观需求和客观条件，能够提供有效支持专题档案知识应用和知识创新的服务。知识服务是以档案利用者为目标驱动的服务,它关注的焦点和最后的评价不是“档案工作者是否提供了档案利用者需要的档案信息”,而是“档案利用者是否通过档案工作者的服务解决了自己的实际问题”[15]34。现代技术和管理手段实现了专题档案从简单到复杂、从数字化到数据化的过程。这一过程为专题档案的知识服务提供技术支持，使得在对专题档案信息资源进行搜集、分析、重组的过程中以及专题数据关联管理、专题档案智能编研等问题都能够借助科技手段，而不仅仅是依赖人工查阅与评估。

在某种意义上，所有档案文献的最终目标都是长时间地传播和保存信息[16]85，专题档案的最终目标亦是如此，那么专题档案的知识服务也就变得尤为重要。档案工作者在提供知识服务时应实现由消极的档案保管员变为积极的知识提供者，对专题档案形成者的职能以及利用者的需求进行有效分析，以便能将利用需求与档案材料自身联系起来。在一定程度上，档案工作者应该更加关注专题档案的背景，把握专题档案之间的联系，尤其是文书档案、声像档案以及社交媒体产生的档案材料之间的关系。掌握其中的联系，便能把握专题档案的整体内容、基本框架，才能提供更为有效的知识服务，缩短利用者的等待时间。

档案工作者要秉持“让社会认可档案，让档案充分反映社会活动”的理念，通过自己的服务来解决利用者的实际问题。建立专题档案数据库，超越保管空间，让研究人员享有更广泛的研究资源。档案工作者与研究人员在专题档案开发编研的过程中，应该让专题档案走向连续，而不是走向终点。编研成果亦可以转换为档案材料对公众开放，为社会人士提供知识服务。