社会记忆视域下高校档案人员角色定位与职责要求

王 玮

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录[1]1。档案作为重要的记忆载体，它直接产生于社会实践活动中，具有不可替代的历史再现性，是社会记忆的第一手资料，是联系过去、现在和未来的纽带。档案通过物态载体保存社会史实、留存社会记忆，以不同形式将人类历史活动过程和思想记录下来，是一种“凝固的历史”[2]，使人类文明不断延续传承，是构建社会记忆的重要素材。

哈布瓦赫认为，社会记忆研究在很大程度上也可被称之为“集体记忆研究”，社会记忆是集体性的[3]217。而集体记忆是由众多个体记忆通过某种复杂的联系组合而成的，个体记忆能够对集体记忆进行补充和修正，两者呈现出一种“重建”和“互构”的状态。口述档案是对个体记忆的输出和整理，是联系个体记忆和社会记忆的桥梁，是社会记忆构建的基础。口述档案通过引导口述者从个人记忆中提取某个主题的相关信息，经过整理以录音、录像等方式保存，实现隐性知识向显性记忆过渡的过程，用生动的形式来感知和补充社会记忆。口述档案扩宽了保存历史、回忆过去的途径，捕捉了很多鲜活的个体记忆，使得社会记忆层次更立体、角度更多元，也能有效激发群体认同感和归属感。

随着国家记忆和城市（乡村）记忆工程的深入开展，大批高等院校也纷纷采用口述档案保存属于自身的独特的高校记忆。口述档案弥补或充实了校史记录中的缺失和不足，多层次、多角度地反映学校的文化底蕴和精神内涵，展现高校师生群体独特的治学态度、育人理念和求学精神，提升师生荣校意识，凝聚校友饮水思源，进一步传播弘扬大学文化。构建社会记忆的大背景下，高校口述档案工作发展如火如荼，面对新局面档案人员如何与时俱进，突破传统档案工作“末位”管理理念，转变“封尘故纸堆”的工作形象，树立“先行”意识，肩负起“保存社会史实，留存社会记忆”行业职责，是每一位高校档案工作者当下必须认真思考的问题。

一、高校口述档案工作的独特性

高校口述档案工作存在自身的独特性，主要体现在收集内容范围、受访人群素质、工作团队组建、价值功能发挥四个方面。

1.高校口述档案内容范围。高校口述档案工作收集的内容范围主要集中在校史、专业史、人物史、专题史这四类。校史主要以学校的历史沿革为题材，选取学校发展过程中的某一特定历史时期为主线，通过口述档案方式来填补完善传统文献记载中的空白缺失，使得校史内容更加丰富生动。专业史即以某些专业学科的成立发展、师资建设、教学改革、科研成果等为主题，通过采访各学科专业教授、专家，来探寻学科的源流变迁，梳理专业发展脉络，汇总名师治学经验。人物史以学校创建发展过程中作出重要贡献的领导干部、教授专家、知名校友作为口述访谈对象，通过老干部、老教授、老校友精彩的人生故事与奋斗历程来解读学校的历史发展，感受学校的文化精神。专题史是根据学校自身发展特色选取主题视角，如反映学校教风学风传承专题、校园基础设施建设专题、学生团体发展专题等，以深入集中地反映学校某一方面的发展情况，凝练学校特色，凸显校园文化。

2.高校口述档案受访人群。高校口述档案受访人群大多是本校老领导、老教授、老校友，他们在各自的研究领域都颇有成就，学术生涯与政治生命相辅相成。与田野调查的受访者相比，这些高知群体的学识素养与人生阅历更为丰富，语言表达能力也相对较好，可提供的口述内容更具学术性和专业性，为收集高质量的口述档案素材提供了坚实基础。但同时也伴随有受访者年龄结构偏高而造成的听力下降、发音不清晰、记忆力衰退等问题，其身体状况也直接影响口述访谈的时长。

3.高校口述档案工作团队。高校口述档案工作团队多是档案馆联合校内其他部门共同组建而成的，其成员主体是档案人员，也有宣传部、校友办、离退休处等部门人员，由于访谈常常涉及某些学科和专业领域知识，也会根据需要有各院系教师参与。相较其他口述工作群体来说，高校口述档案工作团队整体学历水平高、专业背景广，其中档案人员多为历史、文学、语言等文科专业出身，又具备档案学、情报学、信息技术等专业素养，加之院系教师参与，团队兼具学术性和专业性，有益于深入进行学科史、专业史的内容挖掘整理。

4.高校口述档案价值功能。高校口述档案在价值功能发挥上也呈现出浓厚的大学文化特色。口述档案浓缩了学校发展历程和成长变迁，以其生动的形式、丰富的内容和浓厚的人文气息助推着高校校史研究，诠释着学校的办学理念与价值追求。口述档案通过探寻和重构高校集体记忆，展现独特的教风学风校风，积聚了学校的历史文化精髓，弘扬了大学精神和校园文化，提升师生校友的归属感和凝聚力，也扩大了校园文化辐射面和影响力。

二、社会记忆视域下高校档案人员的角色定位

社会记忆视域下高校档案人员应诠释好“口述参与者”“记忆守护者”“资源整合者”“服务创新者”角色定位。

1.口述参与者。在以往传统的档案管理阶段，档案人员在文件形成阶段和流转阶段全部完成后才开始进行归档后的档案实体管理。这种情形下档案人员只是保管员，被动接收归档文件，档案部门与文件形成部门联系不紧密，文件与档案管理阶段也是相对分离的。社会记忆视域下，高校档案人员不再只是保管员，而是可以参与到口述档案的形成过程中，提前介入到文件形成和运转阶段。档案人员在参与口述访谈的同时，也成为口述文件的形成者之一，与口述者一同完成口述文件的形成过程。档案人员提前介入到文件形成阶段进行前端控制，既发挥了档案人员的能动性，从过去对档案实体的被动接收、保管等前置阶段延伸到对档案文件形成过程的关注，有助于从源头把控口述文件的真实性、准确性、完整性，有利于保持口述文件运转间的有机联系，也使得口述文件从产生到归档形成一个完整的系统，确保口述档案归档时的“三性”质量要求，为实现口述档案全过程管理奠定基础。

2.记忆守护者。人类文明通过社会记忆来传承和延续，保护好人类历史发展的记忆和文化，是档案人员的光荣使命和责任所在[4]60。口述档案承载着丰富、真实的个体记忆，是社会记忆的生动缩影，也是传承社会记忆的重要工具。保存记忆是档案人员的基本职责，也是发挥档案价值的首要前提。保存记忆看似容易，落实到具体的档案保管工作上来就没那么简单了。就口述档案而言，包括文字、录音、录像、照片、实物等多种形态，不同载体形态的文件具体整理方法与保管方式也各有差异。口述档案整理要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。档案人员在整理、保管口述档案时，要遵循活动时序与客观事实，排除档案人员的个人倾向、误解、臆测，切忌用主观价值取向决定原始口述文件的取舍。维护档案的原始记录性，这也是档案区别于其他事物的本质特征和内在要求。保留个体记忆的原始性，也是对社会记忆真实性、多样性的坚守，是档案人员始终不忘的初心和肩负的使命。

3.资源整合者。在过去漫长的档案手工管理时代，档案人员主要对档案实体进行整理和保管，因而又被称为“档案保管员”。在以知识和信息为主要特征的时代背景下，档案工作应逐步由单一的实体管理转向综合的信息管理。加拿大档案学者特里·库克指出：“在后保管时代，我们必须停止扮演实体保管员的角色，而成为概念、知识的提供者。”[5]1档案人员的职能重心要从实体管理向信息管理、物理控制向智能控制转变，要加强档案信息资源的整合与优化，通过对档案信息的合理化组织、深层次开发使档案资源建立有机联系，让“死档案”变成“活资源”，成为学校决策发展的高效信息库。高校档案人员应将口述档案与特色资源建设、校史编纂、名人志和专题史研究等结合，从学校各领域工作需求中寻找发展契机，使口述档案与校园文化建设、“三全育人”教育、招生宣传推广等有机融合，扩大档案工作的渗透力和影响力。

4.服务创新者。知识经济时代最重要的生产要素是知识，这就要求档案工作重心要转向信息管理、知识管理，能够提供高质量的信息与知识服务[6]103。社会记忆视域下高校档案人员要担当起档案服务创新者的角色，推动档案信息服务从以往机械化、阶段性的滞后服务转变为智能化、全过程的超前服务。高校档案人员要由被动服务向主动参与转变，要围绕学校中心工作，积极挖掘和捕获档案利用潜在需求，带动档案工作融入、渗透到学校管理各个领域中，加强与其他部门的沟通交流，互通有无。口述档案具有生动的表现形式、鲜活的人物内容、直观的感染力，为档案人员创新服务手段和方式提供最佳的资源素材。通过深层次、多角度的组织加工，建立口述档案与其他档案资源的有机联系，搭建高校档案资源网，将不同载体、不同形式的档案按照不同内容主题联结，再运用现代化的技术手段提供多种呈现方式，为学校各项工作提供多样的档案信息服务。

三、社会记忆视域下高校档案人员的职责要求

社会记忆背景下，高校档案人员为更好诠释全新的角色定位，应不断加强自身意识思维、知识结构和专业技能方面的提升和完善。

1.意识思维要求。在意识层面上，高校档案人员要具备良好的法制意识、信息意识、创新意识。高校档案工作健康长远发展的基本前提，就是要遵循国家档案工作法律法规。档案人员要知法、懂法、守法、用法，能够清晰知晓高校档案工作相关法律法规，能够理解档案法律法规的内容和原理，能够严格依照法律法规履行档案工作的职责义务，能够运用法律法规抵制破坏档案工作秩序的行为。高校档案人员要有良好的法制素养，才能依法治档，规范档案管理。

信息化时代，档案人员具备较高的信息意识水平尤为重要。信息意识是一种在信息时代自我更新的意识，具有较高信息意识水平的人将能自觉地适应在庞杂的信息源中发现新情况，学习新知识，不断地调整自身的知识结构。信息是否能被利用，取决于人们对信息的态度，也就是取决于一个人的信息意识，而不仅仅是信息本身所拥有的价值。随着口述档案工作在高校的推进和国家记忆工程的深入发展，高校档案人员应增强对档案这种信息资源其信息性的认识程度，提高自身信息辨别水平和处理能力，提升档案信息资源开发利用意识。

高校档案人员要树立创新意识思维，转变传统“末位”观念，树立“先行”意识，让档案工作“活”起来。长期以来档案工作都被定位为末位工作，工作方式较为被动。社会记忆视域下，高校档案人员应当扭转固化思维，用档案工作为其他工作起头、开路、领跑，不断开辟档案工作新领域[7]37。对于层出不穷的档案新载体、新类型、新传播方式以及新形成者和利用者，要用发展思维看待，与时俱进，不断探索新的档案理论和工作机制，创新档案管理方法和利用方式，才能不断增强档案工作发展活力。

2.知识结构要求。高校档案人员应改善知识结构，掌握复合型知识。系统掌握档案学专业知识，是每一位档案人员上岗的基本要求。就高校档案工作而言，档案人员应熟知档案基础业务理论“六学”，即文书学、档案管理学、科技档案管理学、档案保护技术学、档案文献编研学和档案法规学[8]26。同时，也要不断学习更新档案学新思想、新理论和新方法，以更好地应对工作中出现的新问题。此外，高校档案人员也要兼备历史学、管理学、社会学、心理学、新闻学和信息科学等相关学科知识。多学科交叉融合已成为学科体系的发展趋势，经济社会发展需要跨学科领域的人才。高校档案人员不能只顾埋头深耕档案学，也要涉猎多学科知识，才能更好地将档案工作融入、渗透到学校其他业务中，扩大档案工作影响力和辐射面。

社会记忆视域下高校档案人员全程参与口述档案工作，这是一项涉及档案、历史、社会学等诸多学科的系统工程，从前期准备和调研，到口述访谈实施以及后续口述文件整理、口述档案开发等，都需要档案人员具备历史学、新闻学、心理学等多学科的专业知识素养才能胜任。

3.专业技能要求。高校档案人员除了要具备复合型知识外，还要有熟练的专业技术实践能力。高校档案工作是一项专业性很强的业务工作，其各环节都有一整套的流程和方法。高校档案门类繁多，有文书、教学、科研、基建、财务、设备、出版、声像等，载体各异，有纸质、照片、实物、电子文件等，且高校内立卷部门众多、归档材料分散，增加了档案工作的复杂性。

当下各高校纷纷围绕口述档案推进特色档案资源建设，口述档案因其形成时间滞后性（口述档案形成时间滞后于实践活动发生时间）、载体形式特殊性（口述档案有文字、录音、录像、照片、实物等多种形态）、产生主体间接相关性（口述档案形成者为实践活动的亲历者或亲闻者），相较于其他类型档案来说，在收集、整理、鉴定、保管以及开发利用上都对高校档案人员提出了更高的专业技能要求。口述档案形成阶段，档案人员从源头上把握口述文件的形成和流转，明确口述档案归档范围和质量要求；口述档案建档阶段，规范口述档案整理，开展口述档案数字化，加强口述档案科学保管，尤其是针对不同载体形态的文件材料采取不同的整理方法和保管方式；口述档案成档后要注重资源的整合开发，实现口述档案的文化增值。面对纷繁复杂的高校档案情况，档案人员没有过硬的技术实践能力是无法从中理出头绪的，实行档案的科学化、标准化和规范化管理更是无从谈起。