基于办公自动化系统平台的采购业务管理实践

2021-12-27赵霆霏

科学与信息化 2021年18期

赵霆霏

北京同创信通科技有限公司北京 100000

引言

办公自动化系统信息通信技术、系统科学、行为科学、管理科学等这导致了传统办公自动化的改进，改善了工作条件，缩短了工作时间、企业距离和周期，提高了协作能力，为企业的科学管理和决策提供有力的支持。随着经济和信息技术的飞速发展，传统企业通过信息技术实现现代化的理念得到了广泛的认同。作为公司治理，如何利用好信息技术，建立办公自动化系统，是提高思想、先进技术、良好做法和管理的重要手段。因此，我们应该将企业的需求与信息技术有效地结合起来，建立办公自动化系统，以满足社会发展日新月异的需求，提高企业的基本竞争力，而要满足这些需求，企业管理的文化和特色是必不可少的[1]。

1 常见问题分析

为了创建一个有效的办公自动化系统，我们需要充分了解企业管理，有效利用信息技术。它不仅响应了公司自身的需求，而且依靠现代信息网络等技术将它们有效地结合起来，取得成果。尽管如此，在这方面仍有一些进展，有待完善。

1.1 缺乏全面的建设性研究

所有的应用都是独立的，没有系统规划和资源整合的信息隔离现象严重。例如OA、ERP、SAP HR、CIMS、财务管理、开放式企业信息系统等模块。

1.2 缺乏整合企业的研究

目前，在设计信息系统时，往往出现用人不用建设者的情况，软件开发工程师往往来自国外，提出需求的人往往是公司各职能部门的人员，而这些部门的员工往往是公司的技术人员。用户和评估者是经理和员工，年轻的软件工程师没有管理经验，所以他们不知道什么是管理和本质。它们只能是现有模板之后的新模板。在商业领域，由于劳动力和信息技术的限制，政府不能再浪费时间和精力。为了亲自与顾问谈判，最初的询问通常由较低级别的经理进行。因此，在组合与分离的情况下，系统设计是一对矛盾[2]。

1.3 缺乏实践研究

一般来说，信息系统是一种普遍的现象，难以工作。原因是界面太专业了。我们经常从专业的角度来看待问题，而不是方便地为用户使用和管理它。在实践中，行政效率一直受到质疑。如果是“无能不能干预”，就要改进。同时大量的外文翻译词导致了系统活动中词汇的混乱和严格的规则。有些经理经常抱怨，这个体系不是我所代表的。因此，该系统不能满足实际业务流程的要求，经常出现各种各样的情况。

1.4 现有软件系统容量不足

现有的软件系统主要有两个特点：要么数据分析和处理能力都很强。在单一的管理软件系统中，单一的管理软件可以集成到单一的管理软件中。利用较低的数据处理能力，实现办公自动化，便于服务管理和决策分析，因此是建立办公自动化系统的重要趋势。

1.5 系统更新与集成之间的差距

随着信息技术的飞速发展，一个系统化的公司不可能一步一步地做出决策，必须不断地整合、丰富和完善，如何在系统的设计、管理、使用和维护之间建立起有效的互动关系，确保内外部资源的有效结合，确保人与人之间的有效互动，确保系统的安全平稳运行[3]。

2 系统建设的管理实践

办公自动化是一项系统工程，其效率是由所有参与建设过程的人员来实现的，由于其占地面积大，是对传统政府的一次革命。因此，这一制度要取得成功，必须考虑以下因素：制定切实可行的建设方案，必须充分准备，明确建设内容和目标，组织深入需求调研，明确需求，从业务流程和信息流程标准化入手，进入业务逻辑的要求分为信息逻辑、操作时间和公司操作周期。企业应选择与熟悉企业业务流程的开发人员合作。企业本身必须具备企业的核心竞争力；了解管理、业务流程，注重工作，在开发过程中，双方应及时沟通、讨论。将业务流程转化为计算机语言，确保行业功能模块满足工作流程的要求；对软件进行改进和优化，使其易于操作和使用；开发和应用培训教材；对员工进行不同层次的系统应用培训，及时发现和解决问题；在正式投入使用前，需要进行相应的基础培训，如历史数据的迁移、有效的个人邮件及相关历史数据连接、客户端用户界面配置和用户授权等，进入系统后，要从模拟测试环境中进入正式的上限，不仅要保证各级工作人员的及时出勤，还要及时与开发人员沟通。根据系统的各个阶段，采用现场支持、电话支持等技术服务，以保证系统顺利投入运行后的正常稳定运行[4]。