企业电子文件收集管理工作探析

罗琪芬

昆明船舶设备研究试验中心 云南 昆明 650216

随着计算机信息技术、网络技术的快速发展，电子业务越来越成熟、越来越普遍，网络化、信息化程度不断提升，深刻影响和改变了人们的工作和生活，社会不可逆转地进入到大数据时代。与此同时，数字信息的出现也改变了档案记录和读取的方式，产生了的形式多样、数量巨大的电子文件，成为新时代档案管理的主要对象。电子文件也成为维系企业生存发展的重要信息资源和知识资产，一旦流失，将造成无法挽回损失。因此，电子文件的收集管理工作对于档案工作者来说显得尤为重要。

目前，我国对电子文件收集管理的理论研究取得了较大的成果，研究方向由概论性、总体性研究转向技术性、应用性研究，并出台了一系列具有可操作性、指导性的文件和标准规范，企业也逐渐开始重视对电子文件管理研究，但由于起步较晚，认识有限，研究仅仅停留在初级阶段，致使对电子文件的收集管理存在着各种各样的管理模式，缺乏统一的规划、设计，管理方法、管理手段也相对落后。因此，企业对电子文件的收集管理无论从理论上还是技术上都比较滞后，电子文件的收集管理质量很难得以保证，收集工作难以开展。与此同时，档案资源体系建设工作的需求和档案资源信息化、网络化的趋势对电子文件收集管理又提出了更高的要求，如何做好电子文件收集管理，成为新形势下企业档案工作面临的一道难题，这难题值得我们深入分析和思考，旨在加快推进档案信息化的进程。

1 企业电子文件收集管理现状

早在2013 年，在全国数字档案馆（室）建设推进会上，国家档案局已经提出实施档案“存量数字化、增量电子化”战略，吹响了加快数字档案资源建设的号角[1]。企业领导及档案工作人员也已认识到了收集电子文件建设档案信息资源的重要性，也做出了一定的响应，采取措施推进各门类电子文件资料的收集管理工作，但由于受企业领导的重视程度、档案人员对电子文件认识以及企业发展的现状条件限制，对电子文件的收集工作仍未引起足够的重视，得到相应的加强，存在诸多的问题和困难。

“存量数字化、增量电子化”即存量部分就是将企业馆藏的纸质档案进行数字化，增量部分就是将企业办公自动化系统或业务系统中新形成的电子文件。由于种种原因，目前我国企业档案管理工作大多仍然延续实体档案收集保管这种旧有的管理模式，以纸质档案利用为主，导致企业许多新形成的电子文件分散保存在光盘、个人计算机中，没有得到及时收集管理，有价值的信息处于严重流失的状态。有的企业，档案部门已经开始着手收集部分word版电子公文，但并未与纸质文件一并归档，更没有收集相关的元数据， 致使无法确认与审签后归档的纸质档案是否完全一致，只能作为知识复用以及重复生产使用，作为资料保存。也有的企业，虽然建立了档案管理系统，但功能不健全，信息系统不能进行分级保护，档案管理系统与公办自动管理系统相对独立，不能平滑对接，导致电子文件难以保证四性（真实性、完整性、可靠性、可用性）要求。总之，目前企业电子文件的收集管理工作进展缓慢，质量难以保证。

2 企业电子文件收集管理存在的问题和原因

2.1 思想意识重视不够，资源配置不合理

有的企业领导不重视档案工作，档案人员收集管理电子文件意识不强，资源配置不合理。这主要是由于我国企业对电子文件管理工作起步较晚，企业领导和档案人员对电子文件接触时间不长，了解有限，没有认识到此项工作的重要性，且长期受纸质档案传统载体管理模式的影响，思维习惯固化，再加上电子文件收集过程较纸质更为复杂、烦琐，真实性、完整性、可靠性和可用性要求难以保证，法律凭证作用仍无法取代纸质文件地位，安全性也不及纸质档案，造成忽略对电子文件的收集，缺乏有效管理。更有企业单位部门机构设置不合理，职能不清，承担着过多的职责，导致主管领导精力分散，档案人员时间已碎片化，无暇顾及主业，更谈不上对电子文件的收集管理工作深入研究。在这种情况下，企业基础设施建设自然得不到相应的加强，与时俱进的发展，主要突出表现为：档案管理系统与各业务系统互不兼容，需要存档的电子文件只能通过下载后以物理存储的方式保存在电脑中，再刻录成光盘存档，电子文件达不到即时归档要求；办公自动管理系统缺失密级保护工作功能，只适用于非密级文件管理，达不到文档一体化功能；计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有统一的硬件环境，软件环境更不用说，大多根据个人使用习惯有多种版本存在，不同版本软件下产生的电子文件有一定的差异。这些都是导致电子文件收集管理困难的原因之一。

2.2 相关制度办法、标准规范不统一、不完善以及执行不严

目前，我国出台了一系列有关电子文件的制度办法、标准规范，要求认真学习贯彻落实，但实际的执行情况不尽如人意，落实不及时、执行不严的情况仍然存在，没有真正起到监督、指导、规范的作用。再有，标准规范并非一成不变，一劳永逸的，它需要根据实际需要进行不断修订、完善，但实际工作中，存在还在执行早已不适应的标准规范。这主要是由于大多企业档案信息发展落后于国家信息化的发展，一般都是自身发展到一定程度时才制订相应的标准规范，工作滞后或直接没有制订，甚至无视这标准规范。因此，就出现了有的企业档案信息化建设过程中往往只重视发展先进通信设备，购置高档计算机系统，而忽视档案标准规范化建设，档案信息资源即电子文件无法在业务系统中实现系统挂接、信息联网，虽然投入巨额资金建成档案系统平台，却没有达到电子文件一键收集的目的。有的有电子文件收集工作制度，但对电子文件的收集工作不够严谨，存在着或收集或不收集电子文件，收集范围、方式、质量如何，都没有按照专门制度进行监督，导致电子文件收集工作随意性强、主观性强，进展缓慢。

2.3 档案专业人员业务素质不高，支撑不够

档案的一切工作都是靠“人”来实现的，人才队伍建设是档案工作的关键。但实际上从事档案管理的岗位人员大多并非档案专业出身，没有真正经过档案系统教育和专业培训，业务素质不高，特别是网络技术应用、信息技术处理能力差，而档案人员的业务素质直接影响档案收集管理工作的质量。这主要是由于档案工作不能给单位带来直接的经济效益，有的领导认为这是一项无关紧要的工作，对管理人员队伍建设没有得到足够重视，多数档案人员都因工作需要从事了档案管理工作，没有受系统的业务知识培训，缺乏对档案工作重要性的认识，尤其缺乏对新工具的熟练操作，很难适应新形势下自动化、数字化、网络化对档案工作所提出的要求，致使部分电子文件处于无序状态，极大地影响和制约了档案工作的开展。

3 企业电子文件收集管理的对策和措施

3.1 提高思想认识，加强基础设施建设，完善收集电子文件功能

电子文件是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，收集电子文件不仅是电子档案管理和利用的前提和条件，也档案工作的起点。首先，人们应该对当前电子文件的相关工作有一个正确认识，转变观念，加强领导，监督指导，确实做好电子文件收集管理工作。其次，企业应当统筹规划单位发展，做好顶层设计，科学设置机构，合理分工，提升主管领导和档案工作人员都能对此工作有足够的重视和有效开展。最后，企业领导应当高度重视，从单位层面统一规划，科学设计，企业下设部门、单位之间加强部门联合、协调沟通，从基础设施的建设入手，统一计算机及其他有关设备型号，从建设设计初期入手，充分考虑收集电子文件的需求，统一各类工作使用的应用软件，统一版本，统一文件模版，完善档案管理系统功能。如建设办公自动管理系统时，要有文档一体化思维，从电子文件收集管理的需求考虑，设计与档案管理系统相兼容的办公自动管理，使办公自动管理系统与档案管理系统能够平滑对接，实现无缝链接，达到办公自动管理系统可以一键单击进入档案管理系统，把电子文件全文存入档案管理系统，真正达到电子文件即时收集的目的。

3.2 健全和完善电子文件收集管理制度、标准规范，依规执行

“没有规矩，不成方圆”，严格的管理制度、标准规范是确保电子文件收集齐全、完整的重要保障。作为档案人员应当认真学习国家出台的各类标准规范，深入研究，并结合企业实际，建立一套适应本企业，并具有可操作性、可指导性的标准规范体系，监督、指导、规范电子文件收集管理，保证电子文件的收集齐全、完整，质量得以保证。对不适应的标准规范应当进行修订、完善。同时，企业应当加大宣传力度及宣传范围，深入到企业各部门、单位，延伸到每个电子文件的生成者、领导者、管理者以及利用者，保证标准规范自上而下的贯彻执行。

3.3 加强部门联合，加大企业档案专业人员培训，保证人才支撑

基于电子文件的生成环境和特点，注定档案专业人员不仅要掌握传统档案管理技术、技能，还要掌握具备现代化、数字化、网络化管理的基本技能。但现实是企业一般人才补充更倾向于技术、科研岗位，缺乏档案专业，在现有条件下，很难直接引进档案管理高素质复合型人才，所以我认为可以一方面转变思路，主动与信息化管理部门合作，得到该部门的技术支持，将涉及计算机信息技术方面的工作交由信息化管理部门负责，来解决档案部门信息技术人才匮乏的问题。另一方面以经费支持作保障，加强档案人员培训，包括接受继续教育、讲座、交流、研讨会等形式，也可以参加地方上相关内容的培训，还可以今年疫情期间盛行的网络培训形式，一能改善档案人员的知识结构，扩大知识面，增强知识储备，提升专业素养，满足新形势下电子文件收集管理人才的实际需求。二能满足档案人员评职称的实际需求，从而提高档案人员工作的积极性、主动性和创造性，为做好档案工作提供人才保障[2]。

4 结束语

档案工作信息化是大势所趋，势在必行。电子文件收集管理是档案信息化工作的基础和前提条件，直接影响着档案信息化工作质量和效果。因此，为促进电子文件收集管理水平的提升，实现档案管理工作的现代化，就需采取有效的策略，与时俱进，加强基础设施建设，合理配置资源，建立健全相关规章制度，加大档案工作人员的培养力度，推进档案工作信息化建设的进程。