国有煤炭企业办公室工作存在的主要问题及措施建议

摘要：在我国各行各业如火如荼发展的当下，国有煤炭企业步入了全新的发展纪元。但同时，办公室工作也迎了更大的冲击和挑战。在此情形之下，相关人员必须总揽全局，了解国有煤炭企业的特殊属性。掌握办公室工作的要求和目标，从实际问题出发，规范办公室工作流程，有效创新办公室工作方法。还必须要掌握国有煤炭企业的整体发展方向，完善工作架构，加强优秀人员培养，以提升其办公室工作效率和效能。

关键词：国有煤炭企业;办公室工作;主要问题;措施建议

办公室工作在国有煤炭企业当中占据了重要的地位。基于此，相关人员必须要掌握办公室的工作职能和工作内容，了解各项工作开展流程和方法，利用先进手段的快速收集各项工作信息，对其进行核实后，以此为依据进行后续办公室工作的设计和规划。还必须要了解市场变化和企业发展情况，坚定立场，紧跟潮流，积极地引进先进的信息技术，构建全新的数字化办公系统，以提升办公室工作的高效化和现代化水平。还需要立足于现状，汲取国内成功案例的优秀经验，构建适合企业发展和社会发展的全新办公室工作体系。

一、当下国有煤炭企业办公室工作存在的问题

（一）人员水平参差不齐

且由于国有煤炭企业的特殊性，其工作环境较为艰苦，人员招聘具有一定难度。部分企业为了完成招聘目标，会降低标准，也没有对相关人员进行严格考核，这就导致了新招聘人员的能力和素养参差不齐。部分办公室的人员不足，在开展办公室工作时会出现兼职的现象。该部分人员对业务和流程并不了解，实际操作过程中很容易出现较多的隐患和问题。部分国有煤炭企业的人员培训机制存在一定滞后性，未能根据实际的岗位设置和人员情况进行更新。往往难以使工作人员的能力得到实质性的提升。

（二）工作方法相对单一

当下，这让部分的国有煤炭企业已经认识到改革与创新的重要性，但受到各方面条件的相关限制，现有的办公室计算机数量难以满足日益增加的工作需求。部分计算机型号较为老旧，即便引进了相关系统，但其和计算机并不适配，后续的运行过程中极容易出现故障和问题。部分人员本身的信息素养较为有限，难以快速地掌握相关的系统和软件的操作方法，实际应用当中容易出错。且部分的办公室工作中先进行技术的应用浮于表面，只是简单地进行相关数据的收集，未能将其彻底地应用到实处。这也会使实际的办公室工作效率大打折扣。

（三）工作制度较为滞后

社会、科技、经济的发展对国有煤炭企业的运行模式和办公室工作方式产生了极大程度的影响，但在具体工作开展过程中，部分企业仍然沿用以往的制度。其制度虽然具有一定的借鉴性和指导性，但其中却缺乏与现代化的办公室工作有关的内容。这也就导致办公室工作一旦出现状况，难以根据制度进行解决。将会使问题逐步的扩散和蔓延，进而造成极为不利的影响。且部分制度的约束性相对较低，未对工作人员的职责进行明确，后续很容易出现相互推诿责任或者工作混乱的现象。这也会极大程度地降低制度的执行性与贯彻性。

二、国有煤炭企业办公室工作开展的有效措施

（一）构建优秀工作队伍

在进行办公室工作人员招聘之前，需对现有的人员构成和岗位设置情况进行全面地了解，确定招聘的岗位和人数，优先录用行政管理和相关专业人员。根据全新招聘机制对其的能力、素养、专业、水平、道德等进行多方考核，择优录用。还需验证新招人员的执政资格，根据国有煤炭企业办公室工作情况，设计专业化的岗前培训。结合国有煤矿企业办公室工作需求，对人员培训进行创新，在其中增加与国有煤炭企业或办公室工作有关的先进理论。有效召开办公室工作的主题讲座，聘请行业专家或优秀工作人员传授知识、分享经验。借助先进的数字模拟技术和虚拟现实技术，对办公室工作过程当中的相关情况进行模拟，引导工作人员进行实训。还应在培训过程中增加组织协调、政治素养、岗位精神、责任意识、党风廉政等内容，深化人员培训。全面提升其工作敏锐度、紧急应对能力、业务能力，以确保国有煤炭企业办公室工作队伍能具备满足各项工作的能力和素养。

（二）引进全新工作方法

在科技发展如火如荼的当下，国有煤炭企业应紧跟时代潮流，科学设置专项资金，根据工作需求进行先进计算机设备的引入，为数字化办公系统的建设打下基础。可结合实际的国有煤炭企业办公室工作需求构建全新的办公系统，以大数据技术为媒介收集与办公室工作有关的各项信息和咨询，根据要求进行整理和归档，将其上传到办公室工作系统的信息数据库中。从安全层面考量，引入数字认证、防火墙技术、网络安全技术，对系统和数据库进行全面的管理。如果工作人员需获取信息，则应通过权限认证和身份认证。也可对系统参数进行设置，定期地在内部平台上传办公室工作相关信息，以供工作人员获取。避免出现信息泄露而给国有煤炭企业造成一系列不必要损失的同时，最大限度地发挥相关信息和数据的价值。也可对自动化办公管理平台的功能进行完善，在其中引入智能AI技术，提升平台的自动化和人性化水平。根据办公室业务特点引进相应的软件，在其中增加了符合国有煤炭企业工作的功能，有效简化工作流程，提升工作效率。也可借助系统对各环节的国有煤炭企业办公室工作进行全面化、动态化、实时化的监督。一旦出现异常，系统可以快速定位，并将其发送给相关人员。以确保其能在第一时间掌握情況，根据办公室工作规章和相关制度进行处理。

（三）完善现有工作制度

国有煤炭企业工作人员必须坚定立场，对与办公室工作有关的各项制度、方针进行全面地了解，以遵纪遵法为前提，推出基于办公室工作的岗位责任制。从顶层设计入手进行各个环节工作内容、责任、义务的划分，将其以任务的形式落实到每一个人员头上，使办公室人员能严格履行自身职责。也应重新省视国有煤炭企业，结合实际情况制定全新的日常治理制度。对办公室工作进行细化，推出相应的会议安排召开制度、公函处理制度、档案治理制度，以及信息工作制度、内部控制制度、督查制度、信访制度、保密制度、系统与软件管理制度等，对各环节各部门的工作进行精细划分。还需要对办公室工作内容进行有效梳理，推出全新的绩效考评制度，将其和工作人员的待遇和福利挂钩。完善国有煤炭企业办公室工作奖惩制度，根据岗位设置和人员情况制定相应的奖励细则，渗透人文关怀、加强评优评先，通过精神奖励和物质奖励并存的方式，激发相关人员的工作热情和主动性。严格执行惩罚条例，对违规违纪的人员进行严肃的处置和处罚。

三、结束语

综上所述，在国有煤炭企业的竞争日益激烈的情况之下，相关人员必须要掌握行业发展方向和科技发展趋势，结合实际存在的问题，不断地进行办公室工作的探索和研究，制定具有可行性、针对性、前瞻性的工作方案。还必须要发挥办公室工作的联系各方、承上启下、沟通内外的作用，加强对办公室工作人员的管理，通过有效的教育与培训，提升其工作实力和业务能力，以更好地解决各项突发状况和问题。也可积极地引进先进的办公室工作系统和软件，借助信息化手段进行全面、深入、透彻的管理和监督，将工作隐患与风险扼杀在萌芽阶段。从长远计，完善现有的办公室工作制度，不断地进行调整和修正，确保各环节工作更有章法。这样才能为办公室工作的高效开展和国有煤炭企业的长远发展奠定良好的基础。

参考文献：

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[2] 任彩丽.煤矿企业办公室工作中精细化管理方法的运用[J]. 魅力中国，2020（33）：497-498.

[3] 李双喜.国有煤炭企业办公室工作存在的主要问题及措施建议[J]. 企业改革与管理，2020（23）：39-40.

作者简介：

尚艳（1979.06—），女，汉族，陕西蒲城人，大学本科学历;现就职于陕西陕煤蒲白矿业煤化运营公司;研究方向：企业党建。