企业采购成本控制与风险管控

付霸生 解亚婷 黄 强

（江西正合生态农业有限公司 江西 高安330000）

企业实际运营过程中， 因物资采购工作产生的费用被称为采购成本，主要包括物流成本、库存维持成本等多个方面，是企业成本管理工作中的重要组成部分， 各企业采购成本占比具备一定相似性，均介于30%～90%区间范围内。 考虑到采购成本管理的重要性， 企业方在实际运营过程中必须推进采购环节趋向科学化与规范化管理，在产品质量这一关键前提下，尽可能地降低采购成本支出，为此，企业方应注意构建科学系统地采购成本管理体系，科学制定采购方案，实现通过降低成本支出，提升经济效益的目的。 采购成本与企业利润呈反比关系， 采购成本降低，企业利润就会随之上升，因此企业方在实际运营过程中应将成本管理相关工作作为企业管理核心关键工作， 通过严格把控采购成本实现增加公司利润目的。

一、采购成本控制的措施

（一）管理措施

1.计划管理

企业方面在实际运营过程中应注意采购计划的重要性，通过综合考虑企业在生产需求及库存量制定原材料采购计划，充分遵循“完整、准确、及时”原则制定相应采购计划。 目前公司全面实行钉钉软件办公，所有的采购都需经过申请通过后采购。采购申请必须标明规格型号、 数量、 特别的材料配图片等形式提供，确保采购的精准性。

2.采购管理

了解产品成本结构的基本要素， 以产品质量与企业收益作为中心环节，在实际开展采购业务时充分遵循四比、三公开、两必须、一到底原则，对供应商进行全方位对比，切实保障供应商满足企业实际生产所需物料的供应要求， 同时企业方无须付出额外采购成本。 非标产品及原厂配件跟合作厂商签订配件只算成本费用等协议。

3.应急采购

建立应急采购触发机制， 确保生产急需材料供应充足。 为此， 企业方面在实际运营过程中应注意充分遵循规范、 效率原则，采取定点采购、协议供货等方式建立快速采购体系，尽可能地压缩采购业务流程，切实提升物料采购效率，满足企业应急需求。此外，企业方在压缩业务流程的同时应注意建立健全的应急采购内控机制，加强对相关信息数据的管理力度，在加强采购机制灵活的同时，加强对物料质量的管控力度。

4.价格审查管理

（1）书面规定采购相关人员的职责和权限

采购人员在实际工作过程中应加强对物料市场价格变动的关注度， 建立完善的物料采购档案， 并在文件中标明最低市场价；采购人员应按照相关流程规范对新物料采购价格进行说明；采购部门负责人在实际工作过程中应注意加强对物料采购各环节进行严密审核， 上级部门负责人应在以此审核的基础上进行复核，切实提升管理力度。通过实现对采购工作相关人员权限进行界定可以有效推动企业采购效率不断提升。

（2）书面规定审查流程

询价，每种物料原则上要有3 家及以上供应商参与报价，生产辅料至少2 家以上供应商参与报价， 定做的物料和独家供应的物料要提供至少5 次以上采购价格记录表， 审批时须把相关供应商报价资料附上一同呈报审批；比价，对各供应商的报价，采购员须对其各项物料成本充分沟通和分析。 并将沟通的相关信息记录， 做最终价格资料的确认， 在审批时这些资料附上呈报；议价，对较符合的供应商进行价格谈判，小订单采购由采购员直接谈判即可， 大宗物料的价格谈判时应由采购经理陪同采购员与供应商谈判，采购经理对价格进行审核后，采购总监进行复核和批准，大金额订单由总经理审批。

5.合同管理

企业方在实际运营过程中应注意建立完善的合同管理体系，切实加强对签订、审批流程的管理力度，尤其是针对大额合同，应组织专业律师完善确认后再签订。企业在合同执行期间应注意加强对规定事项进行实时跟踪与管理， 切实加强对合同变更情况的控制力度。同时企业方还应注意总结合同执行效果，为后续采购决策提供信息依据。

6.货物验收制度

物料采购完成后必须经过严格的质量检验后才可进入生产场地。企业方在建立物资验收体系过程中应充分落实责任制度，将责任细化至每个工作人员身上，确保员工端正工作态度，在采购过程中严格把控物料质量， 杜绝因物料质量问题导致的产品质量问题发生。 建立采购反馈群搭配回访制度， 收到货及时反馈，质量、外观、规格型号、数量等是否符合要求，好及时跟踪厂家反馈问题，及时处理出现的问题。合格产品把所有铭牌和说明书等资料收集好，以备维修保养查看。

（二）采购组织建设

1.采购需求的联动机制

企业方面在实际运营过程中应注意加强各部门之间的协作力度，建立完善的采购需求联动机制。涉及采购成本管理的部门主要包括生产、财务、库管、采购等，通过建立完善的联动机制可以有效提升采购成本管理工作质量。 生产部门编制的生产计划是物料采购计划制定的重要依据， 因此采购部门在实际工作过程中应注意加强对各生产要素的权衡力度， 在综合考虑生产相关各个环节的基础上提出需求，为采购计划制定提供有利条件。仓管部门在实际工作过程中应注意平衡仓储成本与库存之间的关系，确保物料储量满足企业实际生产需求，也可以推动采购计划制定趋向科学化发展。 财务部门应依据现金流情况对企业健康程度进行科学分析，并依此决定采购环节资金预算。采购部门在实际工作过程中应注意综合考量企业生产、 库存水平及资金流情况制定科学系统的采购方案，最大程度地降低采购成本，提升企业经济收益。

2.采购部门内部运行机制建立

采购部门内部在实际发展过程中应注意科学分工， 确保采购部门内部在实际运作过程中可以形成联系紧密又相互制约的关系。严格落实岗位责任制度，明确部门内部职责分化，将采购、验收、结算等不同环节划归不同部门负责，建立涵盖决策、管理、现场管理等层级明确的管理体系， 切实加强采购部门内部联系性与协调能力。建立以采购人员、部门负责人及高层领导组成的集体讨论决策制，切实推动企业采购计划决策公开化、透明化，杜绝负责人以权谋私等情况发生。

3.采购监督、评价与服务制度

企业方在实际运营过程中应注意建立完善的监督评价体系，该体系中应整合财务、法律审计等多个部门共同组成监察小组，对采购工作整个流程进行监督评价，具体工作内容包括监察采购相关制度落实情况、采购过程中是否存在违法违规行为等，同时对采购部门工作进行评价， 推动企业采购管理工作质量不断提升，为推动企业平稳快速发展提供有利条件。

（三）采购方式选择

企业获取生产所需物料、服务等的途径与方式被统称为采购方式，该方式直接决定企业采购成本管理战略能否顺利实现。 传统定点采购、委托采购等方式已经无法满足新时代背景下，企业物料采购环节实际需求，因此，现代化采购方式应运而生。通过利用信息技术与互联网技术优势，现代采购方式有效打破了时间与空间的制约，在提升物料采购效率的同时实现降低成本目的。

1.定量订货法采购

企业在实际运营过程中根据库存情况制定采购计划， 明确库存补充点与订单批量。当库存下降至补充点时发出订货需求，订单量按照预先制定的批量决定。

2.定期订货法采购

企业方根据自身生产实际制定科学的订货周期与最高库存标准，随后采购部门按照订货周期进行采购工作，订单批量主要依据实际库存量与最高库存量差额决定。

3.物料需求计划采购

本方法主要利用MRP 软件， 依据企业主产业生产计划、产品结构清单及库存量等因素对实际生产计划与物料采购计划进行计算，采购部门按照软件计算所得计划开展相关业务。该方式的优势在于计划细致、市场反应灵敏、采购效率高。

4.准时化采购（JIT）

本方式主要依据企业生产实际需求制定采购计划， 需求方在对自身生产所需进行科学计算后，发出订单，供应商则按照需求方提出的要求进行配送。 本方式的优势在于基于企业生产实际需求，在满足市场反应灵敏的前提下，降低企业方仓储成本。

5.供应链采购

本方式主要依托于供应链机制， 采购环节主导者由需求方转向供应方， 实现这一模式主要依托于供应商管理用户库（VMI），需求方只需与供应方达成过几次合作，系统会自动整合企业需求信息，并对相关业务进行预测，供应方可以根据预测确定相关物资生产与运输计划， 主动以小批量多频次等方式为需求方补充库存，此时需求方库存量的决定在供应方手中，而供应方应在确保物料库存满足企业实际生产所需的基础上， 降低其仓储成本。

（四）采购价格档案和评价

企业在实际运营过程中应注意建立完善的物资采购价格档案，在每次获取物资采购报价后应首先与档案价格进行对比，分析产生价格差异的主要原因，原则上如无特殊情况，物料采购价格不应超出归档价格，如果出现价格上涨的情况，采购部门应注意提供详细说明。针对企业生产所需的关键材料价格，应建立完善的价格评价体系，有企业方面组织能够专业人员专门负责，定期收集整合市场价格变动资讯， 判断是否需要对归档价格进行修正。 该工作应根据实际情况，以季度或年为周期进行。

二、采购风险现状及因素

采购过程由明确需求、供应市场分析，供应战略制定、供应商评价与选择、合同签订与管理等一系列活动组成，任何一个环节都有可能出现问题，从而影响采购供应的效果，进而影响到企业的整体利益。 采购风险主要包括采购过程中因人为、经济、自然等因素导致的意外情况， 比如因生产部门申请材料表述不清导致规格型号错误， 导致采购部门难以根据企业生产实际需求制定采购计划或是计划采购金额严重超出预算、 供应商方面因经济原因集体出现产能下滑情况导致物料供给延迟等情况，采购风险会大幅提升采购环节工作难度，降低企业采购效率，严重情况下甚至会导致企业生产停滞， 因此企业方应注意制定有力措施予以规避来减少损失。

三、采购风险管控措施

应建立完善的企业内部控制体系， 切实强化员工职业道德培养力度，提升员工专业素质，尤其是加强对员工法律意识的培养力度，切实保障员工在实际开展采购业务过程中依法办事，确保企业采购管理工作顺利开展。同时加强采购方式选择科学性，有效提升企业方应对采购风险能力。

进一步提升对物资采购环节与合同管理环节的重视程度，通过建立完善的监管体系对采购环节各方面进行全面监督，在企业方面应首先加强对采购流程的监督力度，确保采购门中不存在以权谋私、以次充好的情况发生。 在供应商层面，企业监管部门应注意加强对供应商提供的物资品质、价格、服务、合同执行等情况进行综合评定，充分落实末位淘汰制度，并将评分结果反馈给供应商，促使供应商方面改进自身服务水平。企业方在实际运营过程中应注意采取动态管理，确保采购环境符合企业发展实际需求。 在合同管理方面，企业方应注意组织专业律师团队加强对合同的审核力度，确保合同条款符合法律法规，同时确定规定条款是够齐全、相关权利义务诠释是否准确等，从根源杜绝合同欺诈问题发生。 建立一套科学系统且立体化的采购过程监督体系，对企业采购环节涉及的计划、审批、询价等各个环节进行全面监督。 该体系在实际运作过程中应注意将监管重点放在采购计划编制、合同签订、质量验收及付款四个环节，确保关键流程在实际运作过程中不会出现采购人员以权谋私等问题。 同时体现在运作过程中还应注意从内控审计、财务审计及制度考核三个方面入手对采购流程进行全方位监管，进一步提升企业采购环节管理工作质量。