石油工程地面建设总承包项目文件的管理和归档研究

2021-12-26

科学与信息化 2021年5期

中石化中原石油工程设计有限公司河南郑州 450000

前言

工程地面建设项目文件是项目建设过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目设计文件、采购文件、施工文件和项目竣工验收文件等，其形成贯穿工程项目建设的全过程，是工程项目竣工验收的重要组成部分，也是日后工程运行维护的重要依据。因此作好工程总承包项目文件材料的收集、整理、归档，不仅能为工程总承包单位积累极有价值的“组织过程资产”，也为工程建设项目的顺利移交及最终用户日后进行装置的运行和维护具有重要意义。材料验收归档，避免临近竣工出现时间紧、文件材料数量大，集中归档难以保证整理、审核的质量，造成工程项目档案的完整率和合格率下降。

1 作好工程总承包项目文件材料管理的基本要求

1.1 明确职责

根据工程总承包特点，按EPC工程总承包机构设置和分工，确定总承包方、分承包方在文件材料形成、积累、整理方面的职责。一般来说，总承包方有两方面的职责:一是对分承包方文件材料形成、积累、整理的监督和指导;二是对自身形成的文件材料的收集、整理，接收分承包方的归档以及向业主的移交。分承包方应按照职责要求，把文件材料的形成、积累、管理纳入工程建设计划，以保证文件材料的管理工作与工程建设同步进行。另外，总承包方内部也应明确各部门和人员在文件材料形成、流转和积累方面的职责，以保证文件材料的完整、准确[1]。

1.2 建立健全各项制度

石油工程地面建设项目，因其投资大，单项工程多，工艺流程复杂，大多属于国家重点工程。在实施工程总承包的项目中，一般参建单位多，有时参建单位还分属不同行业，水平也参差不齐。因此总承包方，必须依据国家对建设工程项目档案管理的有关规定和《石油工程地面建设交工技术文件规定》、《中国石油化工集团公司建设项目档案验收办法》以及业主对档案资料的要求，结合工程项目的特点，建立健全各项制度，规范各分包方的文件材料管理工作。这些管理制度应明确分承包方文件材料具体的归档范围:统一档案分类办法、档案编号模式和档案整理的质量标准，以保证整个地面工程项目文件材料管理的一致性和标准化。

1.3 提前介入，抓好过程管理

总承包方要设置专门的控制人员，并明确将来的项目档案移交责任人，该人员在总承包方项目建设初期即介入工程中，了解工程项目的总体规划、计划进度等情况，与项目经理保持沟通，把项目文件材料的管理纳入项目管里中，使之成为项目管理中的有机组成部分。根据国家、行业、地方有关规定和业主单位对工程档案管理的要求，结合工程项目的特点制订有关工程文件材料管理的规定和标准，为工程的全面启动做好充分的准备工作。在工程建设程中要坚持文件材料的管理工作与工程建设同步进行，即把文件的收集、整理、归档和验收与各阶段相应的勘测、设计、施工、采购、竣工验收工作同步进行。总承包方应有文档管理人员长期驻留项目实施现场，随时接受业主方档案管理部门和监理方对文件材料管理的检查指导并指导分承包方的文件资料管理工作，及时将各分承包方的文件材料验收归档，避免临近竣工出现时间紧、文件材料数量大，集中归档难以保证整理、审核的质量，造成工程项目档案的完整率和合格率下降。工程总承包项目文件材料管理应注意的事项工程总承包项目从签订合同开始就应该明确合同各方在工程总承包项目文件材料收集、归档上的职责，事前的责任明确，有利于各方在工作中主动积极收集及文件材料，保证归档文件的完整、准确。

2 石油工程地面总承包项目文件归档注意的关键性问题分析

2.1 石油工程地面总承包项目文件管理要强化合同管理

在对石油工程地面总承包项目文件进行管理的过程中，管理人员要保证资料的完整度，提升管控措施和管理机制，将管理结构和管理时效性升级作为项目处理的主要目标。特别要注意的是，在对石油工程地面总承包项目文件进行分析和处理时，最重要的就是要对项目合同进行统筹管理确保资料收集过程的完整度，并且要细化区分项目资料管理项目的权责分布，运行责任制，提高其明确性，项目文档管理人员只有建立有利于项目资料管理的行为，才能真正提升其主动收集和管控措施，有效的保留原始文件，利于工程项目归档资料的完整性。

2.2 石油工程地面总承包项目文件管理要强化档案规范归档

在石油工程地面总承包项目文件管理项目运行时，管理人员不仅要对资料进行综合化的收集，也要建立有效的规范化整理模式，最重要的就是要保证文件资料信息的收集和项目工程的建设过程同步进行，从根本上提高项目运行的时效性，真正促进管控措施的完整度，顺利升级管理机制和文件的基本质量[2]。

2.3 石油工程地面总承包项目文件管理要保证文件基本参数

管理人员要在数据收集和文件整理的过程中，认真执行项目资料归档管理规范条例，将文件的形成过程以及收集过程整合为统一的管理框架。在资料整理的过程中，相关项目的负责人员要保证各个专业以及各个阶段的文件能建立分类管理条目，才能从根本上保证信息和数据的完整，提升信息和数据准确性。并且，在信息文件被管理时，管理人员要建立有效的文件管理表格，在表格内签署完备的信息数据，提升文件数据内容的真实性和准确性。除此之外，对于管理人员来说，数据收集整理以及统筹管理项目的前提是要保证数据材料字迹清楚，便于留存，且书写材料的基本标准要符合耐久性的具体要求，图示以及具体参数清晰完整、影像播放载体具有一定的有效性。

2.4 石油工程地面总承包项目文件管理要保证管理结构数字化

项目文档管理人员只有建立具有实效性的管控措施和管理机制，才能从根本上确保项目资料整体管控符合项目业主的具体需求。因此，项目文档管理人员在建立管理结构的过程中，要本着提升工作效率以及标准化运行处理框架的基准，建立更加完整的管理措施，优化文件资料的管理机制，顺利实现全息化管理框架，特别要注意的是，在项目运行框架结构中，管理人员要提升数字化文件管理模式的实效性，提升管控措施和管理项目的细化程度。借助计算机技术能对发现的问题建立及时处理机制，从而提高工作效率的同时，为文件资料管理项目标准化和科学化运行奠定坚实的基础。

2.5 石油工程地面总承包项目文件管理要实现管理组织框架

对于项目文档管理人员来说，要建立完整的石油工程地面总承包项目文件管理流程，不仅需要管理人员针对具体问题建立具体的管控机制，也要提高数据和文档的归档效率。由于石油工程地面项目中，具有不同的参建单位，且工程的进度比较长，项目文档资料管理人员要建立动态化的管理机制才能顺应项目的发展现状。工程总承包企业要针对此项工作进行综合管控，合理化安排人力资源结构和数据处理措施，确保管控措施和管理项目的契合度。而分承包单位在对文件数据进行分类整理的过程中，要强化文件管理的措施和管控机制，提高管理人员的管理意识，从思想理念层面提高管理人员的重视度，从而保证建立以项目经理以及项目负责人为核心的文件档案管理小组，提高文件管理的时效性，也提升控制人员的项目管理素质，建立具有实效性价值的管理网络，提升文件材料的收集效率和质量[3]。