基于信息化的中职学校档案管理规范与创新探究

马丛林

摘 要：档案管理是中职院校教学管理的重要内容，是中职学校管理运行中的重要数据支撑。信息技术快速发展为档案信息化带来机遇的同时也带来了诸多挑战，如何化解中职学校档案管理规范与创新中遇到的挑战成为档案管理人员的重要研究课题。文章阐述基于信息化的中职学校档案管理规范与创新的意义，探讨中职学校档案管理规范与创新的策略，旨在提升中职学校档案管理信息化水平，促进中职教育稳步发展。

关键词：中职学校;档案管理;规范;创新;信息化

中图分类号：G717.24 文献标志码：A文章编号：1008-3561（2022）01-0067-03

中职学校档案管理内容反映出某个阶段教学活动和工作的开展情况，记录了院校发展的整个历程。深入研究档案管理，加强管理规范性，应用信息化技术，探索创新性管理方式是现阶段中职学校档案管理工作需要深入思考的内容。规范档案管理，可以有效完善教学计划，提升各学科教学水平，创建和谐校园环境，促进各类教研活动有效开展。

一、基于信息化的中职学校档案管理规范与创新的意义

1.有利于加强学校管理

档案管理作为中职学校教育管理的重要任务，涉及教学、科研、学生、教师等方面。档案管理信息化水平的提高将会极大地促进教学管理水平的提高，因此新形势下档案管理信息化是促进中职学校管理现代化的必然选择，加快档案信息化建设对提高中职学校档案管理水平具有重要意义。

2.档案信息化管理可以满足中职学校档案管理方式的创新需求

传统的中职学校档案管理方式较为落后，主要是档案管理人员利用手工操作方式开展管理工作，难以提升档案管理效率。档案信息化建设可以创新中等职业学校档案管理方式，提升中职学校的档案管理工作质量，逐渐创新档案管理体系，满足中职学校档案管理工作需求，真正意义上实现档案信息数据共享，提升档案信息的利用效率。

二、中职学校档案管理存在的问题

1.管理者对档案管理重要性认识缺失

中职学校本身就在教育师资力量、招收生源质量、教学科研水平等方面，存在着弱势。中职学校管理者往往更加重视招生、就业等方面的工作，忽略学校的档案管理工作。部分中职学校管理者认为档案工作就是一项“面子工程”，是可有可无的资料整理。它既没有什么经济效益，也没有什么工作业绩，因此将档案工作的性质变得附属化、淡薄化。加之档案管理者的专业程度偏低，规范化管理意识淡薄，造成了对档案管理工作的重要性未能形成共识。

2.档案管理制度有待完善

在实际档案管理工作中可以看出，部分中职学校并没有制定档案管理制度。尽管有些中职学校制定了档案管理制度，但是管理制度的可操作性不强。首先，档案管理手段较为落后，在档案管理人员的实际工作中往往只能运用手工操作，进行资料、文书的整理、归档、完善工作。其次，档案管理制度難以落实。部分档案管理工作人员，因查阅不便就不愿意提供档案借阅;部分档案管理工作人员把档案材料随意摆放，整体秩序较为杂乱;部分档案归档登记后，没有按工作流程进行统一的登记管理，导致一些档案材料丢失。

3.档案管理工作人员素质有待提升

中职学校档案管理人员素质的提高是实现档案管理规范与创新的根本所在。但当前，中职学校对于档案管理人员素质的提升不够重视，导致档案管理专职人员较少，年龄偏大，人员素质不高，专业不合理，且存在工作积极性不高等问题。尤其是档案管理中信息化人才严重缺乏，缺少档案专业和信息技术专业科班出身的人员，有些对档案业务精通的人员不懂计算机等信息化技术，对信息化技术熟悉的人员又是档案业务的门外汉。同时，相当多的档案管理人员非档案专业出身，缺乏基础的档案知识和信息化相关知识。此外，中职学校专业的档案管理人员不多，特别是既懂档案管理又懂计算机的人员更少，这些问题严重影响了中职学校档案管理事业的发展。

三、基于信息化的中职学校档案管理规范与创新的策略

在科学技术不断发展的今天，各种各样的信息技术被应用于学校管理中。中职学校也应跟随时代发展步伐，转变管理意识，加强信息技术在各项管理工作中的有效应用，充分发挥信息技术的价值，提升档案管理效率，促进中职学校的不断发展。

1.完善档案管理相关制度内容

中职学校档案管理信息化建设，需要有全面的档案管理制度作为基础支撑，保证档案管理工作效率与质量，减少其中存在的各类管理问题，提升档案管理信息化建设水平。首先，中职学校需科学制定档案管理制度。中职学校要结合国家相关档案管理规定，根据学校情况制定相应的管理制度，明确档案管理相关职责，落实责任到人，确保各司其职，避免管理疏漏，形成完整的管理体系，提升档案管理的工作效率，为学校发展奠定基础。其次，中职学校档案管理信息化建设部门需要对内部进行协调，建设电子数据库，并且在电子数据库中安装各类病毒防控软件，进而提升档案管理信息化建设体系的安全性。最后，中职学校档案管理部门需要制定信息资源管理制度。随着现代信息技术的应用越来越广泛，中职学校档案管理部门需要制定信息资源管理制度，实现管理过程的现代化、科学化、准确化。中职学校档案管理部门要积极构建网络化的档案管理制度，提升各个环节管理的准确性。在收集资料阶段，需进行多次审核;在整理阶段，需按照档案内容进行分类和排序，逐步完善档案信息;在汇总阶段，需查缺补漏，做好整合;在归档阶段，应将档案归档至准确位置，避免胡乱放置，要注意档案保密性。通过完善档案管理相关制度，中职学校档案管理会更加科学化和合理化，为学校的建设和发展提供更多帮助。

2.构建在线服务平台，提升信息化档案管理效率

（1）构建数据管理平台，加强电子档案管理。中职学校档案管理部门应提升对电子档案管理的重视度，建立电子档案数据管理平台，以此为中心，整合档案资源，逐渐组建成为电子档案数据管理平台，通过运营管理，为师生提供便捷服务。数据管理平台可以设置在档案室内，线上、线下集中管理电子档案数据，高效整合档案资源信息，结合信息保密程度设置权限，针对不同人群及岗位职务等分配权限，为师生提供查询服务，在实现资源共享的同时增强信息保密性，提升档案管理的水平。要设立档案管理在线服务专栏，体现服务高效性，师生通过用户端可以在线查找资料，快速获取信息，提升档案利用率。档案管理工作人员应耐心向师生讲解在线服务使用方法，提升服务意识，积极主动工作，明确服务方向，提升档案管理质量。为实现高效档案管理目标，需加强档案管理创新化与规范化研究，探索有效的管理方式，分析档案管理存在的问题，因地制宜，采取有效的管理方法，积极探索科学管理模式，创造良好管理条件，从而推进中职学校档案管理规范化建设进程，加快创新化变革。

（2）建立学校档案管理网页，充分发挥网络应用价值。中职学校在互联网平台上可以设置线上档案管理网站，为师生提供网络服务。要结合学校丰富的资源，在网站中设置档案管理专门网页，对各项数据信息进行综合整理，构建档案管理局域网络，使校园网站内容与档案管理室相连接，在网上可以直接查找档案资料，了解档案内容，提升档案使用效率，为师生提供便利的在线服务。

3.完善电子档案收集、整理、归档等管理工作

完善电子档案管理相关工作，需要在收集阶段着手，提升资料的准確度。电子文件收集方式与纸质版档案收集方式有所差别，需按照不同类型进行收集与整理。如在纸质版档案收集过程中，草稿文件需收录其中，使其在日后资料检索及溯源中发挥参考作用。因草稿文件并无正式文件功能，电子版档案管理则不收录草稿文件。草稿文件作为辅助性资料，纸质版与电子版资料相结合，才能够更全面地呈现档案数据。因此，在收集与整理档案内容时，需注意电子文件与纸质文件的整合与复制，避免因其中一种资料的丢失导致资料不完整。在档案归档阶段，管理人员需确定电子文件的属性，将电子文件由存储器复制至脱机可运行的储存载体之中，保障资料可长期保存。如需采用储存载体进行电子文件的传递，则需要应用辅助性工具，双重备份电子文件，形成纸张备份以及电子光盘备份，分别管理，避免重要资料的丢失。现阶段，为便于档案的保管与使用，中职学校档案管理一般分为两种形式，一种由相应的档案管理部门统一进行保管，一种由相关管理部门保管。为保障电子档案真实、准确，避免被人恶意篡改，在归档时应严格按照相应的文件格式存储，文档格式采用txt或doc，数据采用dbf，图像采用jpg等格式。在归档文件时，需严格按照电子文件的运行要求操作，避免错误操作。

4.培养档案管理人员专业能力

中职学校档案管理工作应配备专职人员，提升档案管理人员专业素养，提高其熟练运用信息技术的能力。首先，要提高档案管理人员信息技术的能力。中职学校档案管理人员应不断学习信息技术知识，提升对档案管理信息化建设的重视度，利用信息化的技术手段对档案进行有效的管理，能够在信息化条件下熟练操作档案收集、录入、整理，把传统的档案管理与信息化档案管理相结合，更好地为中职学校服务。其次，培养档案管理人员的保密与安全意识。中职学校档案管理中会涉及到个人信息及工作信息，档案管理人员应设立查询权限，注重资料保密性。中职学校要培养档案管理人员良好的职业道德，增强档案管理人员档案事业心和责任感，绝不让一份该归档的材料漏归档，也绝不让一份虚假材料进入档案。最后，要加强档案管理人员专业培训。中职学校要建立良好的培训机制，定期对档案管理人员进行培训，通过讲座、知识小竞赛等形式对档案管理的新政策、新制度进行学习。同时，中职学校不但要增加档案管理人员业务知识的培训，提高其综合分析能力，还要加强档案管理人员计算机基础知识和档案管理系统知识的培训，努力使中职学校档案管理人员成为既掌握档案业务知识，又熟悉计算机管理技术的复合型人才。

四、结语

综上所述，档案管理是中职学校管理工作的重要内容，在中职学校的发展过程中起着至关重要的作用。在信息化背景下，中职学校应重视档案管理的规范与创新，规范档案管理制度，以信息技术为媒介，构建在线服务平台，提升信息化档案管理效率，完善电子档案收集、整理、归档等管理工作，提升档案管理人员专业能力和素养，促进档案管理水平的不断提升。

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Research on the Standardization and Innovation of Archives Management in Secondary Vocational

Schools Based on Informatization

Ma Conglin

（Qingdao Gaoxin Vocational School， Shandong Province， Qingdao 266101， China）

Abstract： File management is an important part of teaching management in secondary vocational schools，it is an important data support in the management and operation of secondary vocational schools. The rapid development of information technology not only brings opportunities but also many challenges to archives informatization. How to resolve the challenges encountered in the standardization and innovation of archives management in secondary vocational schools has become an important research topic for archives managers. This paper expounds the significance of archives management standardization and innovation in secondary vocational schools based on informatization， and discusses the strategies of archives management standardization and innovation in secondary vocational schools， in order to improve the informatization level of archives management in secondary vocational schools and promote the steady development of secondary vocational education.

Key words： secondary vocational school; archives management; standard; innovation; promotion of information technology