新《档案法》视阈下高校人事档案管理信息化路径研究

余亮

摘要：高校人事档案是人力资源管理的重要工具，具有完整性、真实性、保密性和动态性等特点。新《档案法》视阈下，高校人事档案信息化有利于加强高校人事档案管理、有利于提升高校档案服务质量、有利于优化高校人力资源管理。笔者提出高校人事档案信息化要明确目标、健全体系、优化机制、培育队伍、重视安全、保障投入，共构人事档案管理信息化工作体系。

关键词：新《档案法》;人事档案;信息化

2020年6月，第十三届全国人大常委会第十九次会议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称“新《档案法》”），并于2021年1月1日起正式施行，为档案管理、建设、保护和利用提供了基本法律遵循。没有信息化就没有现代化，新《档案法》新增了“档案信息化建设”专章，界定了档案信息化建设的主体、内容、方式，为推进新时代档案事业高质量发展、开辟档案管理现代化新途径提供了坚强的法治保障，成为档案管理法治建设中的一个重要里程碑。高校教职工队伍规模大、类别多、分布广，人事档案记录了教职工的职业成长轨迹，关系教职工的切身利益，是高校人力资源管理的重要工具。

一、高校人事档案管理信息化的价值

随着人工智能、大数据、云计算等前沿科技逐步取得技术性突破，档案信息逐渐由实体化向虚拟化方向转变。

（一）高校人事档案信息化顺应档案发展的时代形势，有利于加强高校人事档案管理

电子档案具有易存储、易查阅、易复制、易保密等优点。新《档案法》为档案工作变革与转型、创新与发展提供了较为充分的法律保障。新时代背景下，高校人事档案管理信息化顺应了时代发展形势，由“纸间”到“指尖”，向数字化的电子档案转型转向，迈向数字化“高速公路”，实现档案载体提档升级，更加有利于节约存档空间、提高传档效率、保障档案安全。

（二）高校人事档案信息化立足人事管理的发展需要，有利于提升高校档案服务质量

人事档案管理是学校人力资源管理的重要组成部分，是高校教职工工作成长历程的记录。档案管理信息化基于科学管理和“增值”服务，遵循管理规律、坚持服务导向、创新服务形式、优化服务内容、增强服务功能、提高服务质量，能够更好满足组织人事纪检等相关部门及本校干部教师办理借档、查档、阅档、调档、出具证明等需要，促进高校管理体系和管理能力现代化。

（三）高校人事档案信息化基于改革发展的内在要求，有利于优化高校人力资源管理

近年来，高校教职工人数激增、人员流动频繁、人员类别复杂多样。人事档案信息化有助于人事信息收集、分析处理和价值挖掘，可以全面、立体、多维度呈现高校人力资源动态全景图，精准分析高校师资队伍的年龄结构、学缘结构、学科结构，实现“动态管理、全景描摹、精准分析”。人事档案信息化有利于挖掘数据价值，优化人力资源配置，科学预测人力资源发展趋势，为高校人才引育工作提供决策参考和依据，为“人才强校”战略实施和“双一流”建设提供有力支撑和保障。

二、高校人事档案管理信息化的困境

高校人事档案庞大、内容复杂，是档案管理的难点和重点。当前国内学者认为人事档案管理信息化面临的困境主要涉及管理模式、管理手段、数据库建设、管理队伍、经费投入等方面。

（一）高校人事档案信息化管理模式急需创新

传统人事档案管理模式下，管理方式方法陈旧落后，信息获取途径少、处理能力弱、识别性差，人工操作工作烦琐、重复多、效率低、风险高。部分高校受传统档案管理观念影响，信息化管理思维和数字化管理理念滞后，人事档案管理形式单一、信息更新迟缓、管理手段和技术落后、信息共享和交互程度低下、数据库建设乏力，没有形成适应大数据时代的人事档案信息化管理模式。

（二）高校人事档案信息化管理机制亟须健全

高校人事档案管理信息化机制建设不够，存在管理制度不健全、业务基础薄弱、缺乏统一标准、兼容性不强、可移植性差等问题，导致纸质档案参差不齐、电子文档杂乱无章，无法做到实时共享和随取随用。高校人事档案涉密，不公开、不扩散，档随人走、人档分离，一些高校管理主体观念封闭保守，数据互不开放共享，形成“信息孤岛”。如今，网络的脆弱性和潛在威胁等弊端也日益凸显，部分高校对数字档案安全重视程度不够，导致信息化平台面临着网络病毒、黑客等非法进攻的威胁。

（三）高校人事档案信息化管理队伍急需培育

人事档案管理政治性、专业性强，高校普遍缺乏既懂信息技术又懂档案管理的复合型档案管理人才。传统人事档案管理人员常常重管理、轻服务，重视档案信息收集和保管，轻视档案信息开发与研究，导致档案信息利用效能较低，阻碍了人事档案管理创新。信息化时代背景下的高校人事档案管理人员，一定程度上存在信息素养不足、知识储备较少、管理水平较弱、专业培训不够等问题。部分高校未实现人事档案专职管理，未按照1000卷档案配备1名专职管理人员的标准，专职档案管理人员发展渠道不畅通，人员变动频繁。

（二）高校人事档案信息化管理投入亟须保障

很多高校对人事档案重视度、关注度不够，普遍存在人力、物力、财力等投入不足问题。部分高校人事档案信息化资金投入有限，导致硬件设备落后、软件开发滞后，存在数据库不完整、基础性设施缺失、系统功能不完善等现象。部分高校人事档案信息化流于形式，简单将人事档案进行分类登记、扫描录入，信息的系统性、整体性以及自动化程度不高。部分高校开发了人事档案信息管理系统，但服务器没有与其他信息管理系统交互数据。

三、高校人事档案管理信息化的对策

高校人事档案信息化要把握“来源可靠、程序规范、要素合规”的原则，明确目标、健全体系、优化机制、培育队伍、重视安全、保障投入。

（一）明确目标

高校要充分认识人事档案管理在人力资源管理价值链的位置、作用、重要性，坚持主动用档、科学用档、有效用档，提高人事档案管理效率、增强档案服务发展功能。高校要加强“数字档案馆”建设，充分利用数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代先进技术，搭建人事档案信息化管理平台，实现人事信息产生、处理、传递、留存和使用有机融合，建档、归档、转档、查档、借档、还档等业务流程高度集成，共构人事档案信息远程传输、信息资源共享的完整服务体系。

（二）健全体系

高校要落实“智慧校园”建设要求，成立人事檔案信息化建设工作小组，做好人事档案信息化顶层设计，加强人事档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升人事档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立安全、便捷、共享、高效的人事档案信息化体系。高校要重视人事档案信息化共享体系建设，打破信息封锁闭塞状态和信息保护壁垒，与学校管理系统有机衔接、科学集成，实现兼容互通、信息互动、资源共享、发展共赢;要及时并轨融入国家档案信息化系统，加快实现“一网查一档”，实现人事档案远程管理、查询、调阅，提升“一站式”服务水平。

（三）优化机制

高校要加强信息化平台和数据库建设，制定科学、规范、完整、统一的信息化标准，设立分类与统计、检索与利用、元数据管理等功能模块。高校要实施纸质档案和电子档案同步运行、同步归档，实现人事档案存量数字化、增量电子化。高校要建立全员参与的人事档案信息化管理监督机制，健全人事档案管理信息化保障制度，立规矩、成方圆，从制定到落实，从顶层到基层，实现人事档案科学、精准、有效管理。

（四）培育队伍

高校要培育一支具备政治素养、信息思维、数字技术、档案业务、法律知识的复合型人事档案管理队伍。高校要建立高水平人事档案管理队伍培育体系，要创新人才培育模式、优化人才成长环境、畅通人才发展机制、健全人才成长保障。高校要加强人事档案管理队伍“充电蓄能”，重视新时代人事档案管理政策宣传教育，强化业务培训、案例教学、实操训练，帮助档案管理人员树立新观念、学习新知识、增强新本领、掌握新技能。

（五）重视安全

新《档案法》贯彻总体国家安全观要求，为高校加强人事档案安全管理提供了法律依据和实施路径。高校人事档案管理要树立安全思维、落实安全保密原则、建立安全工作机制、提升安全保障能力，要加强网络安全保密技术的研究、开发和利用，采用身份认证、防火墙、数据备份、异地保存等多重安全防护措施，构建数据失效风险预警机制、重大风险预控机制、突发风险处置机制、关键数据遗失应急机制等。高校档案馆要重视安全工作，要保障人事档案信息化载体安全、介质安全、检测安全、备份安全等。

（六）保障投入

高校要加大人事档案信息化建设人力、物力、财力投入，将档案管理队伍纳入高校管理队伍规划，将档案管理软硬件设备纳入高校采购（修缮）计划，将档案建设专项资金列入高校总体信息化建设和财务预算中，充分保障人事档案管理信息化实施。高校要重视人事档案信息化资金投入，配备先进的硬件设备、开发先进的软件系统，定期优化人事档案信息设备、及时升级人事档案数据库软件。

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