新时代学校基建档案管理存在的问题及对策

周文彬

摘 要：基建档案是学校档案的重要组成部分，是学校进行整体规划和建设管理的重要依据。本文针对学校基建档案管理工作存在的问题进行分析，研究探讨改变现状、解决问题的具体做法，提出加强学校基建档案科学化管理的建议，供参考。

关键词：基建档案;学校;管理

随着我国教育事业的快速发展，为了满足社会对教育资源的客观需求，学校不断扩大办学规模，新建、扩建校舍，改善办学条件，基建项目逐年增加，基建档案也越来越多。特别是近几年学校普遍实施校舍加固工程，经常查阅、利用基建档案，从中发现了基建档案管理中存在的一些问题。如何科学地管理好基建档案，使之更好地服务于学校的改革和发展，成为学校基建档案管理中亟待解决的一个问题。

1 基建档案的重要作用

基建档案是对工程项目全过程的一种记录，能够很好地反映工程的进度以及工程施工等的真实面貌。因此，基建档案最为显著的特点在于完整性、准确性，并且具有一定的系统性。该种档案是从工程项目的酝酿、决策以及投建等过程所形成的，其中涉及到工程项目的立项、审批、设计、施工及后期竣工验收等方面的内容，能为工程的验收管理以及后续的维修养护工作提供依据。为了更好地保证工程项目的质量及后续使用的安全性，在项目建设时，要将相关的图文资料进行整理和保存，做好相应的归档工作。基建档案记载了房产、地产等产权的形成过程，是学校界定产权关系的法律依据，可以有效避免和解决产权纠纷。如上级的工程立项批文、开工报告及政府相关部门的各种批文等，真实记录了当时的情况，对以后的房产证办理、工程纠纷、事故处理等，都能起到重要的依据和凭证作用。同时在校舍加固、地下管网维修时，通过查阅基建档案中的设计、施工图纸，可以迅速准确地了解其结构、确定其位置，避免出现“刨了埋、埋了再刨”的重复施工现象，不仅节约人力、物力、财力，避免浪费，而且也提高了学校的管理运营效率。因此，基建档案在学校发展过程中发挥着无可替代的重要作用。

实践中，基建工程相关的建设用地审批文件、工程招投标文件以及预算等文件，对于施工项目的合法性、施工成本的控制以及相关设备的安装使用等都起到一定的积极作用。这种档案能够很好地记录工程施工的情况，为施工环节的有效控制以及应急措施的应用提供有力依据，而这也为工程维修等工作的开展奠定了有利的基础[1 ]。

2 当前学校基建档案管理中存在的问题

2.1 重视程度不够，归档意识薄弱

大部分学校对文书、教学、会计、人事等档案的归档管理比较重视，而对基建档案的重视程度不够，项目负责人普遍存在“重工程建设，轻档案管理”的思想，重视工程进度，忽视档案管理的跟进。一般只注重工程施工和相关材料在施工过程中的使用，忽略对工程档案材料的收集、整理、归档。有的工程建设项目档案管理部门形同虚设，所聘用档案管理人员对档案业务不熟悉，只负责接收档案，没有能力对内容进行审核。工作不到位，与项目负责人和档案管理人员档案意识不到位密切相关。由于基建档案的主要作用是为以后的维修、改建等提供服务，其效益的潜在性、延后性使很多人对基建档案的收集管理缺乏足够的重视，归档意识薄弱[2 ]。

2.2 形成时间长、内容多，收集归档难度大

基建档案具有专业性、成套性、庞大性、复杂性等特点，其形成过程周期长、内容多、涉及部门和人员广，稍有疏忽，就可能遗漏，收集难度较大。施工过程中档案材料使用频繁，经常多部门、多人次交叉、反复使用，加之一般工程工期较长，很多施工人员“只管用，不管收”，极易造成档案材料的破损、缺失，导致基建档案材料无法收集齐全，加大了收集归档的难度。此外，基建档案的相对物除了能看到的地上建筑物以外，还包括隐藏在地下和墙体内的工程，加大了保证档案材料完整性、系统性的难度。

2.3 专业知识不足，建档质量不高

基建档案的专业性要求档案管理人员既要了解档案专业知识，又要熟悉基本建设的相关知识。一些学校档案管理人员缺乏基建专业知识，又不能及时跟踪收集工程建设项目档案资料，对施工过程中许多设计与数据的变更不了解，工程竣工后，面对庞大而又复杂的基建档案资料，如一团乱麻，理不清头绪，难以确定哪些材料反映工程竣工时的实际情况，对档案数据、内容缺乏准确判断，妨碍了对档案资料进行科學、合理的分类、整理，导致建档质量不高，严重影响日后查阅利用。

2.4 缺乏创新意识，管理手段滞后

一些档案管理人员缺乏主动服务与创新意识，在管理观念、管理方法、管理手段上严重滞后，缺乏从源头上管好基建项目档案的意识，导致档案工作与基建项目建设不同步，未形成环环相扣、层层负责的管理机制，使基建档案管理工作陷于被动局面。组卷由于职责不清、缺乏协作，只能保证在案卷外观质量上达标，不能保证档案内容合规。对基建档案往往存在“为保管而保管”的思想，重保管轻利用。即使有时需要查阅，也是沿用“你查我找”的传统做法，费时费力，严重影响利用效率，致使人们对基建档案利用“望而生畏”，众多宝贵的基建档案被“束之高阁”，无法发挥其应有的作用。

3 搞好学校基建档案管理的对策

3.1 提高认识，重视基建档案工作

学校及其档案管理部门应充分认识基建档案对学校工作的重要意义，不仅要重视文书、教学等档案管理，也要重视基建档案管理工作。建立健全档案管理制度，将基建项目档案管理纳入整个工程建设管理中去，保证工程进度与档案管理工作同步进行。施工过程中应提高施工人员的档案意识，要求和引导他们在保障施工使用的同时，注意保管好相关档案资料，做到“小心使用，及时交回”，以保证档案资料的完整、系统，以便分阶段或者工程竣工后整理归档。档案管理人员应遵循高标准管理要求，全面落实相关领导审批管理制度，做好登记确认与责任人签字，及时做好基建档案完整度检查与归档管理监督。

3.2 系统管理，搭建基建档案管理网络体系

为保证基建档案资料收集齐全、完整，在工程建设过程中，应了解基建工程建设工作的具体操作程序、工作流程以及各个阶段的工作安排，掌握每一阶段所形成的档案资料情况，对每种资料的内容、数量做到心中有数，并及时进行跟踪收集和管理。应协调工程设计、施工、监理和管理各部门有关人员，明确职责，落实到人。如文件、计划、报告、总结合同、协议、审批手续等由文书负责收集;预决算由预算及其管理人员来收集;施工记录、检测记录、交接验收记录、隐蔽工程记录等由施工人员来收集;项目决算、固定资产投资等由会计、审计人员收集;由档案部门安排人员负责汇总审核，避免档案资料的缺失和遗漏，从根本上解决归档难问题[3 ]。

3.3 加强学习，配备专业化档案管理硬件设施

档案管理人员应加强学习，定期参加有关培训，了解工程建设方面的专业知识和档案工作法律法规、行业标准和有关业务要求，及时指导监督基建工程的立卷归档，不断丰富自己，提高自身的档案管理能力和水平，提升档案规范化管理水平。从工程立项、招投标到竣工结算，要做到心中有数，保证收集材料数据、内容的准确性和齐全完整，把握其内在联系，并进行正确的分类、整理、装订，切实提高建档质量。基建档案的文件、材料、图纸等需成套保存，一个工程项目一套。与文书档案不同，它不能按年度、保管期限分开保存，要保障整套档案的内在联系性、完整性，按照属性、项目等特点进行分类编号，以便于日后的查阅利用。学校基建档案管理应适应时代发展，按照“增量电子化”的要求，加大信息化管理的力度，逐步采用先进的计算机设备和应用软件进行档案信息的存储、管理和利用，并结合网络与多媒体技术，实现基建档案收集、归档和利用的现代化[4 ]。应加大配备专业化档案管理硬件的力度，确保工作需要。

3.4 转变观念，服务学校长期发展

基建档案不仅是学校建设的真实写照，还能够具体、直观、清晰地再现整个建设过程，更能为建设项目以后的管理和维护提供翔实、准确的基础资料。学校基建部门是学校基本建设项目的直接管理单位，肩负着全校房屋建设和修缮维护的重任。基建档案管理人员不仅是档案材料的保管员，也是档案的形成者、管理者，具体工作的执行者。因此，在實际工作中应不断更新观念，树立“主动服务”意识，充分挖掘档案信息资源，抓好基建档案的追踪、业务指导，使档案达到完整、准确、优质，充分发挥基建档案的作用，更好地为学校的改革和发展服务。

参考文献：

[1]张春霞.基建项目档案归档难度与对策[J].办公室业务，2018（1）：140.

[2]冯明花.档案管理过程中主要问题及应对策略[J].卷宗，2019，9（19）：63.

[3]宋丽英.浅谈基建工程档案的归档工作初探[J].城市建设理论研究，2017（3）：95.

[4]赵红云.关于学校档案安全风险防控的思考[J].山东档案，2020（3）：54.

（作者单位：山东省临邑县档案馆）