企业档案工作数字化转型对策研究

摘要：当前我们已经逐渐进入到数字化时代，传统的档案管理模式表现出不适应性，在这样的背景下着手企业档案工作的数字化转型是必然，也是企业档案管理提质增效的关键所在。本文主要就企业档案工作数字化转型对策问题进行探讨，在明确档案数字化转型意义的基础上，分析当前企业档案工作数字化转型中的制约问题，进一步探明数字化转型的优化对策，以带来企业档案数字化转型的新成果，带来数字化档案管理新局面的建构。

关键词：企业档案;数字化转型;问题;对策

对于企业来说，档案是宝贵的资源，数字经济时代，档案的信息价值更为凸显，企业必须高度重视档案管理工作，从信息采集到信息筛选再到信息加工整理及利用一体化。而数字时代也对企业档案数字化转型提出了新要求。积极探索数字化转型的路径，明确转型的关键对策是企业档案管理中必须重点解决的问题。

一、企业档案数字化转型中的制约问题

（一）缺乏统一的管理标准

目前企业档案数字化转型还处于初步发展阶段，缺乏相应完善的管理制度，企业档案数字化管理缺乏明确的制度标准，档案管理带有主观随意性。目前大部分企业对档案管理数字化建设支持不多，且错误地将其作为合同文件管理、基础资料管理，使企业的档案管理长期处于管理的边缘地位，一些特别的资料没有得到有效的保管、存储，且因为企业档案管理规章制度不健全，一些关键的信息与业务材料会交给不相关职位的工作人员去进行管理，如果出现较大的人员流动，便很容易导致主要的资料丢失，影响企业相关业务工作的开展。缺乏明确的规章制度、统一的数字化管理标准，档案材料格式内容不统一、分类标准不统一导致档案管理中各自为政，增加了档案统管理的难度。

（二）管理人员专业素质不高

企业虽然已经开始关注档案的数字化管理，但依然缺乏专业的管理队伍，这使得数字化档案管理价值没有真正发挥。数字化管理人员专业素质与工作能力偏低，导致其档案分类不合理，更不能有效地应用档案信息，使得资料数据获得时间受制约，档案管理在企业中的作用难以实现。档案数字化管理人员素质能力偏低，也使得其缺乏专业的档案管理理论知识，没有充分认识到数字化改革的必要性和紧迫性，工作敷衍塞责。

（三）缺乏有效的安全保障

现阶段企业档案数字化管理中对安全建设管理缺乏应有的重视，使得档案安全受到威胁。档案管理人员没有充分认识到视档案管理数字化建设的重要性，管理时比较随意，一些关键的信息丢失或损坏。企业还没有对档案管理数字化建设给予明确的操作说明，对档案管理人员没有明确的行为约束，也在一定程度上忽视了档案的保密保护工作。管理人员职业素质不高，档案信息丢失的情况时有发生，导致企业损失惨重。

（四）数字化设备技术应用不理想

当前企业档案数字化管理也需要数字化处理设备的支持，需要先进信息系统的支持，但多数档案企业档案管理中存在着基础设施设备不齐全的情况，多局限于一台电脑、扫描仪。数字化建设和管理存储设备落后，缺乏专业的数据库服务器，缺乏专业的存储设备，档案共享利用程度低。企业档案数字化管理中信息技术应用水平偏低、信息化技术更新不及时，单点故障发生率偏高，带来的档案管理损失较大。

二、企业档案数字化转型应对策略

（一）健全规章制度并明确标准

数字档案管理必须有明确的管理标准、管理流程，特别是档案资源整合归纳，必须有统一的标准，让档案资源的收集、存储、管理与利用更高效，带来数字档案资源的协调与共享。企业应基于档案行政主管部门颁布的标准和规范，以自身档案管理实际为出发点，建立更适合自己的数字档案资源标准体系，以此为指导开展数字档案管理工作。在日常档案核对中，要基于标准体系及时补充缺失的字段信息，及时修正不规范的著称，让格式和名称统一化。

（二）打造高素质的档案管理队伍

企业档案数字化管理工作要想落到实处、取得实效，必须打造高素质的档案管理队伍，并加强档案管理人员的日常培训，使其掌握档案管理的新理念、新模式、新技术，自觉树立档案数字化管理理念，落实好数字化改革。企业其他工作人员也应主动配合，于企业内部形成信息资源共建共享的格局，达成档案数字化、信息化建设的共识。企业要面向档案管理人员、相关工作人员进行专门的教育培训，关注职业道德教育，增强档案管理人员的工作责任感与使命感，使其在数字化管理中具有奉献意识、服务精神。

（三）认真做好档案安全管理工作

要想增强档案管理的安全性，應多措并举，要建立健全相关的保密制度，明确相关的档案管理操作规定，使得档案管理人员行为得以约束，一旦发现有泄密行为，给予严厉处分，让档案管理得到有效的监管，以此增强档案信息的安全性。企业应定期宣传推广计算机知识，加强网络宣讲，使企业内部人员具有较强的网络安全意识，能够对安全隐患所带来的严重后果有所认知，强化其行为自律。

（四）积极引进应用信息化技术

要基于档案管理的实际需求，结合档案数字化建设的大趋势，构建完善的档案管理信息系统，保证档案管理信息系统扩展性强，可在线扩容。要确保档案管理信息系统运行稳定，如以磁盘阵列产品在结构上的完全冗余设计减少单点故障发生率，再如采用光纤磁盘阵列产品带来档案软件系统的定期升级与优化，再如使用专门的图形管理界面带给管理人员良好的人机互动体验。在企业档案数字化管理中只有积极引入与自身发展相契合的数据库管理系统，才能满足企业展览展演、文化培训等资料的档案化加工与处理需求，引入专业的数据存储服务器，才能做好企业的档案管理工作，实现简单故障的处理。

结束语：

企业档案的数字化转型是必然，这也是档案行业创新发展提出的要求。鉴于当前企业档案数字化转型的积极尝试中暴露出的问题，必须加以重视和解决，理想档案数字化转型的思路，找到最佳的转型路径，以数字化转型应对带来企业档案管理的理想预期。

参考文献：

[1]蔡盈芳. 试论企业档案工作数字化转型[J]. 中国档案，2020（08）：70-71.

[2]王强. 企业档案工作数字化转型：实践探索与理论框架[J]. 浙江档案，2020（09）：16-20.

作者简介：陈威（1975年2月），女，汉族，江西省南昌市，学历：本科。