人才市场档案管理工作中流动人员人事档案管理研究

文/洪艳娥

不同于行政事业单位和国有企业，流动人员在求职、晋升等环节均不要求人事档案，导致人事档案功能弱化，进而产生了较多的弃档问题。但笔者认为，随着我国国民经济的发展，人事档案作为个人成长经历、技能、品质、业绩等全面、完整、准确的凭证，在人才招聘、退休手续办理、职称评定、证明材料开具等领域具有重要作用。基于此，本文深入研究了新时期流动人员档案管理现状、原因及改善策略，以期推动流动人员档案管理水平，推动人才市场服务效能提升。

一、流动人员档案管理现状

根据人社部印发的《进一步加强流动人员档案管理服务工作的通知》，将八类人员的档案归类为流动人员人事档案[1]，并对人才服务机构应提供流动人员档案服务职能进行了全面概括，主要包括：“档案接收、转递，为符合相关规定的单位提供档案查阅、借阅服务，根据档案记载出具相关存档、经历、亲属关系等证明文件，为相关单位提供入党、参军、录用、出国等政审、考察服务。”由此可见，人才市场肩负着流动人员档案管理的重要职能。

通过对人才市场流动人员档案管理现状进行调研，统计分析流动人员档案管理服务内容主要包括以下几点：1.入职要求。主要是公务员、事业单位、国有企业等公有制单位，办理入职手续时需提交人事档案；2.升学需要。考研时需调用人事档案；3.办理退休。在退休、养老手续时，需要以人事档案中的出生年月、工作经历、年限作为依据；4.出国政审需要；5.职称评定；6.证明材料开具要求，如亲属关系证明等[2]。由此可见，人事档案管理服务并不包含非公有制企业、社会组织等，造成该类人员对人事档案管理服务需求不迫切，进而产生流动人员弃档问题。

本文选择了某省份人才市场服务内容进行统计分析得出，2007年，该人才市场服务人次与人事档案总量之比为50%，随后逐年下降，至2017年，服务人才仅为25.8%，表明更多的人将人才市场作为人事档案存放机构，突出反映人事档案利用率不高的困境（见表1）。针对该问题，根据人才市场档案管理实践，分析非公有制企业、社会组织对人事档案需求不迫切原因主要包括以下几点：第一，人事档案内容陈旧，企业单位参考价值不高。根据我国人社政策，流动人员可将人事档案寄存于人才市场，但由于人员流动性大、频次高、档案更新不及时等原因，导致“人、档分离”现象严重，人事档案长期未更新，导致人事档案对企业单位参考价值不高；第二，用人单位查阅档案审批程序严格。《流动人员人事档案管理暂行规定》对流动人员档案查阅和利用做了严格的规定，即要求查阅单位必须申明查阅理由，由档案管理单位根据规定和需要确定提供的档案材料，进一步导致非公有制企业、社会组织利用人事档案意愿下降，造成流动人员“弃档”现象日益严重。

表1 某省份人才市场人才档案服务百分比情况表

二、流动人员档案管理政策导向

2014年12月份，中组部、人社部等五部门发文《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》，强调取消人才服务机构人事档案保管费，确定了流动人员人事档案管理服务的公益属性。2016年，人社部出台了《关于加强和改进人力资源社会保障领域公共服务的意见》和《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》，要求简化人事档案管理手续、服务流程，探索了人事档案公共服务方式。

由此可见，随着我国流动人员规模的不断扩大，政府从顶层设计层面转变了流动人员人事档案管理服务模式，主要体现在三个方面：一是突出体现了人事档案管理工作的“服务性”，在符合国家相关在法律法规的基础上，简化了档案管理服务手续；二是体现了人才服务机构的“普惠性”，即由财政兜底，将流动人员人事档案管理纳入公共服务体系；三是流动人员人事档案管理“信息化”“数字化”提升。随着智慧政府建设不断深化，“最多跑一次”“四张清单一张网”等政府改革持续推进，人力资源社会保障系统信息共享刻不容缓，通过建立健全全国流动人员人事档案数据库，推动流动人员人事档案网上预审、更新、查阅等服务，网上受理、网上办理是人才服务机构服务发展的方向和趋势。

三、人才市场档案管理工作中流动人员人事档案管理策略研究

新时期背景下，人才市场应以政策导向为依据，加强流动人员人事档案管理体系建设，改善流动人员档案管理存在的弊端，切实提高自身服务效能。

（一）积极对接，扩大流动人员人事档案覆盖范围

针对我国流动人员规模不断扩大的现状，为提升人才市场服务效能，切实解决人才市场封闭管理的不利局面，首先，人才市场应建立健全流动人员人事档案接收制度，加强对高校毕业生重点群体的政策解读与宣传，充分宣传人才市场人事档案管理的服务特点，提高流动人员存档意识，将被动存档转变为主动存档。同时，人才市场应与高校、企事业单位建立档案联系机制，积极向高校、企事业单位提供档案托管服务，密切人事档案管理协同性，提高流动人员人事档案接管率，确保流动人员档案在人才市场范围内有序流动，从根本上解决流动人员“弃档”的问题；其次，建立覆盖全体流动人员的档案管理制度。针对没有人事档案的贫困人口，可通过现场对接建档立卡等方式，与当地人社部门、公安部门合作、共享数据，数据资源包括义务教育阶段后未继续教育的群体、没有体制内工作经历的群体等，通过建档立卡并与企事业单位对接，为贫困地区精准扶贫工作提供有效依据。

（二）推进人才市场流动人员人事档案标准化体系建设

为实现流动人员人事档案标准化建设、构建人事档案“全国一张网”的管理体系，应从顶层设计层面加强流动人员人事档案标准化建设。一是明确人力资源社会保障部门牵头作用，以人才市场服务机构为主体，落实人才市场流动人员人事档案主体责任和职能范围，明确省市县公共就业和人才服务机构档案管理兜底职责，严禁人才市场以管理费用、跨地区管理等理由拒绝接收、清退流动人员人事档案；二是根据我国人社部门政策贵法规，加强流动人员人事档案管理制度建设，包括人事档案收集归档制度、人事档案鉴别审核制度、人事档案库房管理制度、安全保密制度、检查核对制度和人事档案销毁制度等；三是强化管理监督。流动人员人事档案具有跨地区、多部门联动特点，要求人社部门对人才市场等服务机构流动人员人事档案管理服务机构加强问责和整改，督促人才市场提供服务质量，切实履行行政监督职责。

（三）完善流动人员人事档案管理内容

流动人员的突出特点是“不稳定性”，即跨地区、行业流动频繁，人事档案更新不及时、缺失现象严重。为提高流动人员人事档案完整性、真实性、准确性，人才市场应建立健全流动人员人事档案跟踪收集制度，要求个人在办理人事档案业务时补充个人档案资料，如职称评定时补充工作经历、教育培训经历等，强化流动人员档案信息跟踪收集力度，重点突出人事档案能力、品质、业绩等方面的内容，使个人档案成为社会共享的人才档案库，提高流动人员人事档案使用价值。

（四）建立健全流动人员人事档案管理系统开发和利用

在流动人员档案管理领域，人才市场应依托国家层次信息系统建设，积极对接公安、民政、人社、教育等部门基础数据，依托传统人事档案数字化处理，借助多部门基础数据对流动人员人事档案进行补充和完善，基于“全国一张网”建设，各省市县人才市场人事档案采用标准化建设，并根据2017年人社部开展的《流动人员人事档案管理基础数据采集表》等形式落实人事档案基础数据对接、收集、归档和利用，提高流动人员数据完整性，保证企事业单位、社会组织利用流动人员人事档案数据的有效性。

四、结语

新时期背景下，人才市场应以我国政府政策为导向，突出体现流动人员人事档案管理工作的“公益性”“普惠性”“数字化”发展趋势，围绕服务效能提升，加强人才市场体系建设，加强制度完善和修订，借助信息化技术手段，提高流动人员人事档案管理工作的针对性、有效性，为非公有制企业托管、利用流动人员人事档案提供精准化服务，为精准脱贫提供对接服务，切实提高人才市场档案管理服务效能。