继续教育档案管理信息化建设的相关思路

景玉梅

摘要：在信息化技术的迅速发展下，各行业在管理工作中实施信息化建设战略，以此满足多元化需求。对继续教育而言，档案管理属于重要环节，它影响各种信息的储存和查询，支持继续教育人员的各种教育活动。但当前继续教育面临复杂的信息冲击，档案管理在信息化建设中面临多种问题，要促使其稳定运行，发挥实际功能，则需要从资源、制度、人员素质等方面做出优化，就这一管理内容构建稳定且规范的信息化体系，以此更好地为继续教育服务。

关键词：继续教育;档案管理;信息化建设;水平

随着我国信息化战略的推进，各行业在发展中对档案信息化有了迫切要求。以继续教育来说，其中档案容纳了相关人员的各种信息数据，但和以往管理环境不同的是，当前档案的信息处理和使用基本通过网络来实现，对于继续教育档案管理有了多元的要求。为了满足现实需求，需要改变传统文件管理形式，采用先进的信息化管理手段，以此提升继续教育档案管理的信息化水准。本文即以此为主题，分析继续教育档案管理信息化建设的现状，并相应提出继续教育档案管理信息化建设的要点和策略。

一、继续教育档案管理信息化建设的现状

继续教育是已负有成人责任和已经参加工作的人所接受的教育活动，其中涉及的教育形式有远程网络教育、成人高考等，相比于其他的教育模式，继续教育内容复杂，面临的人群信息各不相同，这无疑增加了档案管理的难度。同时，因为缺乏完整、清晰的指导模式，在继续教育档案管理信息化中没有标准的原则保障，使得继续教育档案管理在信息收集、归档以及应用等方面缺乏规范性，影响了实际价值的发挥[1]。其次，继续教育档案管理信息化建设时间较短，在这一方面尚不具备深厚的工作经验，那么在实施过程中会耗费较多的成本，无可避免地会出现一系列问题。同时，档案管理信息化建设对于工作人员的信息化水平有较高要求，传统的档案管理从业人员并不适宜当下复杂的环境，在技术方面存在短板[2]。

除此之外，档案信息化建设管理是面对大量的数据信息进行一系列处理，在这一过程中信息技术是关键。但处于大数据和互联网迅速发展的环境中，档案的管理同时面临安全风险，如若不加以规范，做好安全管理操作，很容易导致继续教育人员相关信息流失，引发不必要的损失。当前，很多档案管理人员在信息化建设方面缺乏安全意识，致使继续教育档案管理处于低水平状态，对于档案信息的利用程度较低，同时也对继续教育的部分教育活动造成了重大影响。

二、继续教育档案管理信息化建设的要点

档案管理信息化建设是继续教育现阶段运行发展的重要工作内容之一，在信息技术的支持下，档案管理的效率会显著提升，可以更好地服务继续教育相关工作。但档案管理涉及较多内容，其中包括数据信息的收集、分类、储存、调用等，不同的环节需要采用差异性的手段。所以，继续教育档案管理信息化建设需要明确要点和目标，使这一管理活动在信息化建设方面取得显著成效。一方面，要充分应用信息技术来改变档案信息的处理方法，让继续教育档案的操作在储存、信息分类整合以及利用方面实现统一;另一方面，要及时关注外部环境的变动，了解我国档案管理制度，以客观需求對继续教育档案管理信息化模式进行创新，使其具备网络化、数字化的特征[3]。要注意的是，继续教育档案管理信息化建设能够极大地提高档案处理和应用效率，但在这一过程中要服务于相关人员，因此，并不能脱离制度范畴，在整个建设过程中，必须要形成标准化、先进性的管理体系。

三、继续教育档案管理信息化建设的策略

（一）加大投入，有效推进档案管理信息化建设工作

档案管理在继续教育中是不可缺少的环节，但以往这一环节缺乏足够的重视，没有充分的时间和资源建设，以至档案的管理常常存在混乱，浪费大量成本补充数据、查询数据，同时也导致其他教育活动难以正常进行。为改变这一状况，首先要提高继续教育档案管理信息化建设的重视力度，加大资金和资源的投入，使这一管理活动的改革需求能够得到满足[4]。一方面，继续教育档案管理部门需要升级设备和基础，引入先进的配套软件，创建良好的信息建设环境，在技术上进行有效支持;另一方面，在资金上进行有效投入，针对档案管理信息化建设设置专项资金，以满足建设中的客观要求，使得各项信息化建设活动能够顺利实施。对于很多继续教育档案管理部门来说，自身缺乏先进的仪器设备和技术条件支持，那么为了提升继续教育档案管理的水平，则需要与外部企业合作，充分应用相关信息技术公司的应用管理软件，使得信息收集和处理能够精准开展[5]。比如引入高分辨率的扫描仪，采用三维立体图像进行储存。同时，继续教育档案管理要做好分类处理，当前档案管理内容除了文件，还包括了各种视频、图片、声音等，那么在这一过程中需要采用科学的技术手段分离处理，使其能够与当前的信息化运行环境相符合。

（二）完善制度，逐步规范档案管理信息化建设系统

继续教育档案管理信息化建设并不具备独立性，其应用信息技术并对各个环节优化的过程中必须要一定的规则指导，使其规范实施，符合我国继续教育档案管理信息建设制度。在实践中，档案管理者一方面要全面解读档案管理信息化建设的制度，将其作为参照来开展建设活动。同时，以自身发展的状况和属性来健全教育档案管理系统，使各个环节拥有详细的说明指导。此外，档案管理中涉及了信息收集、归类、检索、查阅以及调用等环节，每一部分同样需要制定对应的操作制度，让相关人员按照制度规范操作。通常来说，档案管理会面临大量繁琐、冗杂的信息处理，不同的人员在操作中因为缺乏制度的理解，使各个管理环节难以有效衔接。因此，在信息化建设中需要明确人员操作职责，使得档案移交接收、归档、查阅都有专人负责，以此高档案整理和应用效率。除此之外，为了保证继续教育档案管理信息化建设的质量，需要实施监督检查活动，针对信息化建设的不足制定针对性的解决方案，从而健康、稳定地推动档案管理数字化建设任务，让其拥有安全运行机制保障，维护相关人员信息的安全。

（三）强化培训，显著提升档案管理信息化建设水平

档案信息化管理建设包括了基础设施的建设、信息资源的建设、准则规范的建设、应用系统的建设等，在这一过程中对于管理人员综合水平有较高要求。除了具备基础的档案管理职业素养，在信息化建设中还需要拥有信息技术操作经验，能够借助先进信息技术提高档案管理效率。为了实现这一目标，基础教育档案管理部门需要人员培训，更新管理理念，就信息技术手段进行学习，使得相关人员能够灵活应用复杂多样的管理需求。具体实践中，要明确培训的内容，比如电子文件和电子档案管理规范、数字化档案室建设指导、归档文件整理规则等、电子档案管理系统通用功能要求等。同时，要制定培训考核机制，提高人员的重视力度，积极学习档案信息化建设的方法技巧，将其应用在实际管理工作，使其拥有高水平的档案信息处理能力，提高继续教育档案管理信息化建设的整体效果[6]。另外，管理工作的信息化建设受到信息技术的影响，但当前信息化发展迅速，各种先进的信息技术不断地涌现，这使得档案管理要及时更新思想，管理人员必须具备信息化视角，不断地结合继续教育的动态发展情况和客观要求对档案管理内容和方法进行调整，以更好地推动我国继续教育事业向前发展。

结语

档案管理信息化建设是在以往继续教育档案管理活动中应用现代信息技术，对各项档案管理的操作流程进行优化升级，使其从原有的实体管理向信息管理转变。在继续教育领域实施档案管理信息化建设是顺应行业变化的必要选择，也是提升管理效率和水平的重要手段。但信息化建设并不能一蹴而就，这是长期的建设任务，继续教育档案管理人员需要明确信息化建设的重点，进而在这一方面加大投入力度，奠定信息化建设的基础。同时，要借助相关信息技术，参考我国档案管理制度对自身的管理活动进行改善，加强人员的建设水平，使得继续教育档案管理能够拥有规范的信息化运行体系。

参考文献

[1]王晓蕾. 关于继续教育档案管理信息化建设的相关研究[J]. 办公室业务， 2017， 000（008）：90-90.

[2]刘艳英. 档案信息化建设与档案管理的几点思路[J]. 科学与财富， 2017， 000（034）：25-25.

[3]栾健， 孟莹， 董国平. 对继续教育管理信息化建设的相关探究[J]. 现代职业教育， 2018， 000（035）：294.

[4]陶锌其. 议高等学历教育继续教育档案管理信息化建设[J]. 卷宗， 2020， 000（002）：105.

[5]暢靖生， 吴红， 李文华. 医院继续教育档案的网络信息化管理及应用[J]. 科技视界， 2018， 000（013）：251-252.

[6]李涛. 继续教育档案管理信息化建设的路径[J]. 青年与社会， 2019（15）：177-178.