工程档案管理在建设工程中的重要性研究

马勇杰

摘要：随着社会的飞速发展，档案事业也越来越受到人们的重视，在建筑工程中，工程档案有着极大的价值，其是对建设工程建设依据、建设过程的详细记录，是对过往工程建设的反映，同时也能为未来工程建设提供依据，重视工程档案管理，就是在推动建设工程的优良性。目前来看，工程档案管理还存在着一定问题，主要表现在工程档案管理信息化建设不足、工程档案管理不够精细化、工程档案管理人才素养不足三方面问题，还需要针对问题进行改革和创新才行，推动工程档案管理朝着信息化方向发展，从纸质档案改革为电子档案，同时落实工程档案管理制度，从粗放式管理到精细化管理，另外加强工程档案管理人才队伍建设，打造高能档案管理团队，多措并举，才能让工程档案管理发挥其应有的作用。

关键词：档案事业管理;转型发展

引言：

工程档案管理工作是工程建设中不可缺少的一部分，它是过去事业的见证与记录，也是现在事业的管理，更是未来事业的基础。为阐述工程档案管理的多方面思考，下文首先对工程档案管理管理的重要性进行详细说明，其次分析目前工程档案管理中存在的问题，最后结合问题来分析工程档案管理创新优化的策略和建议，以供参考。

一、工程档案管理的重要性

（一）工程档案是对工程的直接反映

工程档案记录着工程建设以来的重大事宜以及各类工程资料，具有非常强的记录、反映功能，比如工程建设设计文件、比如工程建设材料检测合格文件等等，工程档案具有非常大的应用价值，其能够在工程建设中做出重大贡献，工程相关管理人员可以通过查看工程档案来了解工程建设的详细过程。另外，工程建设中落实责任制，通过工程档案的回溯、反映功能，其能够记录工程建设的细节，清晰划分责任，找到该负责的事宜和人员[1]。

（二）工程档案管理促进工程建设质量

工程档案管理非常重要，工程单位只有重视工程建设，加强工程建设，一方面可以以资料档案为载体来直接加强工程建设质量，比如工程档案资料员在整理档案的时候，及时发现档案记录中存在的问题，发现材料采购和检测方面存在着鱼目混珠的现象，材料检测也不合格，及时向工程单位进行了反映，制止了工程质量隐患;一方面通过档案记录，构建强大的精神内核，形成强大的工程档案管理文化，让档案发挥更大的意义，来间接提升工程建设参与人员的责任意识，来促进工程建设质量。

（三）工程档案是工程验收的重要依据

建设工程在建设完成之后，验收程序也至关重要，而工程档案就是工程验收的重要依据，以工程档案为载体，了解工程建设的流程、设计工艺、工期、流程等，了解工程建设的每一个细节，进而加强工程建设验收的质量和效率[2]。

（四）工程档案是对未来事业的奠基

工程档案中蕴含有非常大的精神财富和实用价值，做好工程档案管理，了解工程建设的始末，相关人员查看过往档案资料，就能够让未来的工程建设重大决策更加准确，少走弯路，避免意外的發生，在关键的、容易发生问题的地方倍加留意，推动工程单位卓越发展。

二、工程档案管理中存在的问题

（一）工程档案信息化建设落后

随着时代的发展，信息化已经成为社会先进技术的体现，各行各业都在探索信息化建设，对于工程档案管理来说也不例外，工程档案信息化建设能够让工程档案管理更加方便，工程档案能够保存更长时间，不易损坏。相应的，就需要以精良的信息化硬软件来实现，但目前来看，一些工程单位对工程档案信息化建设不重视，未探索工程档案信息化建设，或者配置和技术较为落后，工程档案信息化只是空架子，这都会影响工程档案管理的有效性。另外，在推动工程档案信息化建设的同时，使用机制也需要随之完善，比如调取权限，比如信息安全防护等，很多情况下，工程单位都忽略了这些。

（二）工程档案未能精细化管理

目前工程档案管理大多处于粗放式管理模式，主要表现为缺乏工程档案管理规章制度，工程档案的编目格式、调取权限、管理流程等各方面都存在问题，这导致工程档案管理太过松散，一些问题总是会在不经意间发生，针对于此，需要对工程档案数据或资料精细化管理才行，针对工程档案的收集、整理、立卷归档、保管统计、档案利用再到档案销毁整个生命周期的细节处进行科学管控，制定精细的管理制度，详细规定档案管理人员或其他人员的行为。

（三）缺乏专业人才

让专业的人干专业的事情，目前也存在工程档案管理人员方面的问题，首先对于基本的档案管理工作，因为对工程档案管理的重视程度不足，导致工程档案管理制度存在缺陷，很多工程单位的档案管理人员并非专业档案人员，或者档案管理部门和职位空缺，或是一人多职等等;其次对于信息化工程档案的建设，工程单位也往往缺乏信息化人才，这方面也有很大强化空间。

三、提升工程档案管理有效性的策略和措施

（一）明确工程档案管理重要性

要想提升工程档案管理的有效性，就必须对工程档案管理重视起来才行，工程档案是对工程建设情况的详细记录，以工程档案为载体，可以让工程管理更加方便、更加高效，同时也能够在工程验收方面发挥重要作用，对未来工程建设提供数据支撑，是塑造强大精神内核的根本，时至今日已经成为工程单位核心竞争力的一部分，重要性不言而喻。因此，相关工程单位应该重视工程档案管理工作，加强要求，杜绝粗放化管理，找到工程档案管理现状以及问题，及时改进问题，让工程档案管理更加高效、更有质量。

（二）推动工程档案信息化建设

随着步入信息化时代，各行各业都在探索业务朝着信息化方向发展的道路，对于工程建设以及工程档案管理来说也是一样的，纸质工程档案有着不易整理、不便利用、耗损问题等问题，而电子工程档案则可以让公称档案收录、存储、调取、查看变得异常方便，让工程档案编目、档案计量基础更加标准，提升工程档案管理的效率和质量，提高工程档案的利用率。因此，工程单位需要加快工程档案信息化建设，构建完善的工程档案信息化系统，引入先进技术，落实硬软件配置。另外，在工程档案信息化建设的同时，电子工程档案的编目规章、计量基础、调取查看权限等都要变得更加标准才行，让工程档案信息化建设发挥更强的作用[3]。

（三）落实精细化工程档案管理

要改变传统工程档案粗放式管理，而推动精细化管理，让工程档案管理变得规范化、标准化、清晰化，避免出现管理方面的问题，提升工程档案管理的质量。具体来说，首先要制定完善的工程档案管理规章制度[4]，所谓“无规矩不成方圆”就是这个意思，工程单位将工程档案管理规章制度细化、量化规定，遵循实事求是原则，比如信息化档案的格式、编目规则、收录规定、保存期限、调取权限、销毁原则、转档流程等各方面，工程档案管理人员需要按照精细化的规章制度来展开工作。其次，要制定标准的工程档案管理流程，对于档案的收录、调取等工作，制定严格的工作流程，具体哪些人负责，哪些人进行审核等等，逐级审核，责任人进行签字后存档，落实责任人制度，谁参与谁就要负责[5]。

（四）重视档案安全性问题

对于纸质档案来说，其安全性较为简单，主要是做好“十防”，实现“三室分开”，包括防潮、防虫、防静电、防火、防偷盗等工作，以避免纸质工程档案受到损坏，对于重要的纸质工程档案，应该进行档案备份，在原件被损坏后能够派上用场，此外，对于纸质档案还应该做到定期清理、定期修复工作。而对于信息化工程档案来说，随着时代发展，信息化档案泄露、被黑客攻击的事情越来越多，工程单位应该重视信息化工程档案的防范才行，根据国家规定的等保制度来构建完善的电子档案系统防火墙，并且建立档案副本保存体系，最大可能降低档案损坏或泄漏的风险，并且加强档案信息安全性方面的宣传，避免人为泄露档案信息[6]。

（五）加强档案人才队伍建设

结合上文说明，工程档案管理存在这工程档案管理人才不足的问题，还需针对诸多问题进行优化和改进才行。这里从多个方面来进行说明，首先是对于工程档案部门不完善，岗位不健全的问题，其中可能发生一些专业性或矛盾性问题，要想落实落实档案管理工作，完善、专业的部门不可或缺，为确保工程档案管理的顺利开展，工程单位需设立专业的工程档案管理部门，设置专业的工程档案管理岗位[7]，专职专用，提高所属地位，直接对工程管理层负责，可以有检查权限，可以去工程建设相关部门、班组开展调查、核实、审计工作;其次对于工程档案管理人才来说，工程档案繁多，其内容反映工程建设的各个方面，工程档案管理人员只有了解工程建设的多方面机制，才能看得懂档案资料，才可能从档案中找出问题，同时，工程档案信息化建设下，工程档案管理人员也需要具备相应的信息化能力，因此，可以说工程档案管理人员需要全面化人才，工程单位只有配置高质量工程档案管理人才，才能让工程档案工作高效且高质量。

而加强档案人才队伍建设，一方面要做好宣传，建立专业化的档案管理团队，宣传档案管理工作无私奉献精神、实事求是精神、一丝不苟精神等各方面;一方面要做好人才引进工作，提升工程档案管理工作人员的人员待遇，来吸引更多的英才投入到工程档案管理事业中来，工程单位把好选聘关，抬高门槛，放宽视野，选聘优秀的、多类型的人才，保证工程档案管理工作能够保质保量开展;一方面，工程单位需要构建长效的档案管理培训机制，以此来强化档案管理人员的技能素养，工程档案管理人员需要持有档案资料员证书或其他证书，了解档案管理所需要的基本技能，熟悉工程档案管理业务，并且随着工程档案信息化建设的不断发展，也需要档案管理人才具备一定的档案信息化管理素养[8]。

四、结束语

从上文可以看出，随着社会的不断发展，工程档案管理越来越受到人们重视，工程档案将发挥更加关键的作用，而结合现状来看，工程档案管理还存在着一些问题，档案信息化建设不到位、精细化管理不到位、人才缺乏，相关工程单位需要看到工程档案管理方面存在的问题才行，明确工程档案重要性、推动工程档案信息化建设、落实工程档案精细化管理、重视工程档案安全性管理、加强工程档案人才队伍建设，多措并举，积极创新，寻求突破。

参考文献

[1]朱光艳.工程档案管理在工程的整个生命周期中的重要性[J].陕西档案，2019（03）：45-45.

[2]李莉兰.工程档案管理在建设工程中的重要性研究[J].建材与装饰，2019，000（010）：159-160.

[3]杨勇.资料档案管理在工程建设中的重要性分析[J].山西青年，2020，No.579（07）：238-238.

[4]林瓊.建筑工程档案管理的重要性及科学化管理措施探讨[J].地产，2019（15）：101-101.

[5]李秀玲.建筑工程档案管理的重要性分析及科学化管理对策[J].产城（上半月），2020（2）：0127-0127.

[6]蔡雪峰，杨尊煌，郑莲琼，等.基于BIM的建设工程电子文件与电子档案管理体系研究[J].土木建筑工程信息技术，2019，011（004）：54-62.

[7]文若霜.基建工程项目中档案资料的监控与管理[J].城建档案，2020，No.253（10）：55-56.

[8]李玮，陈庆勇，隋玉涛，等.建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作分析[J].卷宗，2019，000（028）：60.