企业文书档案保密管理工作的思考

朱欣

摘要：文书档案属于企业管理的重要一部分，还有企业文书档案保密工作也是档案管理工作中的重点内容，做好档案的保密工作，除了可以确保档案具备的价值，还能确保充分发挥档案的作用，这些和企业的稳定发展有一定的关系。本文主要讨论企業文书档案保密工作存在的问题以及优化企业文书档案保密管理工作的措施。

关键词：企业;文书档案;保密;对策

前言：

保密工作和社会主义现代化建设有密切的关系，伴随着社会的发展，档案的利用率在不断提升，大家逐渐意识到档案资源的社会价值，档案资源在被使用的时候，涉及到一个重要的方面就是档案的保密。党和国家、企业的稳定受档案保密工作的影响，文书档案管理的水准决定着企业生产、管理的正常进行，企业的各项决策都受文书档案信息机密性的影响，由此可见，企业文书档案保密工作在企业管理中有重要的作用。

一、企业文书档案保密工作存在的问题

（一）需要提升工作人员的素质

企业文书档案管理工作的主体就是企业的员工，而员工的素质对档案管理质量有直接的影响。在企业档案信息管理中，也会使其他职位人员用兼职的形式管理档案，或者是聘请非专业人员从事管理。因为档案管理人员素质参差不齐，对开展档案保密管理工作有直接的影响。

（二）缺乏完善的管理制度

我国出台了有关的法律法规，保证企业档案信息的安全，同时作为企业的方案保密工作开展的基础，企业在发展的时候，档案管理数量也随之增加，而传统管理制度还需要按照企业发展变化进行优化。大部分企业档案制度的完善，比较强调保密工作，不能确保工作的成效。

（三）硬件、软件应用不足

在现在信息技术化的时代，不管是企业的发展还是在其他的领域中，开发信息技术以及应用信息技术，已经变成一项重要的工作内容。但是在文书档案保密管理期间，如果是使用先进的信息技术，可以减轻工作人员的工作压力，还能提升工作效率。而在企业的发展中，经常会选择在其他工作中使用信息技术，忽视档案保密管理工作。

二、优化企业文书档案保密管理工作的对策

（一）提升文书档案管理人员的素养

从事文书档案管理人员是档案保密管理中重要的环节，工作人员的专业素养以及综合能力会直接影响这项工作的顺利进行。企业管理人员需要更新工作观念，强化对文书档案管理的重视，定期组织培训活动，培训档案管理人员学习专业知识，不断丰富自身知识储存量，运用于工作中[1]。因为企业部分管理人员不是专业人士，这样企业可以聘请专业的文书档案管理人员，且丰富管理的队伍，提升企业文书档案员工整体的素养。但是在培训中，可以教授管理人员先进的管理方式，使其按照有关的要求进行专业的管理。对于掌握计算机能力较差的员工，可以有针对性的训练，带领其学习新的技术，更新理念，提升管理的效率，给文书档案保密管理工作的开展打下基础。还有将管理人员的作用充分发挥出来，使其将不同的档案进行分类，详细记录档案的存放以及借还记录，保证档案的安全性。在日常工作中，企业管理人员需要保证档案室的干净整洁，防止档案信息受外界环境的影响[2]。从事档案管理人员还应该拥有足够的责任心。因为文书档案信息具备较强的机密性，如果工作态度不专业，可能会泄漏机密。由此可见，需要选择专业能力强且敬业的人员。

（二）优化管理规章制度

有关的管理制度是企业文书档案保密工作的基础，也是重要的一个环节。不管是借阅好是存档都需要遵守有关的程序。在工作人员借阅的时候，一样需要经过上级部门的许可，还要说明借阅的理由，才可以阅读有关的文件。在存放档案的时候，还是需要有详细的记录，保证信息的完整性[3]。针对出入档案室的人员，需要进行严格的登记，没有经过允许，不能进入档案室。文书档案管理工作对企业的发展有重要的作用，构建有效的管理制度，可以解决传统工作中存在的缺陷，经过有效的规章制度，就能保证文书档案保密工作的成效，提升工作效率。

（三）构建及信息化档案管理

就文书档案管理中，想要提升工作效率，需要使用现代化信息技术，提升信息的保密性。并且建立信息化档案，可以实现共享信息资源，对于机密性的信息，必须在取得允许之后，才能登录获取信息[4]。建设信息化档案管理，可以减少工作人员的工作量，还能防止传统管理带来的信息丢失情况。企业如果是使用信息化得管理形式，就需要建立防火墙等有关的杀毒软件，防止出现黑客窃取数据的现象。应用信息化文书档案管理，贴合新形势发展的特征，可以有效提升企业经济文化水准，使企业更好更稳定的发展。当前阶段，这项技术已经广泛应用于企业中，还取得较好的效果。

（四）调整档案的密级

伴随着时间的发展以及贯彻落实有关文件，文书档案的密级也需要随之变化，其中包含着三种情况：解密、升密、降密这三种，大部分文件都是降密以及解密情况。甚至有些档案是有保密限制的，因此对档案的保密实现需要有详细的记录，但是有些档案是由于原指导文件的变化致使其保密性发生变化。企业的档案储存需要严格遵守《保密法》，伴随着档案保密制度的完善，需要建立划定秘钥的制度以及调密通知单制度、涉密档案接收标准，保证企业文书档案的安全性。

结语：

综上所述，做好档案管理工作就是企业稳定发展的基础，做好企业文书档案的保密工作是企业管理不能缺少的一部分内容，需要给予高度的关注，不管是对档案自身的管理还是对档案管理人员的管理都需要严格遵守有关规章制度进行，最好保密工作，使企业可以稳定可持续发展。

参考文献：

[1]季婉楠. 新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考[J]. 办公室业务，2020，（12）：93+107.

[2]李彩虹. 浅谈新形势下企业如何做好文书档案保密管理工作的选人与用人[J]. 国际公关，2019，（08）：185.

[3]王金英. 企业文书档案保密工作探讨[J]. 办公室业务，2019，（06）：109.

[4]刘金婷. 探讨电力企业文书档案的保密管理[J]. 青年与社会，2019，（04）：137-138.