大型钢铁企业办公用品信息化管理模式探析——以首钢京唐公司为例

崔文娟

（首钢京唐钢铁联合有限责任公司，河北 唐山市 063200）

一、办公用品手工管理模式的现状和存在的问题

1.现状

首钢京唐公司占地约30平方公里，正式职工约1万人，各部门之间相距较远，但业务上却具有紧密的联系。公司办公用品主要包括：办公家具、办公设备、办公耗材和文具等。原有的管理模式为费用总额管控、实物三级管理及手工登记台账的粗放型管理模式。费用总额管控即费用实行总额控制，具体指办公室根据计财部下发的年度费用指标，并结合各单位人数及实际需求分配费用，通过对各部门按年度费用总额进行控制，保证费用不超标。实物三级管理指办公室作为归口管理部门及一级管理机构，依据《办公用品管理办法》相关规定，组织各单位二级管理机构——综合办公室按需提报计划、采购、验收入库、发放、使用、维修、报废等；各单位综合办公室再组织三级管理机构——各作业区按需提报计划、发放领用等。

2.存在的问题

原有的手工管理模式在满足专业管理基本需要的同时，还存在着一定的问题。

（1）耗人耗时耗力

办公室在按照各单位计划手工分拣以及为各单位分发办公耗材和文具时，分发数量容易出错；有时还需二次核对，且各单位须找人找车到指定地点进行装卸及二次分发。

（2）账物不符

各单位根据采购报告或需求计划手工登记台账，对品种、数量、状态、使用部门等缺少详细的记录；职工的入离调转易导致手工台账更新不及时，记录不准确。

（3）库存积压，资源浪费

因各部门存档的都是纸质台账，既不方便保存，又不方便查询，且容易丢失，不利于办公室掌握各部门的实际库存情况；难以有效协调各部门办公用品，部分办公用品长期在库房堆积，形成无效库存，导致资源严重浪费。

二、办公用品管理模式分析与选择

为了解决办公用品手工管理模式的弊端，进一步促进办公用品标准化、精细化管理，首钢京唐公司在对管理现状及存在的问题进行分析的基础上，通过头脑风暴初步确立了以下几种办公用品管理模式。

1.现金模式

根据制度规定及办公用品实际使用情况确定每个人的办公用品费用标准，随工资一并发放。

2.超市自选模式

首先，确定职工个人费用标准并充值虚拟货币。办公室根据年度费用指标及各部门人数确定职工个人办公用品费用标准，为职工配发的一卡通充值固定的虚拟货币。其次，确定超市作为采购和销售办公用品的主体单位。由厂内各超市将办公用品纳入经营范围，负责自采及出售。此外，确定职工超市自选及刷卡结算的领用方式。各单位职工需要办公用品时，可派代表持卡前往超市挑选办公用品，以刷卡方式领用，扣除一卡通内的虚拟货币。最后，办公室定期根据后台刷卡金额进行监督及结算。

3.自动售货机自选模式

首先，将所有的办公用品按自用和公用性质进行分类，将体积较小、价格较低、自用的办公用品通过自动售货机售卖，体积较大、价格较高、公用的办公用品依然采取原来的二级库存管理模式由专人发放。其次，由供应商根据办公用品形状各异、大小不一的特点免费设计专门的自动售货机，摆放在各作业部、餐厅等人员比较集中的地方，进行售卖和定期补货和维修。最后，由办公室根据后台售卖数据进行结账。

4.信息化管理模式

开发办公用品管理系统，与现有的采购供应链系统对接，实现线上提报需求计划、采购、供应商直送各部门、收货入库、库存管理、领用发放、办公用品查询和报表等功能，真正做到账物相符，以节约人力、物力及合理利用资源。

经分析，前三种管理模式存在以下难点：（1）个人费用标准不好制定。由于岗位性质不同，使用办公用品种类和费用不同，如果一刀切则会增加费用和成本。（2）职工自用和公用的办公用品无法完全区分开，公用性质的办公用品无人承担和提供。（3）前三种管理模式只适合办公耗材和文具，办公家具和办公设备管理模式不适用，依然存在一定的问题。

相反，信息化管理模式具有其他管理模式不具备的优势：（1）成熟的开发团队和开发经验。前期有专业团队新开发一套劳保系统，运行良好。（2）完整的线上采购渠道和专门的采购机构。办公用品一律通过采购供应链系统提报计划，经线上逐级审批后，由采购中心集中招投标及采购。通过信息化手段，可以严格管控办公用品各环节，做到公开、透明，避免浪费；可以合理调配及管理办公资源，进一步提高办公用品使用率和职工工作效率[1]；可以更全面地对所有的办公用品实现精细化管理。

三、办公用品信息化管理系统开发与设计

经领导决策确定信息化管理模式后，牵头部门第一时间召开办公用品信息化管理项目启动会，确定项目领导小组及工作小组成员，明确分工职责和完成时限，布置项目相关工作。项目推进过程详见下图。

下面就系统开发过程中的关键环节进行详细的阐述。

1.需求调研及流程优化

需求调研[2]作为系统开发的第一步至关重要。在项目小组调研会上，首先由办公室描述办公用品专业管理现状及业务流程，大家在了解业务的基础上再结合公司实际集中讨论，逐步改进并最终确定办公用品管理业务流程图，如下所示。

2.功能模块开发与设计

根据需求清单和业务流程最终形成办公用品管理系统各功能模块[3]，系统功能结构图[4]如下：

3.系统设计亮点

系统设计有以下亮点：（1）将办公楼和办公用房纳入系统管理。办公家具具有体积较大、安装不便、不易挪动的特点，因此，在专业管理中，办公家具以房间为载体进行管理，实现房变家具变。只有将办公楼和办公房间纳入系统管理，才能做到办公家具专业化管理。（2）办公设备以人为载体进行管理，实现设备随人走的管理要求，真正做到人物对应、账物相符。（3）办公耗材按照“总额管控，二级库存，按需领用”原则进行管理，取消作业区级库存，真正地为基层减负。（4）通过系统自动生成需求计划，代替手工层层提报及汇总整理。首先，由各需求部门对系统中所有物料设置一个标准库存；然后，通过系统提报计划时，系统会根据公式“计划量=标准库存-实时库存+调整量”自动生成计划量。若有特殊调整，可直接通过修改调整量来改变计划量。

四、结语

办公用品专业管理是一项涉及范围广、工作内容繁琐且复杂的工作。国有企业和行政单位对办公用品的管理将会越来越严格，越来越重视，将传统的手工管理模式升级为信息化管理模式[5]是大势所趋，以实现办公用品科学化、精细化专业管理。办公用品管理系统的开发解决了很多问题，但是，若执行不力，依然达不到系统设计的初衷。

首钢京唐公司从以下几方面入手，以保障系统功能的真正实现。（1）加强培训，提高认识，转变意识。通过专业培训，使职工从根本上认识到办公用品管理系统的重要性，转变粗放式管理的思维方式和工作模式，以适应现代化、信息化管理的需要。（2）重新修订制度，保证制度与系统的一致。自系统上线后，各单位具体职责发生了较大的改变，必须结合系统功能，及时修订《办公用品管理办法》，为后续业务的有序开展提供制度保障。（3）预留接口，不断改进和完善系统。为了适应办公用品专业管理的发展需要，系统设计中预留了多个接口，具备了一定的可扩展性，以保障业务和系统的一致性。