首钢矿业公司档案系统的应用与分析

张 进

（首钢集团有限公司矿业公司，河北 迁安 064404）

随着企业的日趋发展及随之产生的对生产、经验、管理等方面历史数据需求的不断提升，对档案工作提出了更高的要求。尤其是企业云平台、大数据互联互通、智能手机移动端的应用与普及，企业普遍使用自动化办公系统，处理公文、邮件往来、专业信息流转等业务，促进了传统归档认知及模式的转变。在信息化飞速发展的时代背景下，首钢集团有限公司矿业公司（以下简称首钢矿业公司）新档案系统于2019年11月1日正式上线，新档案系统的应用及特色功能提升了首钢矿业公司档案管理水平。

目前，随着企业云平台、大数据互联互通、智能手机移动端的应用与普及，各企业逐步建立OA（Office Automation，即自动化办公系统）系统，处理公文、邮件往来、专业信息流转等业务。企业的快速发展和科技更新对信息的运转效率提出了更高的要求，使文书档案工作面临新的人文环境。

一、应用背景

随着矿产资源行业竞争日益激烈、内部生产经营任务日趋繁重，要求企业树立现代的档案管理理念，无论是档案业务工作，还是档案管理工作以及档案信息的交流，都应以现代化的技术手段作为媒介，充分利用计算机及网络进行现代化管理，帮助解决问题，提高管理水平和效率。把电子文档管理系统的研发融入网络大系统，把档案管理的计算机化纳入企业单位信息化建设的总体方案，使档案从收集、整理到检索形成部门资源共享、网上流转一站式信息化管理。然而部分企业因为对档案专业工作缺乏大局意识、思想观念传统，未建立起信息化档案管理系统，依靠纯手工操作、纸质化管理，给档案管理、信息共享、档案检索等管理工作造成诸多困难，严重影响了档案工作质量和档案管理工作效率，导致档案工作手段与效率落后于本企业的其他专业管理工作，与企业的总体发展环境相违和。

另外，部分企业建立了档案管理系统，但是由于其缺乏先进性，不能很好地满足当前档案工作的需要。例如，公文系统和档案系统完全独立，不能将文书工作和档案工作融合成一个整体，以保持业务的连贯性、与原始数据的一致性，大大降低了信息的利用率，同时也不可避免地造成转录数据过程中的出错频频发生；其次，档案系统内不能实现流程化和规范化的业务管理，可操作性、智能性差，降低了使用人员的工作效率及档案数据整理的正确率。

二、矿业公司档案管理系统的推广应用

档案管理网络化是信息化建设重要组成部分，这不仅关系档案管理的技术进步，而且单位信息化建设的进程和成败。在信息化飞速发展的时代背景下，如何更有效的利用档案数据为企业服务，需要对档案系统的时效性、规范化、可操作性、安全性等方面提出更高要求。在此发展背景下，首钢矿业公司新档案系统于2019年11月1日正式上线，该系统实现了单点登录、数据直达、信息共享、管理规范、操作规范、安全便捷的档案操作方式。

首钢矿业公司档案系统业务范围包括借阅管理、档案管理（文书档案、科技档案、荣誉档案、声像档案、专题档案）、报表管理、权限管理四大功能模块。其中，文书档案包含党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理、未分类档案5个类目。

（一）实现公文及档案数据集成贯穿

目前，首钢矿业公司将协同工作平台（处理公文、邮件、其他事务等）、档案系统接口做对接，使公文及档案数据贯穿，待协同工作平台内公文流程结束后30天后，数据自动流转至档案系统。档案员在协同工作平台登录后通过档案系统的集成登录接口直接跳转至档案系统进行档案操作。集成贯穿功能的设计，实现了单点登录、数据直达，确保了公司内档案信息资源的共享，为本单位综合信息化建设补上了重要一环。

同时，档案系统对协同工作平台公文信息的调用和继承特性，将协同工作平台发文、收文、请示、汇报与反馈等公文流程的几乎所有的文书信息，如标题、文号、拟稿日期、拟稿人、批示表单、正文、附件等，都过渡到档案系统中，为档案管理人员实现了一站到底式服务。档案人员后期在进行报表管理时，可以把前期的数据作为基础数据直接调用继承。同样，也可以充分利用已有数据，降低手工录入的概率，从而达到减少重复劳动、降低错误率的效果。

（二）安全架构及升级维护

整体上，首钢矿业公司档案系统以“业务应用运行安全、信息系统运行安全、基础设施运行安全”为目标，建立安全技术保障、安全运维保障和安全管理保障措施，由统一身份认证服务器、网络安全机制、用户计算机环境实现对矿业公司档案系统的安全使用。

图1 档案系统安全架构

1.统一用户及认证。应用首钢集团统一用户及认证管理平台，完成组织用户与人员数据的梳理和导入，实现每名职工及单位的身份认证，进而实现多维度业务授权，实现用户访问行为系统预警与实时风控审计，达到统一身份、统一认证管理目的。

同时，针对不同安全级别的用户，统一身份及认证系统提供了不同层级的安全控制；例如针对普通用户，系统一般提供用户名、密码和动态验证码进行安全控制，针对更高安全需求的用户系统提供了更高级别的安全防护，例如用户多因子认证，允许用户设置短信验证码，可支持用户证书等；用户还可设置安全策略进行安全控制，如登录地点的限制、异地登录告警等。

图2 档案系统网络安全机制

2.网络安全机制。档案系统的主业务程序部署在局域网内，档案系统的网络安全由路由器、防火墙、防病毒网关以及防病毒服务器构成安全的边界防护网及数据传输通道实现。服务器端口的管理和数据交互技术确保档案系统处于安全可控和低风险环境下。通过对数据传输通道加密，实现了对系统有效访问地址和储存数据的有效保护。同时，数据层面支持多层级的权限控制和数据备份恢复机制，能够有效控制涉密数据的传播和防止数据丢失。

3.系统升级维护。首钢矿业公司档案系统有专门的系统管理员和首自信运维管理员，可确保程序随业务和操作需要定期更新；具备较强的扩展性；配有可设置的数据字典；这些使得系统具有较强的可维护性。

（三）档案系统使用功能

1.设计明确、功能全面。档案系统操作界面包括：导航区，展示档案模块及其层级目录；查询区，通过特定条件进行档案记录查询；功能操作区，档案操作按钮；数据展示区，根据用户操作显示档案记录信息。

查询区提供了多种档案查询条件，机关文书档案管理人员或查询借阅人员可根据档案标题、拟稿单位、文号、类目、种类等性质查询借阅，如输入特定条件，可查询2020年度办公室颁发的公司级的关于制度类的所有档案，并于数据展示区进行列示。见图3。

图3 档案系统操作界面

数据展示区可根据用户需要喜好，通过功能操作区的“配置查看”功能进行自由配置，隐藏不需要的、展示有用的档案信息。见图4。

图4 数据展示区配置查看

2.操作灵活可控。档案系统可满足档案工作人员全方位、多层次、便捷高效的工作需要。具有审批权限的管理员可根据用户的不同角色配置对应操作权限。如档案管理模块，文书档案工作人员仅可操作文书档案，报表管理及系统管理由超级管理人员操作；如功能操作区，档案管理人员可以对本单位形成的档案进行查看、添加、编辑、删除、打印、下载等操作，借阅人员仅可查看目录、进行档案借阅操作。

3.规范设计、提升效率。搭建各类档案需要的基础数据模块，保证档案系统管理员根据归档需要能够自行添加、修改或删除基础数据。

统一业务标准，新档案系统设计完整规范的数据字段，统一录入后台数据系统，整体上保证使用数据的一致性，机关文书档案工作人员使用时，可直接通过下拉菜单选择获取，避免人为录入时出现差错，提升业务标准及工作效率。

如数据字段：归档年限、年度、页码、日期、公文级别等。

三、结束语

当前，随着社会不断进步、经济快速发展，企业各专业查档、归档越来越频繁，档案工作逐渐被重视，如何顺应时代快速发展的趋势，需要职能部门管理人员及档案工作人员，提升站位、提高认识，加强对档案管理工作的重视程度，不断创新、积极探索、勇于尝试，采用现代化管理手段，这样才能更有效地实现档案的价值，为企业提供优质的文书档案服务。