新时代文书档案信息数字化的发展趋势

李琴 鞠海涛

摘 要：随着航天强国战略的不断推进，新时代航天行业文书档案的不断发展，互联网技术的不断提高，文书档案信息数字化在航天档案精细化管理中愈发重要。本文以北京某研究所为例，探讨了文书档案信息化的成效，提出文书档案信息化目前存在的主要问题，以及将来的实现途径。

关键词：文书档案;信息数字化

1.引言

新时代档案信息数字化技术深刻影响着航天行业档案的发展。对航天研究所而言，信息科学技术的发展能带动研究所整个管理上的转变，信息化建设已成为研究所追求航天更高目标、创造航天企业更高价值的助力器。涉密档案是研究所科研生产的历史记录，是航天企业最重要的信息资源，文书档案是涉密档案的一种，文书档案的管理水平直接影响着企业整个档案管理的质量。文书档案信息化建设是借助计算机技术促成文书档案信息资源的整合，从档案纸质管理向档案信息数字化管理为主要形式，并以大数据、云端保存和最终提供电子档案利用为主的新时代实践。在此背景下，文书档案信息化的发展现状及趋势值得我们密切关注。

2.文书档案信息化的成效

以北京某研究所文书档案为例，为适应数字化时代的发展趋势，积极推进馆藏档案数字化建设，以数字化、网络信息技术为手段，使文书文件从传统的纸质版向电子文件存储、查阅转换，实现文书档案的数字化，此举拓宽了档案管理者思路，改进了档案管理人员工作方法，提高了档案管理人员工作效率，实现了更好地为航天企业科研生产服务的目标。

2.1 提高文书档案人员效率，降低文书档案管理成本

文书档案信息化建设能够有效节省文书档案形成工作中档案人员的时间成本，利用计算机简化整理、检索、查询、借阅、归还等流程，使信息资源得到更充分利用，有利节约科研费用，降低科研成本，提升档案人员办公效率，促进此研究所快速发展。

2.2 更高效地管理文书档案信息资源

文书档案忠实地记录了此研究所的发展历史，对所的可持续发展具有重要的作用。实行文书档案数字信息化建设，将有效管理纸质文书资源，档案数字化转换加强了对纸质载体的保护，尤其对历史悠久的纸张的保护，减少反复借阅、翻看对原件造成的伤害，降低纸质文档可能被损坏、丢失的风险。通过现代化扫描技术、修图技术、光盘技术的应用，减少档案库房的面积，保存海量的信息。

2.3 促进文书档案资源利用，支持档案部门领导的管理

通过院大集中综合业务协调办公系统与文书库房、文书库房与综合档案查询系统相结合的情况，可以提高文书档案信息的利用率。纸质档案显性知识的获取相对容易，但电子档案更利用用户挖掘和获取档案隐性知识，有效的文书电子档案管理有助于积累、沉淀、传播和交流知识，提高了文书档案自动化程度及流通速度，实现了此研究所档案信息资源的高效开发利用和集中统一管理，为科研生产提供重要的信息支持。

3.文书档案信息化目前存在的主要问题

3.1 综合档案查询系统与院大集中综合业务协调办公系统没有链接

综合档案查询系统是此研究所的档案管理系统，院大集中综合业务协调办公系统产生文书电子文件，两系统间文书数据的共享难以转换，很大程度上造成了文书电子档案不能有效对接，目前此研究所文书电子档案为纸质档案数字转换，无原生电子档案，导致归档率不完整，影响文书档案信息资源的有效利用。

3.2 对文书档案信息化建设的推动力度不够

此研究所对文书档案信息化建设的重视不够，文书档案工作是由别的部门工作人员兼任，数字化转换工作由档案工作人员兼任，缺乏专职的文书档案工作人员，对文书档案个性化需求缺乏专业理念，数字化转换实施过程中缺乏针对性。

3.3 文书档案信息化建设缺乏长远设计

文书档案与航天产品、合同经营档案等不是一个统一的管理整体，档案工作存在一定的联系，但又是独立的工作，而文书电子文件应是其内容、背景（上下文）与结构的统一体。此研究所文书档案信息化建设目前缺乏长远规划，缺乏顶层设计，缺少既懂文书档案管理，同时掌握新时代电子信息技術的复合型人才。

4.文书档案信息化将来的实现途径

4.1 主管所领导重视并与航天型号等档案数字化建设同步发展是关键

所馆藏档案信息化建设离不开主管所领导的重视与支持。文书档案数字化建设需要大力投入人力、财力和物力，所领导需将文书档案信息化建设纳入所信息化建设总体规划，树立全新的档案资源信息化理念，通过加大数字设施、数字设备投入力度，通过加强对档案工作人员专业素质的培训，为文书档案信息化建设创造条件，与所科研生产相互促进，最终真正发挥出文书档案最佳专业效果。

4.2 文书档案人才建设是根本

数字时代，文书档案信息化前景很大程度上取决于文书档案相关工作者的信息化素养和业务水平。“以人为本”的原则，兼顾培养档案管理人员的计算机技术技能。研究所需定期组织档案工作人员进行参观学习，大力宣传、推广、教授如何利用数字档案馆查找档案信息资料，提高档案工作人员的信息化水平，从而使其消除畏难的情绪，了解数字档案馆，从实际操作中体验到数字档案馆的优势。档案工作人员掌握新时代档案新知识、新技能，更能保证知识储备和职业技能能满足数字时代的需要。

4.3 健全各项符合保密的档案规章制度和标准是保障

此研究所馆藏文书档案数字化建设给档案工作者带来快捷、方便和高效管理，也将文书档案的信息安全管理问题提上日程。现有文书电子文件有形成、流转、收集、鉴定、归档和销毁、保密、安全管理与责任追究制度，在档案信息化、数字化建设过程中，每一个档案工作人员还应注意归档的文书电子文件材料的技术处理问题、严格文书电子档案的归档管理、健全文书电子档案管理的检查审核制度、文书电子档案鉴定环节应明确、加强对文书电子文件保护环节的重视、以及文书电子档案利用环节等流程都要做到保密制度先行，保证文书档案管理行为在任何时候都符合保密安全在开展。对运行的电子文书的处理需依靠更完备的档案规章制度、标准和文书档案管理人员的责任意识和防范意识，必须采取有效措施杜绝安全保密隐患，保证电子电子档案的可靠性，通过技术与管理双管齐下，确保文书档案网络传输及文书档案数据库的安全。

5.结束语

新时代将数字化、信息化科学技术融入此研究所档案管理工作中，是数字档案馆建设发展之需要。档案数字化、信息化只有转变传统的档案管理模式，再造新流程，适应新变化，夯实制度、标准建设的基础，建设数字档案馆，融入所信息化管理才会有出路。作为一名兼职文书档案工作者，从自己的角度对存在的问题提出解决建议，希望可以优化对文书档案的管理和使用，真正为科研生产提供优质服务。

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