信息技术在档案管理中的应用探索

王逸

摘  要：实现信息技术的高质量应用可以为档案管理工作的改进提供帮助。目前，信息技术的创新推广速度较快，实现信息技术在档案管理中的有 效使用，可以使档案管理工作获得高水平的支持。因此，很多档案管理人员都对信息技术的应用具备较高水平的关注。

关键词：信息时代;档案管理;工作思路;信息技术

1 信息化背景下档案馆管理模式的现状

现阶段，信息已然成为社会上一种十分重要的资源，各类型的信息服 务机构层出不穷，各自掌握着自身独有的优势，进而不断开拓服务市场，  为用户带来更多的便利和价值，以此达到稳步提升自身市场地位的目的。 企业档案管理中储存了大量的信息和数据，所以必须要响应信息化时代发 展的趋势，创建新型的信息化档案资源服务模式，在市场的大环境下与其 他形式的信息服务工作存在着相互补充，相互竞争的关系，并在相互补充 和相互竞争中不断发展完善。就目前的信息服务市场的发展状态来看，企 业档案管理虽然存在独特个性化和服务便捷化的优势，但与其他信息服务 工作和传统的档案服务工作相比较，依然存在很多自身发展中需要改进的 问题，且与其的竞争关系日益激烈。从微观的角度讲，现阶段信息化的企 业档案管理是与具体档案馆相对应的个体信息化档案馆，他的建立以实体 档案馆为雏形和基础，是一个具有检索、保管、传递、利用、统计等多项 功能的信息化档案信息管理和服务系统，代表着一种微观信息环境和具体 基础设施的构建。信息化的企业档案管理与传统档案服务模式共同存在，  相互影响、相互发展。就现阶段的信息服务状态来看，传统档案服务有较 为完善的服务体系，已经被大众普遍接受和认可，占据市场经济的重要位 置。与传统档案服务相比，信息化的企业档案管理虽然在服务响应速度上 和无缝连接上占据优势，但在成本花销，用户体验等方面仍存在不足，这 方面的不足直接影响着信息化的企业档案管理能否得到资源的长久投入。   2 新时期档案管理工作的新思路

2.1  提升档案管理信息化工作重视程度

提升企业对档案管理工作的重视程度是新时期强化档案管理工作 的首要前提，是实施规范化、科学化、高效化、信息化档案管理的重要 思想意识基础。作为企业发展的“领航员”，高层管理者应明确信息技 术在档案管理工作中的重要意义，尽可能为档案管理创造有利的工作环 境，推动其顺利地开展。在此基础上，还要加大档案管理工作的人力和 财力投入力度，顺应时代发展，积极引进先进档案管理技术和设备，推 动档案管理信息化的建设进程，构建现代化、智能化、科学化的新时期 档案管理模式及体系，在提升其管理实效性的同时，促进档案管理工作 的健康、长久发展。

2.2  节约成本，提高管理效率

企业的档案管理工作中，由于企业信息、资料、数据的数量巨大，  处理的企业信息、资料、数据具有多元化特征，所以档案管理工作量较大 且十分复杂，对待这些企业信息、资料、数據必须要进行分类整合、归纳 和储存，便于日后的调取和查询。但是传统的档案管理工作一般都是由人 工进行完成，在企业信息、资料、数据的处理上效率很低且不能保证准确 率，造成了很多误差，并不能很好地满足信息快速整理、储存及调用的要 求，也不利于企业档案管理工作的发展，但是在企业的档案管理工作中有 效运用信息技术，利用信息技术的时效性、便捷性和准确性能有效弥补传 统企业档案管理工作中的不足和人工导致的误差，不仅能够提升档案管理 的效率和质量，还能有效节省人力成本、资源和时间。

3 推进信息化档案管理建设

3.1  利用现代信息化管理档案工作

通过信息技术应用程序进行档案工作管理是一项长期发展规划的重要 途径，对档案管理工作的收集、录入及整合等相关档案资料规范管理，利 用现代科技信息化档案管理模式，替代老套烦琐的档案管理模式，能够推 进档案技术改革工作的不断完善，科学技术档案信息服务可以智能处理档 案登记录入、归纳整理等相关档案资料信息，采用实时监控设备、查找服 务方式，为企业档案管理提供精准服务质量标准，信息档案管理建设具备 规避风险、防范漏洞等优势，能够有效预防企业档案管理相关问题，大大

地提高了企业的工作效率。

3.2  提高信息化档案服务水平

档案管理人员在探索档案服务新方式的过程中，一定要将档案管理 信息系统所具备的突出应用优势进行总结，尤其要对档案信息的整合和组 织工作进行深入研究。一定要加强对档案信息服务条件的重视和考察，并 对数据挖掘技术进行合理使用，保证符合档案信息全文检索需求的举措得 到相应优化，为信息集成技术充分发挥应用价值提供帮助。要加强对档案 信息检索能力构成情况的关注，并对信息检索速度的影响因素进行深入研 究，使档案服务功能的建设可以在提升信息查阅精准性方面取得进展。档 案管理人员需要根据信息系统当前的运行规律，对档案进行的收集整编方 法做出调整，合理设置档案调取权限，并对档案统计报表等基础性功能加 以完善，确保数据的维护及备份功能得到强化。要根据档案管理信息系统 开发的基本规律，对档案管理信息化需求进行全方位考察研究，尤其要对 网上档案信息浏览平台进行高水平构建，并保证相应的网页检索功能得到 强化，为信息化档案服务体系的完善提供帮助。

3.3  建立完善的管理队伍，提升档案管理人员专业素养

随着信息化技术在企业档案管理中的普遍应用，对档案管理人员专业 素养也提出了新的要求。基于此，档案管理人员专业素养要积极响信息化 技术在企业档案管理中的应用的要求，提升自身的工作水平和思维广度，  加强自身的纪律意识和规则意识，才能更好地掌握信息化技术在企业档案 管理中的应用，档案管理人员的综合素养和专业水平直接决定了企业信息 化档案管理的管理水平和效率，甚至关系到企业信息化档案管理未来的发 展走向。想要有效提高档案管理人员专业素养和技能水平，就要为档案管 理人员专业素养经常举办一些有关于企业信息化档案管理的思想交流会和 专题座谈会，有计划地安排一些相关实践活动和技术交流活动，聘请专家 对档案管理人员进行工作讲解和指导并传递先进的管理理念和教育理念，  增强档案管理人员的学习积极性和自主性，提高档案管理人员的专业素养 和技能水平，进而促进企业信息化档案管理的良性发展 。

3.4  加大投入信息化档案管理建设资金

根据企业自身内外经营环境和经济发展水平，加强针对档案信息化建 设管理工作的资金投入，使其优化档案信息化管理建设工作，开展档案信 息化管理专业知识水平人才培训。聘请专业人士及专家学者指导档案管理 人员，制定并落实相关档案管理工作制度，并实行激励奖项措施，吸引人 才，完善信息化管理制度并组织力量全力推动企业档案管理体制，通过科 学技术信息网络服务系统提高精细化档案管理能力。加大对信息技术网络 软件技术投入资金，支持企业档案建设管理工作，为企业信息化管理档案 建设提供长期精细化服务质量保驾护航。

结束语

综上所述，信息技术的创新推广速度较快，实现信息技术在档案管理 中的有效使用，可以使档案管理工作获得高水平的支持。因此，很多档案 管理人员都对信息技术的应用具备较高水平的关注。

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