探索电子文件归档和电子档案管理新模式

摘要：随着信息科技的快速发展，传统的纸质文件和档案逐渐被电子代替，但电子档案的管理不同于纸质档案，使其在现实的管理中出现一些问题，对电子档案管理的质量和效率产生重要影响。本文通过分析电子档案管理的意义，探索电子档案管理新模式，提高档案管理的效率和质量。

关键词：档案管理;管理质量;电子档案

随着办公现代化进程的推进，电子设备的出现逐渐取缔以往纸质办公，尤其是电子商务、电子政务等的飞速发展，电子档案已经成为若干个电子文件构成的新模式，但由于电子文件在长期保存中会由于设备内存等问题的存在，其保存受到限制，逐渐成为电子政务建设过程中的重点和难点，需要通过一系列变革才能实现更好的发展。

一、电子档案管理的优势

电子档案在发展的过程中通过建立全新的电子文件归档和电子档案管理模式创新了电子化办公工作，在此过程中经历了两个过渡和两个转变，两个过渡是指由“双套制”的电子文件归档模式过渡到“单套制”模式和“实体管理”的电子档案管理方式过渡到“知识管理”方式;两个转变是指档案管理手段的转变与档案管理人才储备的转变，只有经历两个过渡和两个转变才能建立真实、完整、可用和安全的电子档案。电子档案管理的优势主要有以下几点，一方面是通过建章立制，规范了业务的流程，电子档案管理秉承着“规范生成、协同共享”的原则，坚持以制度和标准为导向，通过明确部门归档的职责，将电子文件的分类、整理、归档等工作变得更加规范。另一方面是能够控制系统，实现电子文档的可信化管理，使电子档案更加可信，电子档案的管理能够实现电子文件的集约化管理，通过量化的电子文档归档质量监控体系，保障电子文档归档的质量，推动电子文档一体化管理进程。

二、电子档案管理中存在的问题

虽然目前电子档案逐渐存在于人们生产生活和学习的各个方面，但在具体的使用过程中也随着使用的深入和系统，电子档案的一些现实性问题也不断暴露了出来，为电子档案的管理工作带来了很大不变，电子档案管理中存在的问题主要体现在以下几个方面：

首先是电子档案的管理人员综合素质与能力不足，电子档案管理人员的综合素质与能力直接决定电子档案管理工作的效率和质量，但由于办公现代化和电子档案管理开始时间并不长，很多电子档案管理人员仍是传统档案管理人员，其受传统档案管理模式的影响对档案管理的信息化能力和多媒体设备操作能力都较弱，难以发挥电子档案管理工作的质量和效率。其次是电子档案管理的设备较为陈旧，电子档案的管理工作需要借助于智能化设备，这些智能化设备能够直接影响档案查询速度、存储速度以及分析速度，但当前很多行业的电子档案管理存在设备老化、硬件设备质量不好等问题，无法充分体现出电子档案管理的优势，一些较为陈旧的电子设备出现卡顿、闪退等现象，很容易造成数据丢失。再次，电子档案管理中大数据平台建设欠缺，电子档案的管理需要借助于大数据平台才能更好的发挥作用，挡在当前电子档案的管理过程中，有很多企业或单位并没有构建档案大数据平台，无法将档案中数据进行对比，面临着单纯对硬件设备管理中档案数据丢失的危险，为档案管理工作带来严重的影响。最后是电子档案管理中安全防护机制不够全面，电子档案是在互联网和高科技的产物，对然能够大幅度提升档案管理工作的质量和效率，但也面临着网络安全风险，因此需要建立全面的安全防护机制保障档案不受非法侵袭，但目前人们对电子档案的安全风险重视程度不足，没有建立完善的安全防护机制，为企业的发展埋下安全隐患。

三、新时期电子文件归档新模式

纸质档案经受了时间的检验，向人们呈现出真实的信息，任何修改都会留下痕迹，但电子档案由于借助于计算机系统的支持，其内容修改、复制等操作可以不用留下任何更改痕迹，无法保证档案的原始性和唯一性，早期的电子档案经历过磁带、碟片等方式存储电子文档，但常常出现文件不可读问题导致数据丢失，因此对电子档案归档模式提出了更高要求，而互联网和科技的进步则为其提供了更广阔的思考空间。

首先要落实岗位责任制，建立信息网络管理网格，办公自动化要求信息和文件的系统化、标准化，企业应当设立和开发集中统一的部门，汇集企业中所有的电子文件信息并将其归档，保证电子档案数据的真实、准确。

其次要指派专门的档案管理人员进行电子文件归檔。电子文件作为新型文件形式，需要获得公众的普遍认可才能得到进一步发展，而公众对其的认可则是建立在文件真实性、准确性和可操作性基础上的，现代化办公的今天，重要文件的查看、制作等都由传统的纸质转变为网上传输，这就需要专门的管理人员建立标准的格式要求，并传达到个部门或单位，构建档案长效管理机制。

构建档案大数据平台，充分发挥电子档案管理的优势，电子档案管理的最重要特征是建设大数据平台，因此在电子档案的管理中，需要建立完善的大数据平台来从云端上存储档案数据信息，长久保存档案数据，并利用大数据平台进行数据对比分析，保障行业决策的数据分析功能，从而推动企业档案管理工作正常、高效运行。

最后，落实档案管理的安全防护机制，避免电子档案数据的泄露和流失。大数据时代信息数据为王，档案信息数据一旦遭受泄露，将会给企业甚至行业带来巨大的损失，因此需要重视电子档案数据的管理工作。在电子档案数据的管理过程中，可以通过安全防护机制的建立保障档案数据信息的安全性，搭建网络数据防火墙，防止不法分子的侵袭，为企业甚至整个行业发展带来隐患。

参考文献

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[2]田清俊.探究电子文件归档新模式引领档案管理新局面[J].科技传播. 2014（12）

[3]崔强.电子文件“单套制”归档及管理概述[J].兰台内外.2020（16）

[4]耿哲.档案管理中电子档案管理建议[J].办公室业务.2020（10）

作者简介

王军英，女，汉，1972年11月，河南省安阳县，单位：中国电子科技集团公司第二十二研究所，研究方向：档案管理，学历：本科，职称：馆员。单位所在地：河南省新乡市。邮编453000