智慧校园建设下高职院校学籍档案信息化管理模式优化研究

韦银幕 韦翠清 方芳 向银环

摘要：随着社会的进步和发展，信息化改革的不断深入教育改革中，高职院校的学籍管理从传统的人工作业管理模式转换为信息化技术管理模式。但是由于发展速度过快，管理人员素质、能力、管理制度和系统功能等一些基础的管理模式还没能够跟上信息化的发展，并没有完成快速对接。从而导致高职院校中学籍管理系统的有效率和真实性无法得到保障，无法将其作用真正发挥出来。从而也直接影响了影响了智慧校园体系的全面构建。本文通过对智慧校园建设背景下的高职院校的学籍管理工作进行研究，通过对目前的学籍管理现状进行分析，同时提出基于智慧校园信息化体系构建的学籍管理模式发展战略。并旨在支持高职院校学籍管理工作模式的优化和创新，达到预期管理学籍的目的和效果。

关键词：高职院校;智慧校园;信息管理

一 智慧校园与档案管理信息化

（一）智慧校园

智慧校园这一建设理念主要是从智慧学校建设的实际需要和教育发展角度出发，对其进行创建。智慧校园的出发点是加快开展网络教学平台的建设，加快对网络教学资源的优化和共享，丰富现有的教学资源，深入应用现代化信息技术，利用多媒体技术等作为教学工具，提高教学质量，改变校园教学模式，提高学生的学习效率，提升教学质量[1]。

智慧校园的特点包括以下几个方面：

（1）网络覆盖面广。智慧校园的建设可以说通过利用网络，将校园网络环境实现实现全面覆盖，教育共享资源也全面覆盖在校园每个角落，无论是在学校的公共场所，还是在宿舍，教学楼，学生都可以随时随地通过信息获取设备获取到信息和教学资源，从而更好的展开学习，使得学校内教师和学生能够积极的通过网络进行互动。

（2）服务系高度集成。智慧校园建设是通过互联网信息技术一体化建设的理念，对学生的身份认证平台、教师的教学科研管理平台、公共信息平台等多个平台展开融合，从而构建一个综合性的服务平台。并且提供的服务并不是单一的，而是具有高度的集成化和综合性的[2]。

（3）海量的数据互通和共享。智慧校园的建设一方面依托各种先进的智能终端管理系统，另一方面对数据资源进行一个积极的获取，从而实现数据的动态存储。另一方面通过将数据收集和整合，获得海量的知识和信息数据，从而教师和学生可以对这些数据和信息进行深入的挖掘和使用，更好的实现校园内信息资源互通和共享。

（二）学籍档案管理信息化

在目前的大数据的背景下，利用互联网、云计算、物联网等信息的技术形式，对校园的信息化水平进行改革已经成为时代发展的必然要求。学籍档案管理是学校的重点管理内容，同时也是智慧校园建设中的数据库。因此从学籍档案信息化建设管理角度出发，应该促进档案信息的收集、积累、存储、传输和应用，充分发挥档案管理在智慧校园中的作用[3]。

二 高职院校目前学籍档案管理工作的现状分析

（一）未能构建完善的学籍管理系统

目前的学籍档案管理系统是针对高职院校应用二开发的档案管理累程序，可以通过将学生、教师的档案资料进行信息上传、后台管理和信息下载等功能，完成实现学籍档案的信息化管理工作。多年来的应用效果分析，信息化的学籍档案管理系统提高了传统档案管理的工作效率，同时降低因为人工处理而造成的失误，提高档案管理的准确率。到那时目前高职院校的学籍管理系统依然存在应用率较低的情况出现。因为大部分的系统在开发阶段对学校学籍管理里的内容联系的较少，从而导致系统的时效性不高，并未精准的对学校内学籍管理的内容进行有效的对接。从而存在信息混乱的现象。从而并未真正的发挥出学校学籍档案现代化管理的优势，因此虽然信息化档案管理建设初见成效，但是实际并没有较高的工作效率，同时也并没有很好的完善系统的多项功能。

（二）缺乏完善的学籍管理制度体系

目前有较多的高职院校都已经建立了自己学校专属的学籍档案管理制度和管理体系，但是长期以来对于管理制度并没有去更新和改进，导致管理制度的模式和理念都是还和传统的人工学籍档案管理想对应，档案管理的工作难点被弱化，无法和新时代的信息化学籍档案管理模式相接轨。在本次的调查中我们分别发现，在校2018级与2019级的学生中，只有12.5%的学生充分掌握了学籍档案的主要相关功能与作用，而35.6%的学生仅明确知道了学籍档案的存在但并不清楚地知晓其具体的保护和管理工作内容与发展方向，其余51.9%的学生则完全掌握不了了解有关学籍档案保护的相关情况。由此可见，当前我国对学籍的管理体制仍然很严峻，因为我国没有建立一套完善的教育行政规章制度。虽然2016级75.5%的年级学生已经在出国归来和毕业后的实习过程中明确地认识到了学籍档案的主要相关功能和作用，但是也严重地缺乏关于学籍档案主要内容的相关性等问题，以至于我们对学籍档案的管理工作于并未建立一个健全的体制和规章文件所形成的影响因素，并且这些都不利于我们对学籍档案的管理工作得到顺利地开展和进一步完善。

（三）学籍管理人员综合素质能力良莠不齐

目前我们在校学籍以及档案管理工作人员中12%的专业学历都已经是同时属于大学本科以下的专业学历，而同时拥有大学本科及其他专科以下专业学历的学籍档案管理相关工作人员则已经占到了总学历比例的78%，另外10%的在校学籍以及档案管理相关工作人員均就读为本科硕士或者本科博究生。从我们的高职院校负责管理学籍档案管理的工作人员的整体专业学历文化层次角度来进行分析，具有专业学历文化程度相对较低的现象，因此学籍档案的管理工作人员不一定具备更为专业的综合管理素养。

而且目前对于一些比较现代化的普通高职高专院校及其学籍资料档案管理业务工作，是以高校计算机管理软件的广泛应用来作为主要信息技术管理基础的一种管理工作系统内容，假设高校计算机的相关专业管理技术以及服务管理能力较为薄弱，办公自动化的工作效率相对较低，也并不能有利于通过这种工作系统实施来不断完善其对高校学籍资料档案管理的各项业务相应工作任务。在高校管理者的专业综合管理素质和职业能力发展水平较低的实际条件下，部分高校管理者的整体薪酬福利待遇相对较低且相关工作管理压力日益突出，从而直接导致这一管理特点不仅造成了毕业学籍证书档案管理相关工作的缺乏人才性和流动性，也同时导致使得多项各类高职技术院校的毕业学籍证书档案管理相关工作业务存在着高度重复性，严重程度限制了目前我国各类高职技术院校的毕业学籍证书档案管理业务工作的健康稳步较快进展。

三 我国目前高职院院校学籍档案管理模式的利弊分析

（一）发展过快，管理工作加重

近些年来在来自我国的各高职专科职业院校的高考招生人数一直呈逐年以百分之七十的增长速度逐年递增，为了切实保证体系性的课程素质教育的教学公平性，为了能让更多的广大学生们能够创造一个本科学习和专业深造的良好机会，高职专科职业院校第一生源和本科扩招招生规模所占比例逐年增幅过快。虽然这样这么做对于我们高职专科院校的广大学生来说就像是相当于一个利好的教育信息，但是也很严重地直接增加了我们高职专科院校今年开展新生学籍资料档案普查保存管理工作的主要任务之由与实际工作量。自2015年以来我们对于学籍图书档案管理的评分基数每年调整幅度为5237，到2016年基数上升幅度为6529，至2017年已经基本达到了7512分。平均每年人均可以增长15%左右的高职学历和管理工作量，为目前我国普通高职专科高等院校的高职学历和专业管理工作人员提供了较大的实际工作任务负荷，其中的工作任务量亦可见一斑。若在短暂的一段时间内我们无法从业务绩效上升中得到重大突破，將来就会给我们的高校学籍图书档案管理业务工作开展带来极为严重的不良后果和历史遗留。因此，造成目前为止我国普通高职专科高等院校的招生学籍信息档案管理机构工作效率并未能够得到稳步有效提高的主要组成原因之一就主要在于，招生工作进行得太快，发展升级速度太快，学籍管理档案的信息管理工作没有能够得到实时地管理更新和及时对接，导致了管理工作量的严重积压和高校学历管理人员学籍累计使用超限等诸多突出问题。

（二）革新叠加，管理难度增加

现目前很多的高职院校都参与了校园内智慧校园的建设，建立了智慧校园平台，将学籍档案管理和信息平台相互连接，但是在实际的实践操作过程中，因为大部分的高职院校并没有在档案管理部门配备专业的信息化管理人才，导致信息化平台的作用并没有充分体现。而智慧校园背景下的档案学籍信息化管理系统正式应用于计算机和计算机技术为主的应用，将学籍档案管理业务作为一项系统性的综合管理工作，在实践和操作构成中，缺少相关的专业知识，对管理的效果和管理水平会有很大的影响。因此无法将其管理效果真正的发挥出来，并且也会影响学籍档案管理工作的管理难度。

虽然采取了一些系统的更新和升级工作，但是由于更新的频率太快，多数的功能并没有得到有效的验证，以至于仍然存在着一些功能输出偏差较大的问题。

（三）业务需求转化，多元化发展突出

在多元文化融合和创新发展的进行中，部分高职专科院校己经清醒地意识到了相应的行为需求和转变。以往的时期，学生对专业和技术方面的发展要求与其他学生自身个人所掌握和学习的基础有着较大的相互关联性，但是目前针对日后的工作所要求的相当比例，以及针对专业和技术方向的相当工作内容等，多数同龄人对其的认可程度并未达到完全相同。因此，多数对高职院校转专业的需求呈逐年递增。但是因为我们已经受到了多种与之有关的因素限制，所以能够在这一时期顺利地完成自己所在专业和学科课程方向的调整中获得更多的学生占比仍旧很低。以我们在本校工作为实际案例，2015年共累计接收到了转专业的申请67份，顺利地完成了专业学历转换的在校大四毕业生人次为25名，其中转换的完成率仅大约为37.31%。而2016年共累计收到转专业的申请85份，上升了12%以上的平均递升比例，但是顺利实现专业变迁的大一毕业生人次只有17名，其中变迁的总体完成率下滑至20%。由此可见，由于我们受到了管理体系和条件的限制，多数同时学生不能够直接参与到专业的调整中，从而使得这种情况在很大程度上严重地影响了同时期学生的自由和发展，也限制了我们的个性化课堂教学。因此，多元化发展的实践和现状在很大程度上对于我国高等院校学籍管理事业单位的各项服务和人才培养提出了较大的要求，但并没有有效地对接到实际服务数量，严重地制约了我国智慧校园建设的积极开拓。

四 以智慧校园为核心的信息化制度优化高职院校学籍管理模式

（一）补充完善学籍管理系统功能

学籍管理系统作为建立和完善我国大学智慧校园信息系统的功能载体，为了提高其信息化管理的可靠度和时效性，必须先进行补充和完善。一方面，高职院校还需要和系统应用程序开发单位加强密切的联系，总结研究生学籍管理相关工作的重点和方向，并且明确了系统的实用性和功能更新的要求，以便系统应用程序开发单位和专业技术人员能够真正地掌握高职院校学籍管理相关工作的针对性，提高系统应用程序相关的功能优化建设方案。另一方面，虽然多次的更新可以不断地补充和满足系统各项功能的精确化与细致性的要求，但是在反复更新的过程中也很容易导致多项运行操作内容的改变，并且这样做不利于全体学籍的管理人员迅速地掌握。因此，在改进和创新学籍管理相关的系统功能时，需要在后期考虑到维护工作的科学和时效性，以原来的操作模型为基本设计依据，尽量减少操作程序的运行次序，通过其他辅助功能来补充系统的配置解决方案，则更加有利于建立和完善学籍管理系统。

（二）健全制定完善学籍管理制度

学籍的管理工作本身就需要不断完善和创新，在我国智慧校园的体系下，是否真正能够实现预期的信息化水平，是学籍管理的完善和发展之道。那么在它们不断完善的历史变迁过程中，势必会有相应地加强了对于教学模型的管理内涵，对接当前大学生的学习和专业发展需求。在学籍管理体制上做到了与时俱进，才能顺应智慧校园建设的发展思路。因此，健全和制订一套完善的学籍管理体制并非一蹴而就，而是要在不断推动和发展的历史进程中逐渐地补充管理细则，完善其管理功能与具有时效性的整个过程。在此项考核的基础之上，需要以每个学科学年度的工作量与各项业务的执行绩效来评估当前的教学制度和体系建设是否得到了完善，同时以培养学生的满意度为准确衡量当前学籍的管理工作目标是否顺利达标的主要前提，最终通过不断地更新教学管理细则，达到了适应我国高等院校教学制度的更新和我国现代信息化建设的实际情况和需求，健全当前的学籍管理制度，支撑我国的智慧学园信息化进一步深入落实。

（三）加强学籍管理人员普遍素质

从我国现有的学籍档案信息管理模式展开分析，以信息管理工作的时效性角度展开研究，目前的学籍管理工作人员的工作效率相对偏低和工作人员的专业素养良莠不齐有着之间联系。因此智慧校园建设背景下，学籍档案的信息化管理和建设要想真正达到一个较高的水平，发挥出管理的真正的作用，和硬件、软件的支持虽然有着较大的联系，但是最关键的还是和使用的人有着密不可分的影响。需要对学籍管理工作人员展开定期的技能基础培训，提升學籍管理人员的办公室和自动化能力，同时把学籍管理系统的更新或拓展功能做为培训的重点，才有可能使得更多的学籍管理人员真正地掌握了系统的更新或者扩充功能，以最快的效率地完成了学籍管理的工作。此外，提高我国学籍管理专业技术人员的一般综合素质亦是增强我国学籍管理专业工作实际时效性的一个重点领域，其培养的方向主要是针对我国计算机相关技术的专业应用。可以在合理地规划了工作时间和学习的时间之后，为本专业学籍的管理层设置了校园内部培训班与校园外部门的培训班。校园内的培训课程在学生工作时间的允许下可以交替地完成一次培训的任务，而且校园外的培训课程需要合理地对接比较长的学习时间，以便于保障其培训的效果并且能够满足他们预期的发展要求。

结束语

综上所述，在智慧校园制度下高职专科院校的学籍管理工作将会遭遇严峻的挑战，是否能达到我国教育信息化发展的具体目标和要求，如何提升我国学籍的管理效率已经成为当前待解决的一个重点课题。为此，本课题研究深入地分析了我国高职院校的学籍教育管理模式存在的利弊，并进一步提出了优化其学籍教育管理模式的思路和构建。一方面，需要通过补充和完善学籍管理系统的功能，支撑其他相关领域的业务管理。另一方面，需要建立健全相关部门制订和完善的学籍管理体系，以达到有效地对接其他学籍管理内容。除此之外，需要进一步增强学籍教育管理者的普遍素质，进而更好地配合硬件基础设施和软件的应用，从而取得预期的信息化管理效率。

参考文献

[1]郭凤平.新形势下高职院校学生管理工作面临的问题及对策[J].好家长， 2017（34）：173.

[2]单彩云， 张春洋.学分制改革背景下独立学院学籍管理制度创新研究[J].知音励志， 2017（6）：8-9.

[3]刘娜， 李劲珊.高职院校多种人才培养模式下的学籍管理改革与创新[J].西部素质教育， 2017，3（2）：15，17.

【基金项目】2021年度广西高校中青年教师科研基础能力提升项目“智慧校园背景下的高职院校学籍档案管理优化的研究与应用”（2021KY1425）; 2021年度广西教育科学规划立项课题“欠发达地区高职院校教师绩效考核体系的设计与实践研究”（2021B100）