浅谈高校图书馆编目业务外包的实施

摘要：市场经济的不断发展改变了图书馆业务管理的格局，越来越多的图书馆通过外包编目业务提高图书馆的经济效益。在本文中，笔者深入分析了编目业务外包的成因与影响，并对外包注意事项、外包实施策略提出了几点看法，以供参考。

关键词：高校图书馆;编目业务;外包;实施策略

引言

编制图书目录是图书馆的主要工作业务之一，是图书检索、图书借阅管理、图书排架管理的保障。专业编目人员数量不够、编目工作工作量过大，编目时间要求过于严格，迫使高校图书馆选择以外包的模式开展编目工作。外包后的图书编制目录工作质量受外包商资质、外包工作人员专业素质等多方面因素影响。高校图书馆必须要从多角度考虑外包问题，并积极采取针对性的手段对外包业务问题进行预防处理，保证编目业务外包能够正常推进。

1高校图书馆编目业务外包概述

1.1定义

理论上讲，外包是指企业调动外部的力量与资源帮助企业完成自身业务的一种经济举措，通过外包能够进一步提高企业的经营效率，减少企业的运营成本。编目业务外包主要指的是外包商与图书馆之间的一种协作经营模式，一般由外包商负责馆内的图书编制目录工作、图书分类加工工作。编目外包具备异地传输数据的功能，能够大大提升编目工作效率。

1.2内在与外在成因

一方面，我国高等教育院校的年进书量数目巨大，馆内工作人员无法在短时间内完成书目的编制目录工作，高校图书馆迫于内因必须选择外包模式。近年来，我国高等院校扩招数量不断增加，对图书的需求量也在不断上升。然而，在图书需求量不断增加的过程中，高校并没有追加关于图书管理费用方面的资金投入，图书管理人员的工作量不断增大却不能收获相当的报酬，导致图书编目工作的矛盾日益突出[1]。另一方面，信息时代下互联网技术、计算机技术、人工智能技术迅速发展，以相关技术为基础的合作编目、联机编目技术逐渐成熟。在市场不断的发展过程中，外包商的技术已经发展到了一定的高度，也熟悉了有关编目工作的具体流程。大多数的外包企业具备承接各种图书编制目录工作的资质，也符合高校的合作要求。基于这一背景，高校更倾向于将项目外包给私人企业，既减少了校内图书工作人员的工作量，节省了图书管理成本，又提高了工作效率，为实现高校内图书资源共享、文献信息在线服务奠定了基础。

1.3正面与负面影响

现阶段，大多数图书企业的经营模式以规模化经营为主，通过应用信息化管理手段减少企业的经营管理成本。同时，一些企业通过套用国家编目中心的信息数据减少了编目步骤，实现了图书编制目录的标准化、自动化、智能化管理。在这样的模式下，图书企可以以十分低廉的成本完成图书的编制目录。同时，图书企业通过应用扫码技术提高了图书的上架管理效率，对于防止藏书积压有着积极的作用。高校选择图书编目外包，能够以低廉的成本享受以上服务，减轻了校园图书馆内工作人员的工作压力[2]。然而，编目业务外包也会为高校的图书馆带来一些负面影响，比如影响校内联合编目工作效率、影响馆内图书数据库的质量、影响馆内编目工作人员的工作热情。

2实施高校图书馆编目业务外包的注意事项

2.1注意甄别优质外包商

资质良好的外包商能够为编目工作提供可靠的技术支持，满足发包方各种合理的要求，在服务质量、服务态度、售后服务方面存在着优势。在选择外包商时，高校有关工作人员要做好调查研究工作，在合作前多方面考察合作企业，并提前制定好周密的合作计划，在合作前提出具体要求，防止合作后出现扯皮问题。在签订合作协议（或合同）前，需要对合作企业提供的书面材料进行查证，确保材料内容真实才可与其签订合作协议。

2.2注意提升外包人员素质

外包工作人员的综合素质决定了编目工作的质量。合作期间，高校应对外包企业工作人员进行培训教育，使其了解高校图书馆编目工作的具体要求，使其掌握分类标引、主题标引、著者号选取工作的具体工作流程[3]。

2.3注意制定合格编目标准

馆内有关工作人员要根据图书馆的经营需求制定精细化的图书编制目录工作标准。编目标准需以相关条例为主，综合国家编目中心的明确条例、高校校内图书管理的具体要求设置编目准则，进一步规范有关于版本分类、种次号分类等方面工作的操作流程。同时，设置精细化的编目标准能够为外包工作人员提供资料支持，使其能够在短时间内掌握承包业务的具体工作流程，为高校图书馆提供更加优质的图书编目服务。

2.4注意监督业务外包情况

业务外包的的主要问题在于高校图书馆无法完全控制外包项目的工作质量。针对这一问题，馆内领导人员应重视对外包企业工作情况的监督管理。以合同内容为基础，在业务开始后与外包企业负责人员维持长期联系的状态，每隔三天或一周询问外包业务的进度，并通过视频等多种方式对现场进行检查。通过定时检查、不定时抽查的方式检查外包企业工作现场的实际工作情况，确保能够在第一时间发现编目问题，并予以指导，提升外包企业编目工作质量。

2.5注意提升馆内人员能力

外包企业完成具体工作内容后，需由馆内工作人员对编目后的图书进行审校操作。如果馆内工作人员缺乏职业素养，会直接影响到外包业务质量把控工作效率，增加图书借阅管理、检索管理、排架管理的难度[4]。对此，馆内工作人员要重视自我提升管理，积极学习有关于图书编制目录方面的理论内容，积极了解国家图书中心新发布的相关内容，积极学习计算机技术、互联网技术、智能技术，通过不断学习提升自身的理论水平与实践技能，为控制校内图书馆图书编制目录工作质量奠定基础。

3实施高校图书馆编目业务外包的具体策略

3.1组建外包组启动外包项目

项目外包之前高校管理层需要召开相关会议，会议期间由不同组织结构进行对话交流，在交流过程中完成对项目规划、项目组织等工作。高校图书馆的相关领导要根据业务外包工作的具体需求设置专业的项目小组。从顶层设计的角度出发，项目小组成员需要具备设计规划能力、组织协调能力、成本控制能力、沟通能力、风险预防能力。通常情况下，项目小组的人员数量、组织结构由外包项目的工作量多少、對编目技术的依赖程度决定。对于工作量较小、对技术要求高的外包项目来说，外包小组的设置应以职能型组织结构为主;对于工作量较大、编目工作中可能会遇到意外的外包项目来说，外包小组的设置应以项目型组织结构为主;对于工作量较大、对技术水平要求较高的项目来说，外包小组的设置应以矩阵结构为主。在确定外包项目小组的组织结构后，校方应合理安排高校图书馆馆长、财务处工作人员、审计处工作人员、图书管理处工作人员的具体职位，确保各部门工作人员能够在小组内充分发挥自身的专业优势，为顺利启动外包项目奠定基础[5]。

3.2通过调查研究确定外包模式

编目业务外包需要考虑到外包行为的具体诉求、外包范围、模式、校方能够为业务外包支付资金数额等多项问题。选择与本校情况不相符的外包形式不仅会影响编目业务外包的工作质量，还会影响高校与外包企业二者的口碑，不利于外包业务的长期发展。在正式招标前，高校应客观考虑本校的实际情况，通过走访调查、接通热线等多种方式调查本校图书馆的运营情况，掌握其编目业务外包的具体诉求。同时，校方要与其他高校加强联系，学习已有编目业务外包企业的工作经验。通过调查可知，许多建立年限长、业务工作量大的图书馆更青睐馆内部分外包模式;而一些建立年限较短、编目业务工作量较小的图书馆则选择异地完全外包模式。项目外包部门应结合调查走访报告、校内图书馆办馆真实情况确定项目的外包模式。如果馆内办公场所大，且具备配套的编目设备，则可选择馆内编目业务外包模式，由外包企业派工作人员入驻到馆内进行图书编制目录。如果馆内缺少专业工作人员、缺少配套设备、缺少办公场所，则选择异地完全外包模式。

3.3开启项目的公开招标流程

确定外包模式后，高校项目外包小组要着手准备业务外包的招投标工作。首先，要根据项目基本情况编制公开招标（邀请招标）文件。招标文件中要写明本项目的实际名称、项目的具体编号、对投标方资质的具体要求以及招投标的起止时间、联系人具体信息。招标期间，由专业负责人组织开标、评标等多项业务流程。其次，招标工作负责人要负责评标委员会的组建工作。加强与高校图书馆相关负责人的沟通与交流，确保各部门工作人员能够配合招标工作，站在客观、公正的立场上选择合作企业[6]。通常情况下，校方的评标委员会由馆内负责人员、校内教务处负责人员、财务处负责人员、图书编目专家、审计处负责人员构成。最后，要严格控制评标流程。开标期间，要认真倾听投标企业的陈述内容，注意甄别企业介绍的不实内容。答辩期间，以提问的形式考察投标企业的技术水平、紧急事件处理能力等多项业务能力，加深对企业的了解。评分期间，招标负责人负责协调委员会内成员的想法，对其评分结果进行汇总，根据评分权重选择出最适合的中标单位。需要注意的是，项目招标的评价指标不止价格一项，委员会内成员需根据企业口碑、企业资质、企业价格、企业服务态度等多项指标选择合适的合作企业。

3.4敲定与外包方的合作细节

确定中标企业后，招标工作负责人应在个工作日以内通知中标单位，邀请其根据招标公告的具体内容签订合同。在正式签订合同之前，校方负责人与外包企业负责人应结合具体合作内容展开对话。对话期间，确定该外包项目的实际价格，发包方与承包方双方的权责义务，并提前做好不可抗力因素下业务终止的预防措施。校方提前提出对合作企业的具体要求，比如合作企业提供服务的具体标准、业务涉及到的编目技术、业务合适期限、业务外包期间企业承担的具体风险等等。合作企业需在签订合同签明确双方终止合同的权利是否能够得到保障，明确高校关于编目工作质量的具体考察标准，防止深入合作后双方因权责不明、标准不一导致扯皮问题发生。

3.5监控外包项目的工作过程

外包企业编目工作标准与高校图书馆的编目标准存在差异。高校馆内工作人员需加强对外包企业人员的指导与监督，通过加强对话、展开专业培训等多种方式缩短工作磨合期，提高外包企业工作人员的工作效率与工作质量。同时，高校馆内工作人员应重视对编目业务外包工作情况的监督与管理，并加强对已完成编目图书的审校管理。提升审校人员的专业素养，使其能够良好应用各项先进的审校技术，并能够借助相关设备加快编目数据的审校速度。在编目业务外包初期阶段，审校人员应对所有编目数据进行校对，在发现校对问题及时将相关问题反馈给外包企业负责人，及时解决相关问题。如果是校内外包模式，馆内工作人员应做好外包人员的现场管理工作，确保其盖馆藏章、加磁条、粘贴书标等多项业务流程操作正确，防止现场人员偷工减料。如果是异地外包模式，馆内工作人员应采取不定期视频抽查的管理方式，对外包企业工作人员进行异地管理。通过阿记起那个监督管理控制项目的出错率，将问题控制在部门内部。同时，在管理期间，校审人员将整理外包期间外包人员的工作错误，以表格的形式将其反馈给外包企业，按照实际情况扣除其保证金。

3.6检查项目外包的实施效果

根据招投标的具体要求，外包企业的图书编目工作需满足以下要求：第一，符合高校图书馆图书编制目录、国家图书中心图书编制目录的具体标准。第二，以上的编目图书可以在CALIS内查到数据。高校图书馆的相关负责人要根据以上内容对图书编目业务外包情况进行审查管理，通过对编目数据进行原始编目、将编目结果上传到联合编目中心等多项操作完成对图书馆编目业务外包情况的审查管理，保证外包效果符合高校预期。

4结束语

综上所述，编目业务外包时要注意的内容很多，高校图书馆要结合本馆的实际发展情况选择合适的外包模式，并做好招标管理与外包监工，确保项目外包的实施效果符合预期。

参考文献

[1]许芳.高校图书馆图书分类编目业务外包的最佳模式[J].文化创新比较研究，2020，4（27）：175-177.

[2]徐冠祎.高校图书馆编目工作存在的问题及解决方案[J].投资与合作，2020（08）：185-186.

[3]王晓丹，邓岩彬，郑毅，刘强.高校图书馆外包图书编目数据质量控制探讨[J].内蒙古科技与经济，2020（13）：132-134.

[4]周雪凤.图书馆编目外包的SWOT分析及展望[J].蘭台内外，2020 （19）：44-46.

[5]唐诗雯.高校图书馆编目业务外包工作探析[J].投资与合作，2020 （06）：131-132+148.

[6]文风.谈新形势下图书馆编目工作的变化与优化措施[J].科技资讯， 2020，18（18）：205-206.

作者简介

杨高岭，男，汉族，1986-10，馆员，研究方向：主要从事图书分编、馆藏建设。