浅谈高校留学生信息化档案管理

魏小林 安玉香

摘要：国内外形式的新变化，对于高校留学生教育来说是挑战更是机遇。在疫情常态化的现在，我们更应该回顾反思高等教育国际化的道路应该如何走好，完成留学生教育从量到质的提升。高校外事档案对于留学生教育管理有着非常重要的作用，本文针对如何完善留学生档案管理的信息化建设，及如何加强留学生教育管理等问题进行初步探讨。

关键词：留学生档案;信息化管理;数字化建设

十九届五中全会提出，新发展格局不是封闭的国内循环，而是开放的国内国际双循环，这就要求了高校需要应对国内外形势的新变化，继续扎实推进高等教育国际化进程。我们应清楚地意识到，高等教育国际化在给高校提出挑战的同时，也赋予了高校更多的发展机遇。[1]受传统应试教育的影响，高校发展的重心一遍都放在教学科研和学生管理上，对教育基础工作如档案管理不够重视。但是传统的管理模式已经无法满足国际化开放办学的内在要求，不再适合对来华留学生的档案管理工作。高校留学生的档案，属于在高校管理中被忽略的环节，也造成了高校外事档案信息资源的浪费。留学生档案管理的信息化建设，不仅可以提升档案资源的利用率，还可以进一步为教学发展作为基础数据提供参考。

一.来华留学生档案管理存在的问题

以沈阳建筑大学留学生档案管理为例，问题集中体现在以下三个方面：

1. 来华留学生档案信息管理方法简单，管理的思维模式固定，数字化程度低。

档案信息化是档案建设的工作重点，直接影响着档案的利用率。虽然现在档案工作完全可以脱离人工手写的模式，但是早期延续下来的管理模式仍未打破，依旧按照原有的纸质化档案管理方式，没有形成有效的信息化格局和无纸化管理模式。例如留学生的申请、报道和离校，已经在系统里生成了电子信息表，但仍然需要打印成纸质版让学生签字确认，从信息化再次回到纸质化管理。一方面是觉得纸质方便学生签字确认，另一方面还是没有脱离原有的管理思维模式。因为大部分留学生的档案管理都是由国际学院的行政管理人员兼任，他们并不是专业的档案管理人员，缺乏对档案信息化的创建意识。并且在学校未对档案管理信息化给予重视的前提下，让老师在完成教学管理任务后还需要搜集和保管留学生的档案、完成档案的信息化建设，让老师们觉得力不从心，也让档案管理的信息化建设进程变得缓慢。

2. 虽然留学生部分信息已分别实现电子化管理但仍未系统化，电子档案存在不全面不完整的情况

档案信息是多种多样的，有的档案信息已经实习电子化管理，例如招生信息是通过学生邮件申请、沟通，在录入到系统中。但是在招生之后的报到信息需要打印后确认签字，这些依旧是纸质版信息，未纳入系统中。与已有电子版信息档案需要纸质版备份留存不同，很多纸质版档案未录入进系统中，时间一长也会出现纸质版档案太多难以查找的问题。甚至在疫情期间这个较为尴尬的时期，很多留学生留置在境外无法回到中国，与学生的沟通只能是微信或者邮件.这样的信息虽然不是纸质的，但是无法规范地将信息整合，纳入到系统中去，这样的电子管理依旧无法系统化。这样不完整、未系统化的电子化管理依旧没有办法全面、有效地利用档案信息，完成档案信息化的服务，为学校、社会提供高质量的信息服务。

3. 在针对来华留学生档案管理的过程中，各部门之间协同化管理较低，信息难以有效的得到整合和共享。

高校的档案工作是由各部门工作的各种信息整合而成的特殊形式的管理活动，包含了招生、教学、生活管理的各个方面。而学院的各个部门之间还需要向上级机关汇报，工作由学院上升至学校。但是因为各部门的分工不同，除了和其他部门有交集的工作有沟通之外，其他因为工作繁杂鲜少有相互沟通了解工作需要的情况出现。这就造成了各部门之间的协同化管理较低，无法及时更新档案信息或者传递管理信息。有时留学生也会利用这个漏洞在辅导员和老师直接传递假消息，例如跟班主任或者任课老师说辅导员给假了，在上课之前或者之后说，时间紧急没有办法向辅导员求证，造成学生逃课。这种情况都是我在教学管理工作中真实遇见过的问题。所以不管是留学生的管理还是档案的信息化，都需要各部门之间协同化管理，将各个环节的信息有效整合，才能使得信息系统化资源化，让档案信息得到有效利用。

二.对于留学生档案管理信息化的几点建议

前面简单说了几点在留学生档案管理中面对信息化遇见的几个问题，那么接下来我将对于高校留学生信息化档案管理提出几点优化建议。

1. 树立正确的大数据管理思维应对留学生档案管理工作，使档案管理从数字化到数据化，提升高校留学生管理工作的实效性，也为留学生教育发展提供信息资料。

其实高校在经过十多年的摸索，针对留学生的管理已经形成一套相对成熟的管理体系，建立了来华留学生管理系统，对档案管理也有一定的管理模式。但是这是在學校的档案管理基础上按照中国学生趋同化发展建立的，和留学生管理还有许多不相适应、需要改进的地方。并且没有针对毕业留学生的后续回访，缺少跟踪调查，使得缺失了一部分留学生教育发展的研究信息。很多信息虽然实现了数字化，但是部门不同录入信息也可能在不同的网站上。例如招生科的很多信息在国家教育部基金委的网页里，管理科的部分毕业信息在学信网，教务科的一些考试信息如HSK在汉考国际的网站里。这些信息虽然已经数字化，但是未有效整合形成档案数据，导致档案信息缺失，无法让档案资源化，为学院提供参考资料。

2. 完善对留学生的相关考核制度，各部门信息整合，为留学生管理提供相应的监督反馈机制。

留学生的各部门在职责范围上各司其职，但是向上文所说，部分信息没有进行有效整合，从而无法在留学生管理上提供相应的监督反馈机制。例如教师反馈给教务部门学生上课表现和管理部门辅导员监督学生出勤情况应该是相配合的。但是目前在留学生管理方面，基本都秉持着发现问题、解决问题的处理方法，还未达到提前发现问题、解决隐患的程度。这就体现了需要整合各部门信息，完善留学生的相关考核制度，为留学生管理提供监督反馈机制的重要性。例如：招生科在招收录取之后，提供一些资格审查时获得的学生学历信息或者国家风俗等提供给教务和管理部门。教学和管理部门也应该对留学生的生活状态和学习情况进行阶段审查，对留学生学业状况提供预警等教学警告，保障留学生学习生活条件能够满足需求，顺利毕业。这部分工作可以参考教育部针对中国政府奖学金生的绩效评价指标体系来设置留学生的事项决策管理机制。

3. 打破高校各部门档案信息资源相对独立的传统格局，将留学生档案管理建设纳入学校管理部门建设中。

目前各高校都针对留学生设立了来华留学生归口管理部门，由归口管理部门负责留学生的全部职责内容。这也就造成了留学生管理相对独立，留学生的档案管理一直未纳入到学校的管理部门建设中。例如留学生的教学工作量，无法纳入研究生院;中文授课的留学生插班上课后，学生信息无法纳入教务处，导致成绩消息滞后;学校档案馆不接收留学生档案信息等情况。留学生管理由于其特殊性一直都是归口管理部门管理，这也造成了后期要求实施中外学生趋同化管理机制后，要求和具体实施总是不相适应。因为如果完全按照中国学生教学管理，可能留学生在教学质量上难以达成学校要求。但如果为留学生在教学管理中单独开绿灯又不符合中外学生趋同化管理规定。所以很多高校干脆设立来华留学生的管理部门，垂直管理来华留学生的相关事务，不纳入学校教学管理中。这就导致了高校留学生的档案信息资源相对独立的传统格局，无法将留学生档案管理建设纳入学校管理部门建设中。这也使得留学生的档案发展始终是在学院层级，无法发展到校级管理建设。

三.结语

高校留学生的档案管理工作是高校推动留学教育发展的重要组成部分。未来，留学生档案完善后可通过数据抓取信息进一步挖掘档案信息，建立一份完整的外事档案。留学生可通过绑定学号生成二维码，扫描后可查阅学生的所有信息，如签证信息、成绩信息、奖惩情况、前置院校、学术交流等。档案信息化建设不仅方便档案使用者迅速了解学生情况，而且学生也可以清楚地看到自己的所有信息，形成一份个人档案，方便后续学历认证和实习及就业。以上是留学生档案管理的初步设想，后续有待不断推进落实，进一步推动高校留学生信息化档案管理工作，提升高校国际化办学质量。

（本文为2021年辽宁省档案科技项目《大数据背景下高校外事档案数字化建设及平台共享研究》的阶段性研究成果，项目编号：2021-X-018）

参考文献

[1]人民日报.必须把发展质量问题摆在更为突出的位置习近平总书记关于推动高质量发展重要论述综述

[2]王明禹.如何加强高校留学生教育管理工作[J].长江丛刊期刊，2017-11