云计算在企业单位档案管理中的应用策略

叶福玲

摘要：随着计算机技术的快速发展，结合自身发展，各个领域不断更新企业信息化技术，其中企业档案管理工作也在持续发展信息化技术。本文对云计算在企业单位档案管理中的应用进行分析，并提出相应的对策，仅供参考。

关键词：云计算;企业单位;档案管理

1云技术的概念

云计算（cloudcomputing）是基于互联网的相关服务的增加、使用和交付模式，通常涉及通过互联网来提供动态易扩展且经常是虚拟化的资源。云计算是分布式计算技术的一种。其最基本的概念，是透过网络将庞大的计算处理程序自动分拆成无数个较小的子程序，再交由多部服务器所组成的庞大系统一搜寻、计算分析之后将处理结果回传给用户。透过这项技术，网络服务提供者可以在数秒之内，达成处理数以千万计甚至亿计的信息，达到和“超级计算机”同样强大效能的网络服务。狭义云计算指IT基础设施的交付和使用模式，指通过网络以按需、易扩展的方式获得所需资源;广义云计算指服务的交付和使用模式，是通过网络以按需、易扩展的方式获得所需服务。这种服务可以是IT和软件、互联网相关，也可是其他服务。

2档案管理的性质

档案管理是一种管理性、服务性、政治性的工作，这项工作不产生直接经济效益，由档案管理人员管理各部门生产中产生的资料和一些书籍，是一项管理性质的工作。档案管理是为了让生产人员在需要材料时，能提供所需材料，服务于生产人员，所以具有服务性。部分档案记录一些国家机密，所以必须对这些资料进行加密，国家也会对档案管理人员进行保密要求，这种机要性也是档案管理的一种性质，同时也体现了档案管理的政治性。

3云计算技术在企业档案管理中的作用

企业档案管理过程中，建设档案管理云计算系统是在云计算技术的基础上建立起来的，是通过信息技术来实现对企业档案信息进行搜集、整合、管理，通过这样的方式，促使档案信息能够实现共享模式，并且还可以建设档案信息分布式云计算网络系统。构成企业档案管理云计算系统有几个方面，分别是云计算应用系统、档案管理节点、专用网络、安全防火墙以及公用、私用的软硬件设备共同构成。这其中档案管理节点是指在借助云计算技术的支持下，设计的信息网络档案室（馆），是一种档案信息基本构成体系。一般情况下，企业档案信息可以存储在档案管理节点中，以数据流形式存在。随着档案信息化的不断发展，虽然已经取得了一定的效果，但是在发展的过程中仍然存在着一些烦恼。比如，档案管理系统中软件和数据库的结构、类型之间的差异，档案目录数据实现共享、互联具有一定难度，档案管理难以实现软件的通用化以及统一规范化，促使每一家企业档案信息管理以孤岛的形式存在，进而增加了数据库建立以及后续管理、维护的成本，减少了档案信息的使用效果。云计算技术应用到档案管理中，可以利用云服务来实现数字档案馆或者档案室中的软件通用性，还可以为企业档案管理工作提供智能检索、先进的搜索引擎以及安全控制系统，可以进行集中储存档案信息数据，能够在最大程度上降低企业对档案数字化建设的成本，提升其产出，进而实现档案数据的整合。

4云计算技术在企业档案管理中面临的挑战

（一）对云计算技术的应用存在不正确的认知。这里对云计算的认知需要关注的是云计算技术中依然存在着“端”，只是将“端”的发展放缓了进程，可以将“端”理解成终端用户。云计算时代是“云”和“端”共同存在。档案室应用云计算以后，以往的档案信息数据依然存在，其中包括馆藏数字化成果以及投入的IT技术人员。因此引入云计算是建立在企业自身档案信息化的基础上，通过云计算技术的优势结合企业发展情况，对自身信息化档案工作进行适当调整的一种方式。

（二）档案管理中信息数据安全及隐私隐患。档案室需要保密的信息比较多，并且其公开权限也具有一定的局限性。由此可知档案室在对数据进行管理时，并不是可以将全部信息都存放到“云”中。企业档案中必然会存在一些保密性质强的重要资料，这就不可以存放到“云”中，需要企业另行保存。

（三）企业中建设软硬件力度较弱。我国经济发展随着区域的不同具有一定的差距，因此处于不同区域的企业，在对档案室进行数字化建设的过程中必然会存在差距，进而存在“鸿沟”问题。并且每一个数字档案室使用的系统也具有差距，使用的计算机端口也不是统一化，实现信息共享以及信息跨库具有较高的难度，这也是档案云计算服务平台建设中的一个工作阻碍。

5如何在企业单位档案管理中更好的应用云计算

5.1提高认识

企业信息管理刚刚起步，企业员工对现代数据处理、信息处理等缺乏深入的了解。造成这种状况的原因主要是员工缺乏对档案信息技术知识和技能的学习，另外，在企业组织管理方面，缺乏信息人才队伍建设的长期规划，无法对信息技术人员提供从业和晋升的良好环境，导致相当数量的专业技术人才外流或者转行，致使档案信息化建设发展缓慢。所以企业领导在有效解决人才、技术、资金等问题方面上，必须统一企业各部门对档案信息化建设的思想认识，对档案管理人员进行技术方面的培养。我们要定期不定期的以“请进来”或“走出去”等方式加大培訓力度，以更好的使用系统。

5.2保证数字档案馆的信息安全

首先要针对用户进行访问控制和权限管理。访问控制的目的是保证各档案数据不被非法访问和使用。因为“云”本身不但集中存储了各种资源，而且云环境具有高度复杂性，这些都极易产生漏洞，为黑客提供寻找云环境下的安全漏洞来窃取用户资料或破坏档案信息的机会。基于角色的用户权限管理，是为了保证正确的用户在正确的时间访问“云”中正确的资源。用户登录到云环境下的数字档案室进行浏览、检索、下载、创建、更新等操作，但并不是每一个用户都可以进行所有的操作，不同的用户具有不同的权限。由于所有档案资源都存储于“云”上，这就需要用户通过网络这座“桥”来链接提供服务的应用程序和文档。在云环境中，用户的服务系统更新和升级大多数是由用户在远程执行的，而不是采用传统的在本地按版本更新的方式，每一次升级都可能带来潜在的安全问题和对原有安全策略的挑战。因此，在云环境下建立安全评估与监管体系的同时，也要提高数字档案室云安全防范意识。再次是利用先进的技术手段帮助制度落地。如先进、严格的审计技术可以帮助实现评估与监管制度的落地。审计的目的是针对云环境下的网络操作行为进行综合管理。通过对用户每一步操作的记录、分析，并生成可视化分析报表，提供审计系统详细的日志记录，实现实时监控。

5.3努力提升企业档案管理网络软硬件水平

虽然云计算为档案信息资源的利用提供了统一管理的平台，各档案室仍需要加强监管，有效管理各自档案服务平台，增加馆藏档案的数量和发布档案管理工作的动态，以保证信息的时效性和可用性。同时，档案室也要提升自己的网络软硬件水平，为云计算服务的利用创造良好的网络环境，根据自身定制的服务功能，采购满足云计算运行的软硬件设备，包括计算机网络适配器、路由器、交换机、存储设备、数字化设备等。除此之外，还必须要建立合适的网络管理系统、资源充沛的档案资源数据库和完整可用的档案门户网站。

参考文献

[1]郑碧钗.加强档案信息化建设促进档案工作科学发展[J].城建档案，2011年08期.

[2]张晓波.关于档案信息化建设的若干思考[J].黑龙江档案，2011年03期.

[3]蔡学美.档案云技术应用于档案信息化建设.《办公自动化》，2012年11期.