建设项目隐蔽工程档案管理要点分析

2021-12-06黄德华大连建工项目管理有限公司

门窗 2021年10期

黄德华大连建工项目管理有限公司

1 前言

建设项目隐蔽工程涉及的范围大多比较广，而且往往存在于肉眼很难第一时间觉察的位置。本文中所提及的建设项目隐蔽工程具有复杂性特点，为了避免此类工程给建设项目的后续施工造成影响，尤其是减少后续项目整改或修整所面临的困境，建设项目针对隐蔽工程必须做好前期的管理工作。

2 隐蔽工程的主要特征以及档案呈现的主要特点

隐蔽工程因为包含着不同材料、不同施工阶段、不同的施工方法，所以带有强烈的综合性，也因为施工过程具有不可逆转性，所以工程的回溯和补救都变得十分困难。

2.1 隐蔽工程的主要特点

隐蔽工程的特点主要表现在两个方面，分别是复杂性以及隐蔽性。

2.1.1 复杂性

建设项目彼此独立、专业划分更为细致，各个工程之间存在彼此交叉的情况，直接导致隐蔽工程具有一定的复杂性。对于建设项目实际存在的隐蔽工程而言，其往往是多项要素以及施工环节共同作用的结果，仅存在于某一细节、某一要素的隐蔽工程往往不存在。

2.1.2 隐蔽性

隐蔽工程存在于绝大多数工程的细节当中，比如基础建设部分、建筑结构部分、电气施工部分、地下防水以及人防工程等。而且这类工程一旦在后续施工过程中被新的工序或工程内容所覆盖，就不会容易察觉之前存在的问题，而且返工难度非常高。

2.2 隐蔽工程档案的主要特点

隐蔽工程档案的主要特点集中表现在四个方面，分别是阶段性、完整性、复杂性以及过程性。

2.2.1 阶段性以及完整性

隐蔽工程档案根据工程所处阶段的不同，可以被分解为设计、施工、分布验收阶段，隐蔽工程的档案资料伴随所有阶段而存在，可以说从工程的前期规划到最后的竣工验收会一直存在。

2.2.2 复杂性以及过程性

隐蔽工程在每一个具体的施工阶段所生成的图纸、资料等都需要通过记录而明确地反映出来，要保证每个阶段记录的内容既彼此联系，又存在足够的独立性。因为隐蔽工程的建设牵扯多个部门、专业以及单位，其在实际从事活动的过程中，往往会产生较多并且非常分散的材料。

3 隐蔽工程档案管理的重要性

建设项目无论是关系到城市的发展建设，还是基于已有项目的改造，必然会涉及隐蔽工程档案。比如张家港、徐州等知名城市，其能够将有一定历史的旧城完全整改成充斥着现代化气息的新兴城市，在拆除旧建筑、拓展道路、建设新建筑的过程中，必然需要面对大量的过去建设遗留的管道布置、路线设计等现实的问题。实际情况时，老城复杂的地下管路不可能有任何一个人单纯凭借记忆就将其完整的呈现出来，其只能借助以前存在的隐蔽工程档案分清这些历史管路，保证在建设新城的同时能够将旧有的管线进行合理的利用和改进。这些隐蔽工程档案当中对于固有管线的走向、位置进行了明确的记录，后续设计和施工人员能够做到一目了然。

另一方面，隐蔽工程档案不仅对后续的建设项目顺利施工产生了颇为关键的影响，而且对城市规划也产生了较为重要的作用。比如发生在20世纪的唐山大地震，灾后重建时面对大量倒塌的房屋，必须借助之前留下的各种工程档案，才为后续的重建工作提供了足够的依据和可靠的信息，才促使相关工作得以顺利推进。

4 建设项目隐蔽工程档案管理的要点

正因为建设项目隐蔽工程档案管理非常复杂，过程中所需把握的要点也非常多，主要包括以下几点。

4.1 三个确保，两个摆正，夯实隐蔽工程档案管理的思想基础

隐蔽工程档案是国家、社会以及施工单位非常重要的资源，相关从业者必须加强对此工作重要性的认知，在提高理论以及专业知识学习的过程中，也间接提高自身的业务能力。在实际工作的过程中，档案管理人员必须做到严肃认真、一丝不苟、科学规范。

4.1.1 三个确保

确保主要是针对隐蔽工程档案管理条件而言的，具体包括档案收集的前提基础、存储的条件和资源以及实际负责此项事宜的管理人员。

（1）确保隐性工程档案的“全”和“准”

这里所谓的“全”就是指图纸、资料的信息必须齐全，不能有任何的缺失；所谓“准”是指工程能够所有标注的管线地点、方向、长度、埋设的深度等都要非常清晰、准确，要为后来的扩建、改建提供方便。

（2）确保档案保管具备永久性条件

建设项目隐蔽工程档案无论是被建设单位保管，还是交由专业档案馆保存，都必须以延长档案的使用寿命为重要目标，确保硬件必须符合档案保管的基本要求，而且能够真正意义上做到防水、防火、防止不适合的湿度。

（3）让真正具有责任心的管理人员负责此项工作

如果没有富有责任心的管理人员进行此部分档案的管理工作，很容易造成隐蔽工程档案资料的严重缺失，进而为后续工作造成严重的影响和安全隐患。

4.1.2 两个摆正

摆正主要是针对建设项目隐蔽工程档案管理工作的地位和重要性而言，因为其过程中包含较为复杂的关系和逻辑性，只有正确认知才不会影响后续工作。

（1）摆正归档资料与满足工作需要之间的关系

要想妥善切合理地处理好归档资料以及满足工作需要之间的关系，进一步达成节约和控制成本，节约人力、物力以及财力的诉求，需要复制底图，并且增补全新的管线管理办法。如此呈现的综合管线图不仅不会破坏档案的原始信息，而且能够及时反映出城市管线的最新布局情况。

（2）摆正专业施工队与具体用户之间的关系

施工队伍必须严格按照图纸上的指示进行施工，具体用户要配合施工过程，坚持协同作战。无论建设项目的属性如何，二者之间必须保持密切合作与配合的关系，才能做到施工过程的标准化和规范性。

4.2 充分挖掘“活档案”,理清框架网络

建设项目的施工单位需要召集“老”员工召开座谈会，通过共同的回忆以及彼此的记忆印证，理清各个关键施工时期地下管道以及线路铺设的特点以及布局情况。如果这些老员工存在记忆模糊之处，就需要通过多方面的印证来获取清晰的结论。后续需要将这些被证实的记忆通过草图的方式来予以归纳和分类，整理出一套完整的隐蔽工程图纸，以便后续项目进行施工的时候，能够及时将其作为重要的档案进行调阅。

4.3 管理者高度重视、人民群众普遍支持

隐蔽工程的档案管理意识不断提升，有助于为企业内部实施全过程管理提供必要的保障和契机，所以相关单位必须及时修订相关制度，及时将隐蔽工程的档案管理工作纳入企业的基础建设以及日常管理环节当中，列入相关单位以及管理者的日常事务当中，落实岗位责任制。

制度一旦落实就必须提高单位管理者和领导人对其的重视程度，尤其需要强调隐蔽工程档案的归档和整理、累积。如此不仅可以挽救且健全隐蔽工程档案，而且在一定程度上也辅助其他类型档案的完备和有效管理。

4.4 根据已掌握的隐蔽工程概况，对其进行大体的分析与性质的界定

对于很多存在时间已久，会直接影响到后续施工的建设项目，需要在后续不断施工的过程中基于已有的经验完善相关档案信息。

4.4.1 建立健全隐蔽工程档案管理制度

科学合理的隐蔽工程档案管理之都是确保建设项目在后期能够合理使用这些档案，让它们更好地发挥作用的基础和前提。

首先，建设单位必须改变重视施工、忽视管理、轻视档案管理的工作状态，要以及过程管理为基点和重点，形成提前介入、对口管理、同步验收、经济保证、合同制约等行之有效的管理方式，生成以档案为基础的管理思路；其次，要进一步明确所有建设单位在隐蔽工程档案管理过程中所需要履行的权责义务，确保档案管理工作的顺利推进；最后，强调使用规范的档案管理行为来推动建设单位隐蔽工程档案管理的规范化以及科学性，确保档案管理质量的全面提升。档案管理必须从项目建设的初期开始，秉承科学、合理、适用等基础性的原则构建完备的档案管理制度，针对管理体系、奖励处罚、组织领导、各方制责等进行明确的规定，进而对文件材料的归档形成、收集验收、整理编制等重要问题进行明确的要求和说明，让一切后续工作能够有据可依。

4.4.2 强调对隐蔽工程档案的科学化管理

科学技术的飞速发展促使各行各业的管理手段面临着重塑和革新，隐蔽工程档案管理自然也可以借势这样的背景强调信息化管理、数字化管理，用以提高隐蔽工程档案管理的准确性和科学性，在提高效率的同时，也能减少资源和成本的浪费。

4.4.3 对实际负责隐蔽工程档案管理的人员提出更高要求

隐蔽工程档案信息的完整和真实是确保档案功能得以实现的基础，也是建设工程后续很多项目得以顺利开启的依据。

首先，相关施工以及管理人员必须不断提高自身的专业化水平，强调工作的积极性、专业性以及责任心，要及时对现场数据进行记录和调研，确保信息的真实性、准确性；

其次，必须加强同广大施工人员的交流，及时宣传隐蔽工程档案管理制度，促使档案征集管理和施工现场能够紧密连接。要进一步提高广大施工人员的配合程度，促使收集和掌握的档案信息准确、科学；

最后，建设项目整个施工周期结束之后就会进入到完整的验收阶段，此时作为管理人员需要及时和质量监管部门取得联系，进行竣工以后资料的收集和整理，确保隐蔽工程档案的完整性。