信息化时代企业档案工作管理模式的改进

邵佩瑛 崔玉吉

摘  要：本文阐述了传统档案管理模式下，企业档案工作存在的问题和弊端，尝试提出了档案管理模式改变的方向，让新的管理模式能够更好地融入企业信息化的浪潮中，为企业生产经营服务。

关键词：信息化时代;企业档案管理;档案管理模式;档案利用;信息化技术

Abstract： This paper expounds the problems and malpractices existing in enterprise Archives work under the traditional Archives management mode， and tries to put forward the direction to change the Archives management mode， so that the new management mode can better integrate into the tide of enterprise information and serve for enterprise production and management.

Keywords： Information age; Enterprise Archives management; Archives management mode; Archives utilization;  Information technology

自2010年起，国家档案局先后印发了《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》，要求各机关、企事业单位着力打造数字档案馆。近年来，越来越多的国家级数字档案馆（室）已经建成，2018年，国家档案局就批复了9家“国家级数字档案馆”、4家“全国示范数字档案馆”。可以说，数字档案工作已经开始大范围地代替原来传统档案的工作。笔者认为，在信息化背景下，我们更需要探索的是企业档案管理工作模式的完善和创新，让企业档案能够更加高效、快速、完整地运用到企业的日常业务中，为企业经营生产助力。

1 企业档案管理现状与问题

1.1 档案部门不再独立，档案监督工作逐渐弱化。企事业单位和其他组织的档案机构，应统一管理本单位的档案，负责建立健全本单位档案工作的规章制度，指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作，监督指导所属机构的档案工作。这样的管理模式克服了档案分散保存的弊端，并且有利于维护企业历史和文化的完整与安全，便于企业各方面利用。[1]

基于统一管理的原则，很多企业的档案部门都是独立部门，但近年来随着企业机制的不断变化和市场化的需要，很多企业的部门开始朝着精简以及合并的趋势发展，档案部门逐渐开始与其他部门合并，就笔者所在单位及系统内其他兄弟单位，绝大多数档案部门都已经和其他部门合并了，很少能够保留独立的部门，部门独立性的削弱，会对档案管理体系带来一定的影响，进而影响对企业档案管理工作的监督和引导，从而导致部分档案管理工作无法有效推行。

1.2 企业传统的档案管理工作未跟上企业数字化进程。企业档案工作主要是收集、整理对企业有价值的文件材料，为企业未来的经营生产提供利用。传统的档案管理模式一般是定期依照档案归档范围向各预立卷部门提出移交要求，整理组卷后归档入库。而从企业目前的发展方向和发展速度来看，这样传统的管理模式已经无法满足当代企业发展的需求。

随着信息技术的发展，企业越来越多的流程和工作都全程使用线上操作，不再也无需产生传统纸质载体的文件，这与传统的纸质载体的归档要求不一致。此外，由于系统平台更新迅速，线上文件的版本更替非常快捷且方便，而档案工作由于处于流程末端，时间点相对滞后，而档案所需的是产品生产时使用的版本文件，而非最新文件，依靠档案管理人员很难去辨别应该归档哪一版本的文件。[2]

就以笔者所在企业来说，作为制造型企业，产品生产时需要大量的图纸和工艺，所以也会归档大量的图纸和工艺，但是档案要求收集整理的是某产品的某一状态而非最新状态，这就需要档案人员与产品负责人一起，花费大量时间抽丝剥茧找出应该归档的版本。这也是传统档案管理工作模式未跟上企业数字化进程而造成的效率降低。

1.3 重实体轻信息，未发挥档案最大作用。我国档案事业从建国初期发展到现在，经过不断的发展完善，现在各机关、企事业单位对于档案从收集、整理、组卷、入库到借阅利用已经有了一套完善的流程和标准。库房内各门类档案也按照“八防”要求集中统一管理，对于档案实体的收集和保护是非常到位的。但是档案的价值在于利用，只有用上这些档案，这些保管才有价值。[3]

但是多年来“养在深闺”的传统让档案员守着这些档案，等着需要的人来借阅。但在实际情况中，特别是企业日常工作中，大多数的职工并不知道档案库房中有哪些档案，不知道自己所需要的在不在档案中，或者对于需要材料的描述不符合档案录入时的要素，从而导致可以被利用的档案没有被利用上。长此以往，档案利用率无明显增长，让一些企业更加觉得档案作用不大，不会大力支持档案管理工作并投入更多的新技术、新设备，而产生恶性循环。

2 企业档案管理模式的改进方向

2.1 强化档案工作的监督检查职能。信息化时代的到来，势必意味着以传统载体为主的档案归档方式逐渐减少，更多的电子文件加入归档的行列。带来的最大好处，就是把档案人员从成堆的纸张中解放了出来。所以在减少了大量的基础工作后，档案人员应该加强其监督检查职能。

在档案工作中，有一个叫做“三纳入、四参加、四同步”的词汇，就是让档案工作与企业各项工作都能紧密结合起来，这也是档案工作行使监督检查工作的一种体现。而在新时代下，档案工作的监督检查职能必然与传统的有不一样的地方，不仅仅是要做到“纳入、参加、同步”，更应该在文件生效之时，甚至是系统建设之前就要履行其監督检查的职责。

传统档案工作的监督检查一般在项目结束时，或者某阶段结束时介入检查档案文件收集工作，从而很容易造成文件遗失，无法补救的情况出现，使得文件归档的完整性有所欠缺。在电子化归档的模式下，档案工作应该提前至系统建设之前，在系统谋划建设方案时，就应该主动加入其中，了解该系统的作用、产品的文件，鉴定哪些文件是需要归档的并对归档的电子文件的格式、元数据等提出要求，同时建议与档案管理系统集成，使得系统建设完成之后，就能够同步归档，保证了电子文件归档的及时、准确、有效完整。

2.2 充分利用信息化技术建立企业档案管理工作。现在大多数大中型企业，特别是国有企业，都已经配备相应的档案管理系统，但在档案管理系统的运用上，还是主要停留在代替纸质检索工具，同时办理在线借阅手续上，并没有有效发挥档案管理系统的最大作用，无法完全适应新常态下的企业档案管理需求。[4]

现在的大多数企业的档案系统，都是独立于企业信息化建设中，很少被充分考虑到信息化建设中，好一点的情况也就是某一系统与档案管理系统实现集成，实现电子实时归档而已。而在未来的档案管理中，笔者认为在系统设计时要充分考虑本企业档案特点，保证档案系统能够为企业其他系统提供稳定、高效的档案信息，实行信息的双向流通，可以使企业方便地调取某一信息的历史信息，用网络信息技术实现档案管理系统与企业经营决策系统协同互动，提升企业管理经营科学性与正确性，实现企业现代化创新管理。

同时，在未来的企业档案管理系统中，还应将档案管理中的收集、整理、录入、组卷乃至入库、鉴定等一系列工作完全纳入系统管理中，指将数字化技术和信息化技术融入到档案管理的各个环节，改进各个环节的工作效率，利用高速運转的信息技术，代替手工劳动，同时利用建立的数字化规则，实时监督检查归档文件规范性。

2.3 有效整合档案内容，主动提供企业利用。加强档案内容的管理和整合，可以有效提高档案的价值。档案中记录着企业的发展历程，记录着企业经营状况，也记录着企业生产产品的参数数据，前者是企业的历史画卷，使档案发挥其凭证作用，而后者更是企业的智慧宝库。笔者发现，在企业档案中，借阅量最大的不是科技生产、管理中依据性文件（如项目的申报书、任务书、合同书等）和结果性文件（最终工作报告、最终研究报告等），而是借阅参考原始记录、试验记录、阶段报告等过程性文件。这些真正包含了企业的信息知识，过程性档案记录了企业研制生产的思路、步骤、方法，包含了科技创新的经验和教训，是极其重要的信息和知识资源。

如何有效地整合这些过程性资料，让分散的信息能够整合、筛选、排序、对比，挖掘档案的深层价值，而不只是借阅某一份文件，是新时代下档案管理制度需要重点保障的。只有让档案发挥了其不可替代的作用，并让企业感觉到其产生的经济效益，是进一步提高企业档案管理水平的重要前提。只有档案企业充分认识到档案是企业的重要资产，是企业的重要生产力，做好档案管理工作能给企业带来显著的经济效益，缺少了档案，就等于失去了这些高价值的信息，档案才能发挥更大的作用。[5]

为了适应信息全球化的趋势，企业必然会持续加大信息化的投入，深化对信息技术的运用，档案管理工作作为企业不可或缺的一个环节，要想有适合当前信息化发展模式的管理手段，就要创新思维，借鉴大数据、大平台等新型的信息化管理模式管理档案信息，采用信息技术作为提升档案信息资源利用率的新工具。

信息技术与档案管理模式的融合，使得档案资源的形式发生了改变，档案资源以一种数字化的形式呈现出来，让档案管理表现为一种数据管理，档案管理部门通过档案服务平台对企业各类档案进行资源整合和资源共享，实现了档案信息资源的聚合效应。只有当档案管理模式具有数字化时代的特征，才能够获得较为理想的发展空间，充分发挥档案管理工作的作用，让用户能够便捷地获取档案资源，高效地进行档案检索和调档是档案管理的最终目的。我们有理由相信，随着信息技术的愈发成熟，档案管理工作会呈现出崭新的面貌。

参考文献：

[1]汪桂香.企事业单位档案管理体制与运行机制的创新[J].档案工作，2016（05）：116-124.

[2]倪小明.信息技术与档案管理机制的融合分析[J].信息记录材料，2019（03）：101-102.

[3]赵思卓.中外档案管理体制之比较[J].机电兵船档案，2018（06）：15-28.

[4]何岸琴.提升档案管理科学化开创档案工作新局面[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2014（04）：7-8.

[5]徐拥军，张斌.我国科技档案管理体制机制的现存问题[J].档案学研究，2016（02）：14-21.

（作者单位：上海航天设备制造总厂有限公司 来稿日期：2021-08-20）