汽车4S店内部控制存在的问题与对策探讨

么鑫

（唐山中进捷旺汽车销售服务有限公司，河北 唐山 063300）

当下人们购买汽车成为常态，大多数人喜欢去4S店享受服务，4S店也为许多汽车爱好者提供各项专门服务。但是很多店存在着大大小小的问题，这些问题阻碍了其发展，解决的关键在于加强内部控制管理。本文对汽车4S店存在的内控问题进行了探讨，能够为4S店的健康持续发展提供帮助。

一、汽车4S店内控管理特点及问题研究的必要性

（一）汽车4S店内控管理的特点

内控管理既有优点也有对应的缺点，它是一种自律行为，是企业为了实现经济目标、防范风险，对内部机构职能部门及其工作人员从事的经营活动及业务行为进行的规范，但是不足的是实施不好的话会导致部门间关系恶化，员工凝聚力下降。

（二）汽车4S店内控管理的必要性

经济的飞速发展使得汽车4S店如雨后春笋般呈现，为了4S店能够持续健康发展，就需要对其管理方式和服务水平中的不足进行完善。所以有效的内控管理是管理层思考的第一步，其有助于企业内部各个部门之间对于利益有所争议的时候进行平衡；有助于店内管理者遇到风险的时候快速查找原因进而提供相应能够风险的途径，有助于内部风险防范。

二、汽车4S店内控管理的常见问题分析

（一）业务管控力度不足

汽车4S店的收益主要是在整车销售、售后服务等业务项目中，在这些项目的某些环节中会出现管控力度不足的情况，例如：店内车辆的价格可能因为店长的想法而有所波动，而一旦某一商品的销售定价不能统一，那么随之而来的就可能是整体销售价格混乱，公司既损失了利益还损伤了名声；销售人员对于客户的跟进不到位，导致客户流失，这也是店内销售业绩不好的原因之一；客户购买车辆之后的售后处理中审批维修折扣规范化处理等；在事故车处理方面的环节中，理赔专员的擅自解决等。

（二）财务管控薄弱

4S店的财务工作最为需要加以规范的就是财务基础工作。就财务管控来讲能够遇到常见问题做了如下总结：当4S店有整车售出时，开具发票时的不当操作，会计并未对其进行纠正、未定期进行往来账款的核对，均会导致返利预估错误；财务部门的监督作用没有发挥出来；没有按照实际经营情况进行有效预算；不规范的费用审批流程以及不按照流程进行费用处理等，这些都会都到财务管控薄弱。

（三）风险管控缺失

4S店的风险管控意识淡薄，尚未建立起完善的风险管控体系，导致其在经营过程中潜在着诸多风险因素。就其常见问题做了如下总结：物尽其用的风险管控不应只在主要业务方面，对于类似于信用管理或投资管理这样的环节进行风险管控，不只可以帮助完善管理漏洞，还能够帮助完善整体流程；在内控评估的时候，因为其实际操作过于困难，所以人们将这一过程大多是形式化，这会造成风险管控体系的不完善；不只是未识别出来的风险能够造成损失，有的已识别出来的风险因管理者或其他人对于其的不重视，并没有进行整改防范，这完全是人为忽视了风险评估的作用。

（四）内部审计监督弱化

正常来讲，4S店一般是在公司总部的审计部门监督管理之下，但是这虽然有一定的好处，但是也造成了不少的问题。因为店内不设专门的内部审计部门，所以其只专注于业务开展，不重视自身的监督管理，而且由于自上而下的不重视，导致就算是审计工作的方法落后了、审计人员专业素质不能满足需要，也不能及时得到修正，而最为严重的就是内部控制建设与执行进行监督评价都因为这一点而不能有效提高。

三、强化汽车4S店内控管理的对策

（一）强化关键业务管控

1．加强销售环节管控，紧防漏洞与舞弊行为。

4S店要规范整车销售流程，最好将相应流程制度整理确认分发到每个人手中。销售总有淡季旺季之分，所以按照市场变化情况圈定价范围以备不同店内灵活使用，在严格管理的情况下防止任一环节出现舞弊行为。销售过程需要销售人员的灵活反应，但是这一灵活不应体现在填写销售合同明确车价、赠送精品及相关衍生业务的金额等方面上，相关事情应在销售经理签字认可的前提下，而且在得到客户签字确认的和同之后交回经理确认。类似于精品销售、精品加装、金融按揭、保险缴费、二手车置换等项目中均应该如上操作以避免操作出现不规范情况。

2．强化售后服务环节管控，规范售后整体流程。

小病大修的情况不只是客户最为讨厌的行为，也是4S店一直以来想要避免的。而这一情况的出现和客户到店后表明售后服务的要求之后接待流程的不完善有关，尤其是在车辆进厂检查之后，应该和客户一起按照出现问题所需要的维修项目进而核对派工单然后获得客户签字认可的。而在事故车方面可能出现的纰漏则是来自于零件采购上，常会出现厂家采购以外的备件。那么在这一问题上，应该按照每年度由售后部及销售部对零部件供应商在价格、品质等方面进行性价比的综合评价，以及对于相应供应商在多方面的评估报告进行决定。而且不只是按报告行事，更需要在使用的整一年度中配件主管、用品主管等做出复核性评价，将报告放置财务部以作备案，这些均是以后是否将这一供应商作为采购配件的来源的依据。

（二）加强财务内控管理

1．强化财务审批管理。

财务监督是4S店生存的重要保障，所有有关的资金流动不只是需要财务部的知晓签字，更需要其在之后整理资料进行复核，最后在经由管理层审批之后确认某一资金的流出。一个项目需要的资金大小决定了其需要得到审批权限的高低，一般来讲，需要支付的金额越高所需的审批层级也就越高。在审批之后，还需要清晰记录每笔支出的资金是什么性质的、其用于什么项目、金额大小等都是需要写明的点。最后的保障则是双签制度，其需要在一个业务经办人员做好方案之后，将项目所需的用款申请按照流程要求提交到上级进行确认然后经过一级级的审批，而且在确认审批之后还需要不同审核人员对于这一项目进行复核以确保不会出现舞弊行为。通过建立双签制度，各层审批，每一笔资金有明确的去处，内部控制管理各个部门协调配合，使得4S店营业人员更加积极努力的工作，极大地提高了工作的积极性。

2．跟踪管理大额资金的收付

不论是小额资金还是大额资金，均需要相关人员及时与付款方或者是收款方进行对账，这是保证店内财务工作不会出现纰漏以及帮助管理者掌握店内整体资金动向的关键。如何保证应收账款能够即时到账，这就需要有一个完善的管理机制，通过追查付款方式来了解付款人的信誉情况，与其他部门尤其是业务部门打好配合，可以很好地做到账款的催收工作，极大的降低4S店的经济损失。

3．强化预算控制，整体把控资金

财务部门不只需要保证每一笔财务的清晰，还需要做好年度预算，保证资金运营。需要对各种资金支出做好审批与复核工作，严格把控各种支出。虽然在实际情况中使用情况与预算过程有一定偏差，但是在保证其认真严格的执行预期过程并且严格控制实际支出以期与预期想法一致，还需要财务人员定期整理实际与预期之间的偏差，进而找出费用预算执行偏差。

（三）强化风险管控

1．明确风险管控重点

风险管控在4S店也会展现出特有的一面，完善的风险管控机制需要专人负责，一般来讲，风险管理工作一般由总经理牵头，相关人员除了需要有一定的察觉风险的意识之外，还需要对4S店运营的各个环节都有着一定程度的了解。不同的工作使用不同评估等级，一般根据业务的重要等级还有其涉及的资金大小有关，再加上对其销售、采购、投资、财务以及信用等方面评估进而确定风险管理重点。每一位风险管控人员应熟知风险管理范围，以避免出现管控漏洞。对4S店内各个管理部门都要进行风险管控与排查，找到重点，尽最大可能减少资金的损失。

2．开展动态风险评估

4S店都会有内控操作手册，应根据手册建立起风险数据库，搭配企业的历史资料，旨在完善风险评估，使其能够动态评估，以最大限度规避风险。当得到最好的评估结果后，对于应对措施的落实程度进行提高，是最大程度避免不利影响产生的有效方法。通过比对历史资料，整理出每个部门的风险值，实行规避风险的有效措施，做好的资金损失。

（四）强化内部监督管理

1．内部审计加大深度广度

4S店管理层不重视内部审计，一般来讲是一年一审，而且大多是表面工作，只注重形式，这很大程度上影响了现有工作按规定行事。所以应改变管理层对于内部审计的重视程度，进而扩大审计内容的深度与广度，使其有新意、重内涵，自上而下的重视内部审计。

2．规范监督管理工作，建立健全相关机制。

4S店在各个环节进行监督管理时，应有一个规范化的流程制度，既避免被监督人员在某一环节进行舞弊，也避免监督人员自己的舞弊行为。

四、结论

市场经济快速发展，在愈加激烈的市场竞争中，只有不断完善内部控制管理体系，用制度规范约束企业，4S店才能够好的规避风险，增加收益。本文从汽车4S店内控管理现状入手，通过常见问题进行阐述，从强化关键业务管控、加强财务内控管理、强化风险管控、强化内部监督管理四方面提出了相应的解决策略。完善内控管理可以让企业管理有序进行，让相关业务能够规范化进行，在降低经营风险的同时能够带来更多的效益，企业健康长远发展。