“互联网+”背景下医院人事档案信息化管理路径研究

涂小霞

（作者单位：常德市第一人民医院人力资源部）

“互联网+”这一概念的提出，为各行各业注入了新的活力，互联网技术是信息技术与传统产业有机融合的结果，提升了企事业单位的智能化管理与工作效率，不断推动着社会的发展。医院是我国医疗体系的主体，“互联网+”的背景下，打造智慧医院，应用信息技术做好将医院管理与诊疗服务已迫在眉睫，而医院人事档案管理仍然停留在手工时期，已不能适应智慧医院建设与发展的要求，只有解决这些不足，才能确保人事档案更好的服务于医院人事工作。

一、医院人事档案信息化管理的必要

医院人事档案管理工作是人力资源工作的重要基础性工作，医院的人员招与调动、人才培养与评估、干部任免与提拔等工作的开展都离不开人事档案。“互联网+”的时代，要推动医院更高更快的发展，加强人事档案管理的信息化建设是档案管理工作的重中之重，随着医疗改革的逐渐深入，医疗系统的逐渐完善，人事档案管理工作的重要性也日益凸显出来，在上级组织部门的领导下，加强人事档案信息化管理对档案管理工作有以下几个方面的积极影响，对医院的长期发展来说十分必要[1]。

（一）提高管理效能

人事档案信息化管理能够利用互联网的快捷与便利性实现实时共享，帮助人事部门对人力资源实行更高效的管理，能够最大程度地减少人员配置与人力资源浪费。

（二）缩短资料收集与信息更新时间

通过建立完善的人事档案信息网络管理平台，档案资料的收集与整理更加快捷，既保证了档案的完整性，又确保了档案信息的及时更新。

（三）提高其时效性

在工作人员入职、调岗、离职等异动时，通过档案管理信息平台，人员的信息能快速反馈到人事管理处，便于及时更新档案资料，使人事档案在时效性方面得到明显提升。

（四）提高其安全性

在建设人事档案信息化管理系统时，应设置查看与修改权限，防止信息被他人随意篡改、恶意破坏或泄露，同时避免了纸质档案在保存期间可能因保管不当对档案造成的损伤，提高了信息安全与保管安全。

二、现阶段的医院人事档案管理存在的问题

（一）规章制度尚不健全

虽然医疗改革中反复提及人事档案工作的信息化管理，但在部分医院中却未达到有效落实，实际工作效率较低。现阶段部分医院没有制定健全的人事档案信息化管理制度，管理人员没有科学的工作标准，工作内容和行为没有受到限制，使人事档案信息在完整性、安全性等方面存在不足，可能导致档案信息的泄露[2]。

（二）对信息技术与岗位管理的重视不够

目前部分医院的人事档案管理工作已经实现了信息化管理，但基于实现收益、价值体现不明显等多方面的因素，此项工作还未得到单位领导的足够重视，在人事档案信息系统的研发、使用、管理及利用等方面的人力与财力的投入还很不足，缺少先进的硬件设备，对从事档案管理岗位的工作人员的继续教育不够重视，缺少专业化培训，使很多从事人事档案管理的工作者或不具备档案管理专业知识，或缺少对信息化档案管理技能，导致工作热情不足，管理方法落后。更加无法实现更深层次的档案信息的分析及应用，使档案信息化管理仅浮于概念，没有达到预期效果，这些因素都导致了医院人事档案管理信息化进程缓慢。

三、医院人事档案信息化管理的路径

（一）健全信息化人事档案管理体系

“互联网+”的时代对各企事业单位的人事档案管理提出了新的要求，加快档案管理的信息化进程，是顺应国家对人事档案管理的要求，也是此项工作发展的必然趋势。从大局上看，医院的人事档案管理信息化建设与其他行业相比，发展速度较低，管理还较为落后，还没有深入应用信息技术，如信息的统计、提取、筛选，运用大数据进行岗位分析等，按照以往的手工翻阅、比对，制作统计表格等工作方法，效率较低，信息更新速度较慢，信息较易产生偏差。鉴于此，医院必须加强信息化建设，提高信息收集效率，提高工作人员的管理效能，扩大管理范围[3]。

第一，构建完善的人事档案信息化管理平台，及时收集医院工作人员的档案信息，收录每年研发出关于新技术的各方面资料，并不断扩展人事档案管理范围，让档案更加完善、健全。当构建信息化管理平台时，医院负责人和相关工作人员要对平台的建设给予高度重视，树立以人为本、为民服务的工作理念，提高工作人员的信息素养，根据网络大数据为指导，构建人事档案信息化管理平台，不仅要对医院正式工的人事档案进行信息化管理，也要收集整理临时工、实习人员的档案信息，确保每个工作人员的档案完整，将医院工作人员的技术水平、工作情况、成长记录等分别录入档案中，让人员档案更加完善。如医院内部无法完成自主研发，可以委托科技公司或向有关企业购买用于人事档案信息管理的软件，根据医院的服务性质，选择已经成熟、能够满足医院使用要求的软件，确保人事档案信息化管理能够顺利展开。

第二，要提高工作人员对档案信息的收集能力。现阶段的医院人事档案管理人员对自己的工作没有正确认识，使收集和整理档案的效率不高，无法保障档案的完整性和时效性。因此为提高档案信息化管理质量，促进医院的健康发展，就必须要加强信息化建设，对人事档案进行精细化管理，收集医护人员的年龄、性别、受教育情况等基本信息，及时掌握医护人员的变动情况，动态更新人事档案，此外，还要保证医护人员的成就、考核信息等可以及时记录，使人事部门能够全面掌握工作人员的详细信息，为人力资源的开发和利用提供保障。

第三，建立健全人事档案信息管理制度。医院要顺应网络发展的趋势，结合医院的现有资源，制定一套符合医院特点的管理制度，为人事档案信息管理工作提供操作规范，对档案管理人员明确工作职责与行为规范，提高档案信息化管理的质量。在制定人事档案管理制度时，应保证制度的合理性和可行性，才能达到规范的作用，防止打击员工的工作积极性[4]。

（二）提高信息化档案管理的安全性

人事档案信息属于私密文件，如发生泄露会导致很多不良后果，而“互联网+”具有便利性、开放性的特征，人事档案进行信息化管理虽然可以很大程度提高工作人员的效率，但如果不加强档案的保护措施，会导致档案信息泄露，对医护人员和医院造成不利影响。因此，为提高档案信息的安全性，首当其冲的就是要解决档案泄露的问题。首先，医院要引进先进的设备和技术，在硬件和软件两方面提高人事档案信息的保密安全；其次，组织建设人事档案管理部门，该部门的工作人员必须具有信息化技术和档案管理的专业能力以及综合素养，明确该部门的责任，加强该部门人员管理，将每个工作人员的任务明确，赋予不同的岗位职责，在信息化平台上设置不同的档案管理权限，实行分层管理，责任落实到个人，以便更好地进行人事档案管理工作，当档案工作出现问题时，可向具体负责人追究责任；再次，建立完善的管理制度，要求工作人员在工作中严格按照规章制度对档案信息进行分析、处理与利用，尽可能减少影响信息化档案管理的不利因素；最后，组织档案从业人员进行专业培训与职称晋升，不断提高工作人员岗位技能与工作水平，建立一支能够高效完成人事档案管理工作的专业队伍，使管理人员既具备档案管理的能力，又具备信息化技术的技能，实现医院档案信息一体化管理的目标。

（三）加强管理人员的信息技术学习

为提高医院人事档案管理人员的工作技能，使之能够更好地应用信息化技术，应加强管理人员的信息技术学习，提高档案处理效率。检索、信息处理、数据分析是信息化档案管理中的重要组成，若想提高工作效率，可以从这几个方面入手[5]。

对于检索，应将档案资料进行明确分类，不仅可以减轻工作人员的任务量，还可以让有需要的人通过搜索分类项目或者关键词，能够快速找到想要的资料，避免浪费不必要的时间；对于信息处理，可以将档案资料与网络信息管理平台建立有效连接，使工组人员在收集、修改信息时可以更加方便；在数据分析方面，将医护人员的个人信息输入计算机系统，使用大数据分析，加强医护人员与岗位的契合度，以便对医院的未来发展方向进行长期规划，同时还可以发现医护人员有待改进的地方，当发现医护人员的不足之处时可以及时进行专业培训，将医护人员的工作质量稳步提升，以便更好地为人民服务。此外，在人事部门根据信息化人事档案对医护人员的未来发展进行规划时，也提高了人事部门的工作能力和综合素养。

四、结语

“互联网+”为医院各部门的工作带来创新的机会，人事档案管理是保障医院发展的重要部门，要加强信息化管理，提高人事档案管理的有效性，才能提高医护人员的工作积极性，提高医疗质量和服务质量，本文分析了现阶段医院人事档案信息化管理中的不足，提出采用健全信息化人事档案管理体系、提高信息化档案管理的安全性、加强管理人员的信息技术学习的方法对其进行改善，推进我国医疗事业的发展进程。