精细化管理在事业单位档案管理中的应用研究
2021-12-02周晓龙
周晓龙
摘要:精细化管理是创新档案管理工作的重要举措,可以整改传统档案管理模式的弊端,构建现代化、精细化的管理模式。在落实精细化管理前,事业单位要分析档案管理的现状,要着重整改制度不完善、档案利用率低下的问题。同时,档案部门要引进信息技术,为精细化管理提供有力支撑,通过完善精细化制度、强化档案服务功能,全方位落实精细化管理模式,增强档案管理效能。
关键词:精细化管理;事业单位;档案管理工作
现阶段,实现精细化档案管理,是事业单位面临的重要任务,更是档案工作的必然发展趋势。对此,档案部门要遵循精细化管理要求,结合档案管理现状,细致分析工作弊端,结合实际情况加以优化。其中,档案部门要健全精细化制度,确保档案管理有章可依。同时,档案部门要加强信息化建设,持续提升档案服务功能,通过此种方式,助力事业单位档案管理高效开展。
一、事业单位精细化档案管理的开展现状
(一)缺乏健全的规章制度
现阶段,部分事业单位未树立新型工作理念,缺乏健全的制度保障精细化管理有效落实。同时,部分档案部门的管理制度流于形式,即便设置了精细化的管理制度,但并未落到实处。例如,针对档案的标准、注解等工作,未制定针对性的规章制度,也没有细致分析档案管理实例,缺乏丰富扎实的档案管理经验,影响了精细化管理模式的落实。
(二)未高效应用信息技术
除了制度不健全,未积极引进信息技术,管理模式不符合精细化管理需求,也是阻碍精细化管理的重要因素。其中,部分事业单位缺乏充足资金,或领导层未高度重视精细化管理,没有加快引进管理设备与管理人才,导致精细化管理质量平平[1]。同时,在引进档案管理人员后,事业单位未定期开展培训,没有科学制定全面的培训计划,缺乏对后续发展的长远规划,影响了精细化管理效率。
(三)档案利用率有待提升
受到设备不完善、制度不健全等因素的影响,档案管理人员无法充分发挥各项服务功能,使得档案利用效率较低,无法应对事业单位的档案应用需求。同时,落后的档案管理模式,影响了管理人员工作职能的发挥,导致档案服务效率低下。此外,传统的管理模式更加繁琐,更耗时耗力,通常需要人力查询、传达资料,影响了档案应用效率,且容易出现工作失误。
二、事业单位精细化档案管理的开展策略
(一)健全精细化的管理制度
在落实精细化管理时,事业单位要明确改革重点,应立足完善制度入手,结合本单位情况与档案使用需求,制定完善的精细化策略。其一,应在法律范围内,结合本单位实际情况,制定科学、长远的管理制度,应匹配本单位的管理需求与制度要求[2]。其二,事业单位要避免随意制定、盲目跟风的问题,不能全盘照搬其他单位的管理模式,应总结其管理经验,选择适合本单位管理需求的内容,以此构建针对性、高效的制度规章。同时,在完善制度时,要保障档案信息的完整性,应立足档案使用流程,构建有效的管理制度。其三,在健全档案管理制度时,必须遵循法律法规要求,应逐步提升档案管理水平,确保档案管理有据可依。只有这样,才能有序落实管理工作,高效应对档案使用需求。
(二)完善信息化管理建设
只有落实信息化建设,才能为精细化管理提供有力保障。同时,在现代化管理模式下,精细化管理离不开各种先进设备的支撑,如互联网技术等。对此,档案部门要积极开展信息化建设,配备相应的软硬件设施。其中,档案部门要重新规划工作方案,形成新的认知,精准定位工作方向。同时,事业单位要加强资金投入,引进各类新型技术,如管理设备、档案存储设备等,通过加强信息化管理,提升档案管理与服务水平。其二,档案部门要借助信息化管理模式,充分發挥此模式的安全性与便捷性,以此全过程落实精细化管理。最后,在日常档案管理中,档案部门要借助信息化设备,做好档案传输、档案存储等工作,在应用档案的同时还要加强档案的安全性,严格避免档案泄露、损毁等问题。
(三)强化档案服务功能与应用效率
之所以开展精细化管理,就是为了提升档案应用效率,充分发挥档案管理效能。在落实精细化管理的过程中,工作人员除了做好日常工作,维护档案安全,还要细致分析档案服务功能,在多方面提升档案服务效率。对此,在优化管理模式时,还要提升服务质量,不断强化服务职能,坚持贯彻精细化服务理念。在日常工作中,档案管理人员要以提升服务水平为先,遵循精细化管理制度落实服务工作。同时,档案部门要定期总结精细化管理进程,结合管理现状找出其中存在的问题,与档案管理人员细致商讨,持续优化服务质量。最后,档案部门要结合制度要求,分析现有档案工作人员的专业能力、工作水平,要完善人员培训制度,持续提升档案管理人员的工作技能与综合素养,使其高效落实档案管理任务。期间,要结合长远发展目标制定培训计划,还要定期引进先进的管理方法,供管理人员学习[3]。
三、结束语
总结上文所述,事业单位档案管理要与时俱进,结合工作需求创新管理模式。其中,在落实精细化管理时,应结合本单位实际情况,从完善制度入手,逐步优化管理模式。同时,档案部门要细化服务流程,提升服务质量,通过充分发挥档案服务的各项功能,助力事业单位稳定发展。
参考文献:
[1]杨冬美.事业单位档案管理信息化建设优化策略探究[J].城建档案,2021(10):33-34.
[2]邓方.大数据时代事业单位档案管理工作创新路径[J].办公室业务,2021(20):124-125.
[3]陈浩.新时期加强机关事业单位会计档案管理的策略探究[J].兰台内外,2021(28):41-43.