电子会计档案管理的现状与分析

金桂芳

摘要：会计档案管理工作的规范有效，能够在经济总结工作中，以当前发展为基础来实现满足未来各项工作的运转，因此它能够有效规避贪污腐败问题的出现，并且也能为企业的长期发展做好准备。随着信息化的发展和电子信息技术的普及，使得电子会计档案管理工作的开展能够进一步优化会计档案工作开展的实效性，但是在进行转变的过程中，必然会使过去的应用模式与现行应用方式存有冲突。对此，本文主要探讨了电子会计档案管理工作开展的现状，同时对其问题进行分析并给予相应的解决对策，希望能够以此来提高电子会计档案应用的有效性。

关键词：电子档案管理;会计档案管理;现状

引言

会计档案工作是在会计核算工作开展中，以各项工作运行为主所形成的一种数据记录，它能够有效反映出企业的经济业务实际情况，并且能够以文字保留的形式来实现对会计资料的统计，能够以现有统计内容为主来满足企业后期的运行与发展。在当前阶段，电子技术以及信息技术的应用能够进一步加快对会计档案管理工作的落实，同时也能在数据整合上，提高数据应用的真实性。对此，对于企业的运行与发展来看，实现优化电子会计档案管理，是确保企业正常运行的一种手段。

1 电子会计档案的定义

会计档案在我国档案中占据着重要的位置，同时也是各个企业和事业单位重要的档案资料。电子会计档案主要指使用磁性介质的形式进行存储的会计核算的专业材料，电子会计档案对经济业务进行及时的记录，是反映经济业务的重要资料依据。电子会计档案主要有电子凭证、电子账簿、电子报表、电子文件、会计操作说明和软件以及一些电子会计核算资料。电子化会计档案具有以磁性介质进行存储、 依赖计算机硬件环境、对安全保密管理工作要求比较高、信息处理方便快捷以及兼容性的特点。

2电算化会计档案的特点

传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表。它是记录和反映经济业务、财政收支及其结果的重要史料和证据。会计电算化档案不仅包括各种账簿、报表和凭证，还包括磁盘、存储会计数据和程序的存储介质（会计软件）、系统开发和运行过程中编制的各种文件以及其他会计资料。会计电算化档案具有以下特点：会计电算化实施后，传统意义上的会计档案，如会计凭证，会计账簿，会计报表等，原来是手工制作，在纸质媒体上登记的，通过计算机会计系统通过打印机或磁盘、光盘等磁性介质进行标准化、快速打印和保存，即扩大了会计电算化档案存储的范围和领域。“传统的会计档案是直观的，存储在磁性介质上的会计档案在专用会计档案中必须具有不易损坏、不易留下痕迹的特点，同时还受到载体的质量、载体的存储环境等因素的影响载体所存储信息的有效期等条件，即对会计电算化档案的安全性和完整性有较高的要求，计算机在会计电算化系统发生故障时可以查询和恢复。存储会计信息的磁性介质和其他介质被视为会计档案，直至会计信息达到存储期限。此外，还提供由计算机会计系统开发的全套文件，如软件需求说明书、软件设计程序、用户操作手册等，并作为会计档案保存，直至系统运行ut的使用，即增加了会计档案的内容。

3 电子会计档案管理现状分析

一是电子会计档案管理体系还需进一步完善，由于电子会计档案对企事业单位档案管理者来说是一个比较新的事物，档案管理者对其认识和理解不够，仍然采用传统的管理体系来管理会计档案这种情况使得会计档案电子化管理无法发挥其真正的意义和价值，管理效率和管理水平没有突破，有的甚至降低了管理效率管理体制是企事业单位的一项重要任务。

二是会计电子档案缺乏完整性和正确性，现阶段大部分企事业单位已经完成了档案信息化建设，并对建设完成后财务会计软件系统升级的会计资料和文件进行了汇总和整理，部分会计电算化档案已经完成材料和文件不能尽快归档，导致电子会计档案中的案例数据缺乏完整性和正确性。

第三，电子会计档案管理人员的专业技能和素质有待提高，目前，会计电算化在企事业单位的应用还比较少，部分企事业单位的领导对会计电算化重视不够，只开展会计电算化工作在安排电子会计档案管理人员时进行简单的筛选，导致电子会计档案管理人员在专业技术和素质上存在一些问题，甚至有些管理人员对会计电算化的工作流程和技术没有深入的了解，使电算化档案管理人员的工作效率低，电子会计档案管理不能顺利开展，工作效率低，同时企事业单位不能对管理人员进行定期培训，管理人员只能始终使用传统的管理方法进行管理，不能满足对电子会计档案管理的要求。

4电子会计档案管理的现状

从目前我国会计行业的发展来看，在基础工作的发展中，即使通过实施会计档案电子化管理，实现了现代信息化建设，加快了企业的运营，也只能沿用过去的模式，这将导致电子数据的收集和管理将被忽略，同时，在各项工作的开展过程中，由于需要通过数据存储和传输将文件和资料传递给财务部，同时由于财务部在工作开展过程中只将这些档案和资料视为一些普通的数据和资料，这将导致在基础工作的运行中忽视数据管理。因此，在后续工作中，这些资料一旦需要阅读，就无法应用到资料上，甚至原始资料也会因为系统设置等问题而消失。

近年来，国家加大推动电子會计档案管理，已连续组织三批电子发票电子化归集、报销、入账、归档试点工作。为了会计档案管理的发展，无论是国家部门还是相应的管理机构，在基础工作中，都必须按照中国的法律法规，确认各单位和企业在经营过程中产生的财务会计数据的完整性，对各种数据进行标准化分类整理，通过确认归档实现档案的保存。但在此之前，许多企业或单位在管理会计档案时，往往会将所有财务数据交给财务部门管理，这将导致财务部门无法对档案数据进行汇编和整理，以满足后续业务中对档案的妥善保管，这将导致基础工作操作中的文件安排不规范，各单位无法实现基础工作的统一安排，这将给财务部门带来更多的工作量，对后续工作操作中的文件管理和应用产生不利影响。另外，即使是目前采用的电子数据管理，如果在基础管理工作的发展中，应用格式不能统一，格式数据的保存也会出现错误，也会给有关部门带来麻烦，甚至由于格式应用不当而使文件数据无法读取，这将导致失去保存档案的意义。

结论

本文阐述了电子会计档案管理的现状，并提出了完善电子会计档案管理的措施，希望能为我国企事业单位的电子会计档案管理提供一些建议。对于电子会计档案管理工作的开展，它是财务管理 工作开展的重要环节之一，并且也是有效保证企业或单 位长期发展与运行的重要基本工作。对此，在各项建设 工作开展上，就需要实现强化电子会计档案管理工作开 展的实效性，这样才能为企业与单位的发展做好保障。

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