核电企业电子文件制度体系研究

2021-12-02查凤华

北京档案 2021年11期

关键词：引言

查凤华

摘要：制度是电子文件科学管理的准绳。本文依据国家电子文件管理的法规政策和标准规范，基于顶层设计方法分析核电企业电子文件管理的制度框架，从核电企业电子文件管理的实际业务需求出发，提出核电企业电子文件管理制度体系的层级结构和分类方法，并进一步从管理、技术和业务三个维度，细化制度文件在内容编制方面的关联性和互补性，为核电企业建立健全电子文件制度体系建言献策。

关键词：核电企业电子文件制度

一、引言

核安全是核电生命线，核电企业文件档案管理存在复杂性、系统性、集成性、连续性等特点，这些对档案管理提出新要求[1]。但现实环境中，核电企业电子文件管理制度体系建设滞后于文档管理系统建设，纸质和电子混用的文档管理制度体系，束缚了电子文件规范化管理。由此，核电企业有必要在文档管理系统和数字档案馆建设之初，严格按照国家相关的法律法规、标准规范开展电子文件制度体系的整体设计，建立覆盖核电企业管理、技术和业务的全方位的电子文件制度体系，并在信息系统建设、业务工作开展过程中严格执行，是核电企业开展电子文件单轨制管理的迫切任务。

二、制度体系的框架

核电企业业务的复杂性、流程的规范性和管理的严谨性，对核电企业制度体系的建设提出严格的要求。核电企业一直以来都比较重视制度规范的建设，特别是在文件档案管理领域，已经形成了涵盖“规定、制度、细则、标准规范”的四级文档管理制度体系。但是，现有制度文件在电子文件长期保存、数字档案馆系统运行、支撑电子文件电子化业务开展等方面较为薄弱。究其原因主要是以往的制度文件是以纸质为主、电子为辅的“补丁式”制度建设模式。需要重点研究和思考电子环境下，以电子为主、纸质为辅的文件档案管理的制度框架，以适应当前业务的科学、有效和规范开展。

（一）制度体系层级结构

依据核电企业文件档案管理的业务实际和信息化系统建设特点，电子文件管理制度体系层级，自顶向下分为四级：规定、制度、细则和标准规范。规定主要用于明确电子文件管理的体制机制和全局性要求；制度主要明确电子文件各相关责任部门的职责、业务要求和工作流程等；细则需要对具体制度文件执行和操作的具体细化，是制度文件的程序化和业务实现的基本规程；标准规范则是侧重于系统建设和运行的工作要求、数据接口和实现技术规范。

（二）制度体系分类方法

在制度体系分类方面，钱毅提出电子文件管理标准体系可以按照管理、资源、技术三个视图进行细分[2]。国家档案局在档案信息化实施纲要中，明确提出，要构建“资源体系”“利用体系”“安全体系”三个体系。核电企业可基于档案“三个体系”管理理念，并依据核电企业的实际特点，增加基础支撑类制度，构建核电企业电子文件制度体系，按照内容划分为以下四个类别。

1、基础支撑：主要包括核电电子文件管理规定、核电电子文件术语等。

2、资源体系：主要包括资源描述、资源获取、资源管理。其中，资源描述主要是核电元数据管理、核电元数据管理规范等；资源获取主要指核电电子文件收集、归档、移交；资源管理主要指核电电子文件存储格式、传统载体数字化管理、核电专业类电子档案管理等。

3、利用体系：主要包括核电电子文件利用、编研和评价。

4、安全体系：主要包括传统载体数字化管理及数字档案馆建设当中的实体安全和信息安全。

三、制度体系的构建

为了保障核电电子文件制度体系的兼容性和扩展性，除了重点设计电子文件制度的框架体系，还应根据实际业务延伸需要进行动态扩展和定期更新，以满足电子化、单轨制模式下的电子文件管理业务发展的需要。对于不同层级制度文件，需要重点考虑制度文件之间内容的关联性、兼容性和互补性，避免重复、冲突。

（一）确定制度文件明细表

以某核电企业的实际业务为例，按照“基础支撑、资源体系、利用体系、安全体系”四个类别和“规定、制度、细则、标准规范”四个层级，制定核电企业电子文件制度文件，明确每个制度文件的框架和内容框架，以支持核电企业开展电子文件的科学、有效管理。其他企业在制定电子文件制度文件时，可结合企业自身特点进行个性化处理，以满足企业自身业务的独特性。

（二）制度内容的关联性处理

制度文件之间关联性处理是制度体系框架设计的关键，需要在横向和纵向两个维度对制度进行关联性处理，如《核电电子文件管理规定》，从总体上描述电子文件收集、整理、归档、鉴定、开发利用、系统建设与维护，内容较为宏观，当涉及具体内容时，还需要直接参见《核电电子文件收集与整理》《核电电子文件归档管理》《核电电子档案鉴定与处置管理》等；而在同层级制度之间，如《核电电子文件应急与数据恢复细则》《核电电子文件存储和备份细则》，需要处理其业务流程的相互衔接和职能分工。通过制度文件之间的关联性处理，既保证制度之间的内容完整性，又兼具制度的表述简洁性。

（三）制度内容的兼容性处理

为了保持核电企业电子文件制度体系的完整性，编者从本制度完整性出发，会出现多个制度描述同一对象。原则上，需要保证制度内容之间尽可能不重复、不矛盾。如《核电电子文件分类及归档范围》《核电电子文件归档管理》《核电数码照片归档与管理》三者之间不仅有关联性，还有兼容性。《核电电子文件分类及归档范围》侧重电子文件分类、归档范围和保管期限；《核电电子文件归档管理》侧重电子文件归档总体要求；当涉及某种类型电子文件时，如数码照片采集、归档要求，引用《核电数码照片归档与管理》；当涉及具体分类及归档范围时，引用《核电电子文件分类及归档范围》。这样既保证制度之间内容连贯性，又避免涉及相关内容变化时需要更新其他相关制度。

（四）制度内容自动执行的处理

核電企业通过信息化手段，将制度各章节编制结构化，形成术语、责任、引用文件、流程、管理要求等知识库，不同制度之间以知识图谱形式实现相互关联，当发现不同制度针对同一术语有不同定义时，主动提醒用户进行辨识，以技术手段发现制度之间关联和矛盾。将制度内容以结构化方式嵌入信息系统，当需要修订时，自动显示当前可编辑的文件，便于编者快速修订，最大限度地降低主观性，提高系统自动执行的客观性。将制度结构化嵌入到电子文件管理系统中，使电子文件制度与信息系统深度契合，这是电子文件单轨制业务拓展与延伸的一个新方向。

四、制度体系实施路径

（一）加强制度体系顶层设计

电子文件制度体系建设是一个持续改进的过程，随着档案信息化的不断深入、业务档案管理水平不断提高以及标准化需求的改变，电子文件制度體系需要逐步完善，需要结合国内电子文件标准化工作的最新需求，动态维护核电企业电子文件制度体系。“自顶向下”是核电企业制度体系设计的基本原则。首先，建立电子文件管理纲领性制度。其次，建立电子文件安全管理及保密制度、电子文件应急处置制度，补齐电子文件安全保障体系建设短板。再次，建立细则和标准规范，例如系统接口规范、四性检测技术规范、电子签名技术规范。最后，建立电子文件单套制及长期保存管理制度，并制定细化的技术规范。

（二）遵循法规制度要求

国家法律法规和标准规范是核电企业电子文件管理制度体系建设的基本依据，从微观上，核电企业内部构建自成体系的电子文件管理制度，同时应符合宏观层面提出的电子文件管理制度要求，遵守“系统间相互协调”的基本原则。另外，需要充分利用内外部环境中的有利条件，巧借时机开展文件档案制度变革创新。既要关注上级单位和公司信息化建设、智慧电站建设、数字化转型等契机，适时完善文件档案管理制度，又要充分利用国家颁布新的档案法律法规和标准规范时机，及时修改完善核电企业电子文件制度体系。

（三）树立“三全”管理理念

为满足核电企业电子文件长期保存及单轨运行，核电企业应当编制基于电子文件长期保存及单轨运行的管理系统及对应制度体系，建立良好电子文件管理文化氛围，以引导核电企业电子文件管理工作科学、规范、系统和有效地开展。遵循国家文件档案管理标准规范，建立以专业化、规范化、现代化与智能化为基本特征，以“三全”管理理念（全员管理、全程管理、全域管理）为主的核电企业电子文件制度体系。一方面进行合理管控，坚持文件档案工作统一领导、分级管理的基本要求。另一方面实施动态管理，按照PDCA循环（计划—实施—评价—改进）对电子文件制度体系进行动态完善。

（四）实现业务融合管理

按照多元治理理念，将电子文件管理要求融入核电企业管理、生产、经营等各项业务。按照“制度—流程—系统”三位一体融合管理理念，对电子文件制度内容进行设计时，要同时考虑前端业务部门产生电子文件的要求，以及档案后端全生命周期的全过程管理，从管理、技术、标准等方面实现统筹管理，保持文件档案管理的业务连续性、标准一致性，支持文件档案一体化集成管理。一是从电子文件相关制度程序修改完善入手，进行制度审查修订；二是对涵盖各类型文件档案管理制度进行针对性修订，突出电子文件的管理举措；三是同步修订文件档案领域以外的相关制度文件。

（五）双轨并行按需发展

核电企业短时期内还难以全部实现文件的单套制和单轨制管理，双轨制还将继续并行一定的时间期限，在电子文件制度体系建设时，需要注重与原有文件档案制度体系的互相补充，而非“另起炉灶”重新建设一套电子文件管理制度。电子文件制度体系是对企业文件档案制度体系的拓展，拓展后的文件档案制度体系需要覆盖各业务部门形成的各种格式、载体的有价值的文件和档案，确保对历史、现在和未来所有的档案实现集成管理，做到流程全覆盖、种类全覆盖和业务部门全覆盖。当然，电子文件制度体系内容的建设，需要能够随着业务类型的扩展而动态调增，确保制度的适用性和有效性。