需求、原则与趋向：民国档案整理工作研究

刘珂 戴柏清 严春梅

摘要：现存的民国档案整理原则和方法已难以满足档案实体保管和信息利用的发展需求，为此文章提出了维护档案实体安全原则、尊重历史联系与逻辑联系统一原则、利用档案整理原基础原则、坚持整理标准化原则和注重整理与利用开发协同推进原则等五大整理原则，同时提出民国档案整理工作将会呈现由过程思维向系统思维转变、线性逻辑向网状逻辑发展和粗颗粒化向细颗粒化深入的发展趋向，以期为民国档案整理工作提供理论参考。

关键词：民国档案 整理原则 来源 原则

Abstract：The Republic of China archivesprin？ ciples and methods of collation has been difficult to meet the demand of existing storage and full uti？ lization. The paper puts forward five collation princi？ ples： records physical security maintenance princi？ ple， history and logic unified respect principle， mak？ ing use of original sorting principle， collation stan？ dardization principle and collaborative promotion of collation and utilization principle in order to provide theoretical reference for the archival arrangement of the Republic of China archives. At the same time， it is indicated that the archival arrangement of the Republic of China archives will show the trend of transformation from process thinking to system thinking， linear logic to network logic and coarse granulation to fine granulation.

Keywords：Republic of China Archives； Principle of Collation；Principle of Provence

民國档案是国家重点档案，专指从1912年中华民国成立到1949年中华人民共和国成立期间各级党政军机关、政党、社团及社会各领域著名人士社会实践记录。[1]民国档案作为国家重点档案资源体系的重要组成部分，是民国时期政治文化经济活动的历史凭证，更是繁荣社会历史文化的重要基石。随着互联网络技术和信息技术的发展，如何解决好馆藏海量民国档案的整理和数字化工作、实现民国档案资源的安全管理和有效利用，成为档案工作亟待解决的重要课题。

一、民国档案整理工作的历史路径

民国时期，鉴于五院设立，各行政机关形成了数量庞大的档案，在其产生时便曾按照一定的方法和原则进行有序化整理。但由于当时卷帙庞大，副本寡少，加之政潮战乱动荡，大量民国档案被损坏销毁，打乱成散篇零件。民国档案产生伊始至今，其整理规则与利用手段可以大致分为三个阶段。第一阶段，1936年，以“中国国民党中央党史史料陈列馆”为代表，面对袋装成捆、乱无章法的民国档案，目别汇分，不断探索，主要采用分堆分组承包法着手研究民国档案实体分类和整理编目，初步确定民国档案整理的核心原则，是民国档案工作的拓荒开创时期；第二阶段，1949年中华人民共和国成立后，从中央到地方纷纷接管了民国档案整理工作，经整理编纂建构起民国档案全宗体系和内容主体，形成案卷级保管和检索构架，使得民国档案整理和利用基本达到有规可依；第三阶段，中国第二历史档案馆向公众开放，标志着民国档案整理工作进入发展新阶段。新时期，中国第二历史档案馆是保管和利用民国时期档案的主要基地，初步完成了从纸质档案到数字档案，从原始史料到编研成果，同时进行民国档案案卷级向文件级过渡，对近千万馆藏民国档案进行针对性的文件整理、著录标引和数字化工作。

新时期，我国档案工作已进入“存量数字化、增量电子化”的战略阶段，“卷”改“件”，“纸”改“电”的推行初步实现了民国档案数字化转型，但同时也带来一系列的发展矛盾。首先，“卷”改“件”环境下各馆藏民国档案未经系统整理分类和长远发展规划。其次，民国档案整理缺乏“编用并举”理念。由于民国档案存量大、目类多、难度大，整理过程中实体档案纸张变色、霉烂、虫蛀、水蛀，案卷级过于粗犷，整体信息化程度较低，阻碍了民国档案的查找利用。第三，民国档案整理工作缺乏统一标准规范。现阶段案卷级目录还存在较大的历史遗留问题，在整理过程中缺乏定期的指导和监督。

综上所述，随着民国档案整理工作的推进，其存放地点变动性和广泛性，民国档案原有的系统性和规律性被不断打散，为民国档案整理和数字化工作带来挑战。随着民国档案开放力度的增大，原有的民国档案整理原则和方法已难以满足现有的民国档案利用需求。鉴于此，本文在分析新时期民国档案发展需求和目标的基础上尝试探索出新的整理原则，为进一步保障民国档案实体和信息的安全提供理论遵循。

二、民国档案整理工作的发展需求

（一）民国档案整理工作的需求分析

民国档案作为国家重点档案和独特的历史文化遗产，价值日益凸显，民国档案整理工作也进入重要的战略机遇期。结合上述民国档案整理工作现存问题，笔者认为民国档案整理工作的诉求重点体现在以下方面：

从国家战略层面出发，兼容民国档案的历史性和完整性。为落实民国档案整理工作以档案实体和信息安全保管和充分利用为原则[2]，利用数据库、高速扫描和数据压缩等技术手段，来确定全宗名称、修正案卷标题和目录整序以及对破损档案、不开放档案和重复文件的标注等[3]。同时，建设“档案信息化管理平台”陆续对外提供利用档案数字化成果。为进一步落实民国档案数字化战略，提高民国档案资源信息化，中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，对包括民国档案在内的国家重点档案整理提出重要指示，民国档案整理工作应进一步加强数字化和编目著录工作，提高民国档案全宗类目的系统性、实用性和科学性。

从业务管理层面出发，应缓解民国档案量大与整理人员的矛盾。目前，民国档案整理工作和整理人员矛盾体现在“量”和“质”的冲突上。尤其在民国档案整理编目工作和数字化的关键时期，工作量大、技术要求较高，其作业方法需要整理人员具备专门的技巧性，而当前整理团队专业水平层次不一，结构亟须优化。因此，要进一步推进民国档案整理工作科学化、规范化和法治化。档案整理工作要加强科学化建设，实现规范化建设，落实监管体系，保证整理质量。

从公众需求层面出发，落实深化“编用并举”的民国档案整理工作。现阶段技术条件有限，用户针对民国档案资源的获取大多停留在目录级，无法实现全文阅读和知识服务，因此需要重视将档案整理编目工作后端与开放利用相结合。一方面，落实档案分级定密和开放鉴定工作，强化后期工作，做好应用前的准备，实现民国档案利用的安全性和及时性。另一方面，从公共服务层面挖掘用户对民国历史了解需求，细化知识服务场景，利用云计算技术和OCR技术逐步实现民国档案“语义检索”和“全文识别”，从而提高民国档案整理工作和利用服务的有效性。

（二）民国档案整理工作的发展目标

为进一步明确民国档案整理工作的目标和方向，着力解决民国档案整理工作的瓶颈问题，新时期民国档案整理工作应努力处理好“卷”与“件”、“量”与“质”、“保护”与“利用”之间的关系。

第一，面对双套制的管理现实，平衡民国档案整理工作中“质”与“量”的问题。首先，以民国档案抢救整理和安全保管为目标，在对档案实体尽量进行原生态保护的基础上，不断推进民国档案的数字化和信息化工作。通过制定统一的数字化标准规范、指定验收标准以及加强监管考核，落实工作通报、绩效考核、问题反馈。一方面，合理压实定期质检，实行人工验收、著录自检、重点抽检，落实执行细则和权责要求，难点问题重点突破。另一方面，对民国档案整理人员进行定期培训和考核，同时招聘技术人才，注入新鲜血液，提高整理团队专业结构、知识结构和信息素养。

第二，构建“双元档案”整理实践体系，实现档案实体与档案信息整理、案卷级与文件级整理的并行发展。在民国纸质档案、缩微胶片档案和数字档案共存的多介质时代，一方面，需要在对原件实行最小干预的基础上，推进民国档案卷内目录编制和优化，保证卷内文件完整与安全；另一方面，建立文件級目录检索库。在民国档案数字化整理工作中，进一步推进案卷级目录向文件级目录过渡，延伸完善民国档案机读目录数据库信息，开展文件级分类标引，利用编目形式固化民国档案系统化。

第三，消解以“件”为单位的整理方法对民国档案内容价值判定以及提供利用的障碍和负面影响。为避免未来文件级整理工作对民国档案开放利用的阻碍，需以社会化利用为基本导向，重视民国档案分级定密和开放鉴定。全方位、多层次将零散的民国档案的整理编目工作与现代技术相结合，保证编研结果展示的实时性和有效性。借助资金支持，对其数字化工作进行宏观质量控制，保证实现“随编随发，编示结合”，推动民国档案向数字化优质馆藏迈进，充分发挥民国档案的社会影响力。

三、民国档案整理工作创新的基本原则

民国档案整理工作应当在遵循本身“档案整理”的三大原则基础上，同时兼顾适用于自身“民国档案整理”的个性原则。民国档案整理工作创新的基本原则为维护档案实体安全原则、尊重历史联系与逻辑联系统一原则、利用档案整理原基础原则、坚持整理标准化原则和整理与利用开发协同推进原则。

（一）维护档案实体安全原则

维护档案实体安全原则是指在民国档案整理工作中，一切要以保持档案完整、清晰的原貌为前提，不得擅自在民国档案本身实体上进行勾画、涂抹或加工。这一原则是民国档案整理的第一原则，是一切工作流程的前提和底线。民国档案作为涉及民国时期中央机关最珍贵的历史记录，是国家和社会的宝贵财富，要求各档案馆在整理过程中必须保证“片纸只字不得损毁”。

但如今，在传统手工整理过程、数字化过程和数转模过程中，都对民国档案本身实体造成了或多或少的直接伤害，产生不可逆的影响。例如，在传统人工档案整理过程中，当发现民国档案原始文档序号编错时，部分档案人员会直接在原始档案上面敲定新的页码或者用笔涂改。在数字化过程中，部分民国档案的第一步是要进行文本修复，但文本在使用过糨糊后，经过风干和暴晒，难免给档案实体造成了一定程度的破坏。因此，“维护档案实体安全”原则应当是在档案整理的各个环节都要坚守的底线原则。

（二）尊重历史联系与逻辑联系统一原则

尊重历史联系与逻辑联系统一原则是指在民国档案整理工作中，既要遵循档案的形成规律和实际情况，也要注重档案本身存在的逻辑关系和知识关系。换言之，在民国档案整理过程中，不仅要考虑档案本身的形成过程及背景，即文件是由谁、在什么条件下、运用哪些数据、为了什么目的形成的，同时还要考虑档案主题，根据所建立的概念类别体系进行分类，这一原则应用得好坏直接影响了档案整理工作的质量以及后续的检索利用。

如何平衡历史联系与逻辑联系，实现二者的统一，最大限度地实现利用的便利，是我们应该重点探讨的。建立多逻辑主线进行整理，包括来源、时间、人物、事由、形式、地理等联系，我们才能更深刻地认识民国，了解历史。以民国时期跨越不同政权时期的企事业单位为例，我们应当在尊重历史联系、尊重来源的基础上，将各立档单位的档案构成一个全宗，其内部再按照各政权、各时期进行整理。此外，要按照各档案内容所涉及的主题，参照构建的知识体系和分类方案，对档案其信息内核要素进行提取，以便后期知识关联和知识发现。

（三）利用档案整理原基础原则

利用档案整理原基础原则是指在民国档案整理工作中，要充分尊重过往的整理基础和整理逻辑，不得轻易擅自进行改动。这一原则是档案整理工作的基本原则，民国档案作为国家全部档案的重要组成部分，必须坚持这条原则。然而，新时代公众越来越希望得到准确、全面的档案信息，利用需求的提高必然引发整理方式的调整，过往的整理办法已然无法适应新的需求，如何平衡好尊重整理原基础和创建新逻辑整理成为新时代民国档案整理工作应当思考的问题。部分学者提出“根据民国档案的现实情况，在整理上一般可以采用‘大部分不动，小部分加工，少量的系统整理的办法”[4]，值得注意的是，这一办法的认识前提是基于档案馆接收和征集的民国档案大多是已经分类整理好的，从未整理的档案是极少的，但事实并非如此。目前各地档案馆的民国档案整理工作仍存在较多卷内文件次序颠倒、整理情况复杂等问题。因此，在今后的整理工作中，我们既要尊重原基础原则，同时也要对过往存在的整理错情予以纠正，强化基础错误的管控，为档案整理寻找最佳的整理逻辑。

（四）坚持整理标准化原则

坚持整理标准化原则是指在民国档案整理工作中应遵循的技术性原则，即档案馆所采用的关于分类、立卷、排列和编目等技术方法必须按照统一的、规范的标准和要求，不得擅自随意变动。整理标准化是决定民国档案整理质量的基础，只有建立全面完整的标准体系，才能够优化业务流程，保障整理质量。由于各地档案馆所收藏的民国档案形成时期、政权、地域、机构及主题不同，因此所涉及的整理问题也不尽相同，在具体的整理环节上会出现无章可循的情况。

目前各馆或是参照国家档案局发布的《民国档案目录中心数据采集标准民国档案著录细则》结合馆内具体实际工作进行整理，或者制定适用于自身特殊情况具体的相关规范。例如，中国第二历史档案馆制定了关于档案数字化前整理编目方面的相关业务文件，如《民国档案数字化前整理规则》《民国案卷标题问题及处理方法》《馆藏档案卷内文件编页号实施细则》《案卷审查要求》《民国档案案卷标题修正案例解析》等，但目前民国档案整理工作仍存在标准所涉问题不全面、档案局馆整理标准不统一等问题。因此，坚持整理标准化原则，建立全面完整的标准规范体系，是确保民国档案整理质量，直接解决整理问题的强力武器。

（五）整理与利用开发协同推进原则

整理与利用开发协同推进原则是指在民国档案整理工作中，整理的方法与手段必须适应利用开发工作的要求不断进行改进。一方面，整理的最终目的是为了更好地提供利用，更进一步地服务开发，发挥民国档案的历史价值；另一方面，新时代下不断产生的新需求和新问题也能促使推动民国档案的整理工作。二者作为档案管理环节的前端和后端齐头并重，既相互制约，又相互作用。

数字时代，公众对于档案资源的需求变得更加迫切，渴望得到完整、准确、专业的一手信息。利用新的技术手段重新组织已有的整理成果，抽取民国公文标题、官职、人名、机构、地点、主题等所涉名词，“与异名别称规则、分类规则、断句标点规则、书法字体、图片唱片等形成丰富的语料库”[5]。通过基数庞大的语料库，组织编纂人名索引、官职索引、卷宗主题索引等各类索引，构建起语料库之间的元数据交叉联系。应用人工智能和知识图谱等技术，自动识别、提取和分类，从而实现整理水平的提高和知识增值的功能。

四、民国档案整理工作创新的发展趋向

（一）从过程思维向系统思维转变

过程思维认为“自然、社会和思维乃至整个宇宙，都是活生生的、有生命的机体，处于永恒的创造和进化过程中”[6]。档案管理基本上是采用过程思维的方法，各个环节互为前后端，强调按部就班，先收集，再整理，之后鉴定保管和提供利用，然后从中汲取经验再对整个环节进行复盘，完成感性到理性的提升和过程的循环。这种思维模式会导致一旦某个环节出现问题，或者有了新的管理目标和社会变化，其他环节的工作都会受其影响，纠错成本比较大。而系统思维，尤其是其中的整体性原则，“指导人们在研究问题时，要牢固树立全局的观念，始终把研究对象看成是一个整体”[7]，不做阶段性的拆分，整理工作亦是如此。民国档案整理工作，不应该局限于只关注本身的整理方法和整理手段的改进，而是站在民国档案管理工作这一系统工程，以新时代新要求为目标，强化内外部各个涉及部分和要素，通过深化顶层设计，制定合理统一的规划目标和制度标准，使整个民国档案整理系统和功能模块得到扩展与优化。

（二）从线性逻辑向网状逻辑发展

就整理逻辑而言，随着信息技术的不断发展，人类信息素养的不断提高，社会对于信息的接受和处理方式更倾向于关联的和可被理解的，档案整理的线性逻辑已不再适用和满足时代的需求和发展，聚焦民国档案整理工作也终将从线性逻辑向网状逻辑迈进。不可否认的是，在过去的整理历史中，依照来源原则、全宗原则的历史联系进行档案整理已然是档案界达成共识的一种尊重客观事实的整理方法，但我们不得不承认目前业界对其理论的应用仍停留在表层阶段。我们只知道建立各全宗，注重卷内各文件的历史次序，而忽视了档案本身“形成者职能、文件格式、业务活动等相关来源数据所形成的网状历史联系，以指导利用者查找目标档案”[8]。之后，民国档案整理过程中也会越来趋向于实现历史联系与逻辑联系的统一，整理逻辑不再是按照单一的时间、人物、主题、机构等线性的全宗思维，而是应用新的技术手段，提取民国档案上的所有内容要素、形式要素和背景来源数据，依托知识关联，构建网状逻辑体系。

（三）从粗颗粒化向细颗粒化深入

“数据颗粒指的是数据细化和综合的程度，数据的细化程度越高，数据颗粒度越小。”[9]中华人民共和国成立以来，民国档案的整理工作，逐渐从案卷级向文件级发展，各地档案馆所提供的民国档案也开始从仅仅提供目录到全文识别迈进。由“卷”到“件”，由“件”到“条”，从以往的全宗级、案卷级和文件级管理转向语词级管理，民国档案整理工作的颗粒度逐渐变小。未来，档案部门应积极主动树立新思维，应用文本挖掘、语义关联、知识图谱、人工智能等技术，对民国档案的整理单元加以细化，即进行民国档案文件级（含文件组合级）与语词级整理，进而对民国档案信息做进一步的深入开发，这已然成为未来的发展趋势。

注释及参考文献：

[1]马振犊.中国第二历史档案馆馆藏档案数字化及其开放利用[J].档案学研究，2016（5）：86-89.

[2]罗娟.直挂云帆这五年[N].中国档案报，2017-09-28（001）.

[3]朱琪.民国档案数字化前原数据整理编目[J].中国档案，2015（2）：50-51.

[4]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[M].北京，中国人民大学出版社，2015：402.

[5]陈宇.古籍数字人文平台对民国档案开放利用的借鉴意义[J].档案管理，2021（3）：88.

[6]怀特海.过程与实在：宇宙论研究[M].杨福斌，译.北京：中国城市出版社，2003：564.

[7]赵淑梅.系统思维下档案保护理论与实践发展新视野[J].档案学研究，2015（1）：101-104.

[8]刘珂.中外“重新发现”来源原则的进路比较[J].档案学通讯，2018（6）：22-26.

[9]何玉颜.档案部门参与政府大数据治理的路径研究[J].浙江档案，2018（8）：23-25.

作者单位：1.中国人民大学信息资源管理学院2.北京市檔案馆