基于ERP系统环境的企业内部控制研究

2021-12-02任兴权

大众投资指南 2021年10期

任兴权

（浙江萧山新华书店有限公司，浙江杭州 311201）

一、引言

ERP系统与内部控制是相互协调、相互支持的关系，一方面，ERP是对企业各种资源进行有效共享和利用的系统，同时也是企业实现内部控制目标的有效工具，ERP系统除了具有生产计划、采购、制造、销售、财务等基本功能外，还有业务流程管控、产品数据管控、产品质量管控、人力资源管理及定期报告分析系统等，整合企业的人、财、物、产、供、销等资源，合理进行配置和利用，并使之产生最大的效能，另一方面，内部控制是针对企业资产运营中出现的各类风险进行有效的控制和化解，ERP系统发挥其对资源利用的全面性和严谨性的优势，能够最大程度化解资源管控过程中信息不对称、反应滞后的弊端，从各个方面对企业内部控制实施影响，因此企业在将ERP系统应用在内部控制的管理过程中时，应当立足企业当前规模及市场的变化情况，深入了解ERP系统，实现ERP系统与内部控制的完美结合，从而在企业内部控制过程中充分发挥该系统的优势。

在网络经济发达的今天，企业要寻得自身的发展，需要紧跟市场的步伐，ERP系统以其先进的管理模式逐渐被人们认知和广泛应用，企业在ERP系统下对内部控制各环节进行重构，能很大程度上提升内部控制的质量和效率，但也会面临许多新的挑战，如何对内部控制的工作进行不断的优化、升级，如何在ERP系统环境下构建与内部控制相适应的管控制度是企业需要进行研究和探讨的问题。

二、企业实施ERP管理对内部控制的影响

企业实施ERP系统对企业管理具有深远的影响，对原有的管理模式具有颠覆性，体现在以下几方面：

（一）重塑企业管理系统

如采用ERP系统后，企业原有独立的物资采购系统将被ERP系统的采购模块所替代，并通过增加接口将数据传输到财务管理系统。

（二）改革管理流程

ERP系统采用的是一种全新的管理模式，需要事先精心规划设计，对原有流程会带来根本性的影响，比如新增业务流程，对原有业务流程的结构和执行方式进行重构，对业务流程环节重要性的影响。企业实施ERP系统前的一些业务环节因重构而变得重要，部分业务中包含风险的程度提升，相应的将作为内部控制中的重要因素。

（三）降低管理风险

企业实施ERP系统管理，前提是企业原有的管理是规范的，否则在原有业务流程优化的过程中会增加ERP系统的相关风险。

（四）升级改造控制系统

ERP系统整合了业务、财务及内部管理的相应功能，提高了智能化管理的效率，同时对一些控制环节由原先的末端延伸到业务前端，更趋合理性。比如ERP系统自动控制取代原有手工控制以及ERP系统的使用带来控制形式的变化。

（五）合理规范权限管理

随着ERP系统逐渐被采用，权限管理应当引起重视，如果系统授权不当，企业运营的风险也会大大提高。

三、ERP环境下企业内部控制体现的优势和劣势

（一）在ERP系统环境下企业内部控制体现的优势

1.ERP系统对企业的全部业务实施内部控制

ERP系统是对企业人、财、物的全面管理和控制，使企业的各项资源在系统中实现最优配置，整合企业的所有经营活动，实现了以往企业需要建立多个平台才能完成工作的功能。

2.ERP系统对企业的全部业务流程实施内部控制

ERP系统是能够实现对企业全部业务流程进行控制的平台，可以实现对业务事前、事中、事后进行控制，业务事前控制主要是通过预算控制将企业的整体目标进行分解，设置具体的控制项目和标准，落实到具体的责任单位和责任人。业务事中控制主要是对不符合操作规范的操作步骤，影响企业预算目标实现的流程进行修改或否决。业务事后控制主要是通过数据分析控制对企业已实现内外部数据是否符合指定的逻辑关系，并将异常情况及时提交企业相关监控部门，及时改进相关的业务流程。

3.ERP系统改变了由人员控制的现状

ERP系统是通过计算机和网络进行信息处理和数据传输，能极大地提高工作效率，并且通过计算机系统实施控制，可以避免人为因素的干扰。

4.ERP系统能实现企业内部控制高效快捷

ERP系统是企业全面业务管理的平台，实施内部控制所需的数据提取、传输和检验等工作能迅速提供，提高了工作效率。

（二）在ERP系统环境下企业内部控制体现的劣势

ERP系统能为内部控制提供便捷、准确的信息，但它只是一种辅助手段，其本身也存在着一些问题。

1.ERP系统面临数据安全的问题

互联网是一个开放的环境，会受到外部环境的干扰甚至恶意攻击，给企业造成很大的损失，因此企业需要强化信息安全意识，对员工加强信息安全工作的防范教育，同时对ERP系统管理进行完善，包括对系统维护人员加强监督、规定系统维护人员不得参与审批以及定期对系统的操作权限进行检查等。

2.ERP系统运营成本控制的问题

企业内部控制需要随着内部和市场环境的变化做出相应的改变，ERP系统也需要及时进行调整和更新，就势必会增加企业内部控制的成本。

3.ERP系统与企业原系统平台的衔接问题

实施ERP系统势必对原开发的平台进行对接改造，在原有的基础上加以利用，需要设置系统间的数据接口，因不同系统的数据格式不同，就需要进行数据间的一系列转换，并根据不同平台开发不同的数据接口，这些新的接口又会新的控制问题和风险。

4.ERP系统自身的局限性问题

ERP系统虽然拥有强大的数据整合、数据管理功能，但仍然不能将企业的所有的控制目标进行量化，一些管理措施也不能通过计算机程序进行数据模拟，如果企业完全依赖ERP系统，就不能保证信息的全面，会不利于企业内部控制的监督，因此，要实现企业内部控制全面有效管理需要将信息手段与传统手段相结合，相互协调配合。

四、ERP系统环境下企业内部控制存在的问题

实施ERP能对企业的会计核算提供很大便利，但如果监管不严、流程不流畅和基础工作不细致则会导致系统形同虚设，也会对企业的内部控制、发展带来阻碍。

（一）企业管理者缺乏管理创新理念

企业内部控制是从经营业务的角度出发，实施并体现的是系统化的管理理念，与传统的管理手段、方式和理念不同，目标是确保管理效果和质量，利于企业的长远稳定发展，但一些企业管理者受传统思维影响，忽视企业内部控制，导致在实际管理期间无法实现有效的内部控制目标。

（二）企业管理制度存在缺陷

企业内部控制工作牵涉企业的方方面面，与企业的各个业务环节有着密切的联系，实施ERP系统后，打破了企业原有的模式，原来的制度框架需要重新构建，用新的制度标准约束ERP系统带来的影响，否则会导致企业管理上的被动，也不能实现企业内部控制的目标。

（三）对流程管理的不重视

受企业管理者对内部控制工作的不重视影响，其他工作人员也会出现麻痹思想，给企业埋下了一些风险和安全的隐患，尤其是对流程管理的不重视，只注重结果，对整个流程管理中事前、事中、事后缺乏有效的衔接和监督，使得安全隐患出现后导致企业内部控制失败。

（四）对ERP系统的安全措施不完善

企业要实现内部控制的目标，必须要将ERP系统的安全工作作为重点，利用网络技术提升系统的安全性，但现实中许多企业对系统的安全管理缺乏重视，没有积极引进先进的信息技术去管理，对系统中出现的问题没能及时检测到，导致问题严重时为时已晚，既浪费了人力物力，又影响了系统的安全性。

五、ERP系统环境下完善企业内部控制的应对措施

（一）增强管理和防范风险意识

企业管理者应当主动增强风险意识，提高识别风险、化解风险的能力，并在企业中大力宣传内部控制的重要性，要求全员参与，提高风险的防范意识，对每位工作人员提出明确的职责要求，构建一张企业全员参与的风险防范网，只有这样才能发挥ERP系统最大的效能，企业也才能有序健康的发展。

（二）完善各项管理制度

企业应当坚持全面、制衡和适应性的要求对企业的各项管理制度重新进行衡量和制定，设置内部控制管理机构，制定内部控制相应制度，明确落实每个部门及人员的责任和权利，使管理和监督相结合，内部控制和评估相结合，避免出现内部矛盾，阻碍经营管理工作的进一步实施。

（三）强化流程控制管理

企业应当加强对各项业务流程实施严格的管控，无论是事前采购流程，还是事中生产制造流程，及事后服务流程，都应当对每一个流程在ERP系统中设置严格的管控约束条件，明确每个环节应有的责任，并对每个环节的审批严格设置权限，以期将风险降低到最低。达到实现企业内部控制的最大目标。

（四）注重系统安全管理和维护

ERP系统的安全直接关系到企业能否正常运转，对于做好系统的安全维护工作，不能有丝毫的懈怠，可以从以下几方面开展工作：其一，利用互联网技术在内部设置网络安全管理应用软件，实时监测系统的安全性，以免遭受恶意的网络攻击，给企业造成损失。其二，严格系统权限管理，限制无关人员登录，防止出现越权管理和管理形式化。其三，加强对员工内部控制工作的教育培训，强化员工对系统的安全管理意识和日常维护的工作能力，把系统维护的安全风险降到最低。