医药企业销售与收款业务的内部控制思考

2021-12-02罗泽波

大众投资指南 2021年33期

罗泽波

（四川海思科制药有限公司，四川成都 611130）

医药企业在国民经济中尤为重要，与其他行业相比具有其自身的独特性，不仅要满足其自身原本的社会责任，还需要保证人民的生命健康。医药企业产品的特殊性使得其在销售与收款业务内部控制方面也具有一定特殊要求，需要在内部控制过程中，针对销售与收款业务进行详细分析。

一、医药企业销售与收款业务内部控制主要风险

（一）销售政策与计划制定风险

医药企业若是在销售过程中并未制定相关政策，将无法指引销售人员根据规定严谨的完成自身的销售工作，还有可能会导致销售工作出现失去秩序的现象，从而引发企业的运营风险与财务风险；销售计划的却是导致销售缺乏绩效衡量指标，无法实现企业运营目标；管理层未对运营情况进行及时了解，难以有效控制运营过程中的风险。

（二）药品价格管理风险

医药企业在制定药品价格的过程中所采取的定价方法缺乏科学性，无法提升药品市场竞争力，对企业经济效益产生不利影响；企业缺乏规范化的药品价格指引，无法对销售执行情况进行有效控制，且存在没有经过授权审批的药品定价行为；没有持续监管药品价格管理，且对违反价格管理的行为没有进行处罚。

（三）药品销售合同与订单处理风险

签订销售合同过程中没有根据流程进行，合同内含有对企业不利条款，引发法律风险；没有及时确认和复核销售订单导致在发货阶段出现人为失误，对公司声誉和财务都会产生负面影响；无法满足特殊提示药品的供应需要面对供应商处罚。

（四）药品发货与运输环节风险

实际发出的货物与客户订单存在差异，存在舞弊风险；药品存储没有根据国家药品管理规定进行导致药品质量无法得到保证，引发药品质量与法律等风险。

（五）销售退回与调整风险

销售收入的不准确导致公司财务报告内容不确定，对投资人带来负面影响；销售退回没有进行核准导致公司销售收入准确性较差，任意退回增加药品存货，造成存货风险。

（六）信用管理与收款风险

相关部门没有对客户信誉度、财务等相关信息进行及时的搜集与更新，无法对客户信用进行完整、准确的分析，导致企业出现坏账现象，流失原本具有成长性的客户，增加企业收款风险；没有制定分层授权审批制度，客户信用额度与信用天数无法有效调整和评估，导致信用额度与天数的审批缺乏合理性；无法有效执行信用评估结果也会带来收款风险；应收账款的催收管理制度不完善，导致企业销售收入虽然较高但却无法产生有助于企业法渣的现金流，造成企业现金流不足，引发资金风险；对于坏账确认程序审批缺乏合理性，给企业带来一定的损失；缺乏坏账追究机制导致销售人员在销售过程中不重视对客户信用的审查。

二、医药企业销售与收款业务内部控制风险的关键控制点

（一）销售政策与计划制定的关键控制点

企业应当以实际经营状况为依据来制定销售政策与相关制度，并设置相应的政策和制度审批流程；销售计划制定需要以市场变化情况为依据，并按照月度对计划进行分解执行；企业管理层应当对销售计划的完成情况进行实时跟踪，及时发现计划存在的风险，然后进行调整。

（二）药品价格管理的关键控制点

企业在对药品价格进行定价过程中需要采取合理的定价方法，对市场情况、竞争情况、生产成本、技术附加以及药品特点等因素进行综合考虑制定保证企业利润的药品价格；企业需要规范药品价格目录，并对销售价格区间进行明确，严格控制特殊药品价格；制定药品价格管理制度，并进行持续监督，对违反制度行为进行惩罚。

（三）药品销售合同与订单的关键控制点

销售部门需要根据流程对销售合同加强管理，针对销售合同内容条款进行详细的分析、谈判，并由法律人员对其进行复核；需要客户对销售订单进行确认来保证发货正确性；特殊体质药品订单的处理需要由授权人批准。

（四）药品发货与运输环节的关键控制点

医药企业需要在发货的过程中对批号和数量进行全面的审核，并在出货前对质量进行检验，进行相关文件资料的核对，确保药品出库与客户实际订单需求一样；企业需要根据国家药品管理规定对药品进行管理和运输，保证药品的质量。

（五）销售退回与调整的关键控制点

财务部门应当对每月的销售情况进行完整且准确的记录；对于退回仓库的药品需要在入库前对数量进行清点工作，然后检验药品质量，关注药品包装、变形、破损等多种质量问题，并对退货原因进行分析，根据原因来制定相应的补偿机制来减少企业财务损失；对于退回的药品也需要对其进行完整记录，匹配出货记录后由主管负责人进行审核确认。

（六）信用管理与收款的关键控制点

企业应当在国家法律规定运行的情况下，收集相关客户的信用及财务信息制定成相应的客户档案，来建立完善的信用管理制度，并及时更新客户档案；企业信用部门需要结合客户履行情况来评估客户引用，然后建立审核制度来确保客户信用度，对客户信用进行有效管理；企业销售部门应当配合财务管理部门进行应收账款的催收、监督、分析等相关工作，并对相关工作进行记录，减少坏账损失可能性；对于应收账款的核销需要及时地进行确认。

三、完善企业销售与收款业务内部控制的措施

（一）为销售与收款业务构建良好的内部环境

医药企业在制定销售决策，然后针对决策制定的过程中应当要先对企业法人治理结构、组织结构等进行完善，对于重要销售决策需要通过集体会议的方式进行决策。企业决策层需要针对企业战略发展目标、市场环境、国家政策等进行分析，以此为基础构建适合企业的销售模式，然后制定相应的销售计划。决策层需要对管理层及相关人员进行权利划分，根据不同层级对销售决策的执行、完成情况进行监督、考核。医药企业需要加强人力资源管理，建立医药销售人才选聘、培训、竞争、考核、激励一体化的管理模式，对销售人员行为进行规范化管理，将个人绩效与整体销售计划进行有效联合，激发销售人员在工作方面的积极性，构建良好的销售人才队伍，不断提升企业销售与收款业务质量。

（二）构建风险评估预警系统

医药企业相比其他企业具有其自身的特殊性，所面临的销售与收款业务风险多样化，且在一定程度上具有复杂性。法律政策风险、市场经营风险、财务管理风险、技术环境风险、药品质量风险等相互交错，必须要构建风险评估预警系统才能够及时的发现风险，采取事前预防策略来减少风险的影响程度。针对影响销售行为的主要风险需要采取多样化应对策略，在风险识别评估过程中需要进行及时的检查与分析工作，使得企业的风险控制管理工作质量能够有所提升。为了能够在前期工作中对风险进行精准识别并提出防范应对策略，也需要构建风险评估预警系统，并在构建过程中将医药行业的风险管理特点、风险管理历史、风险管理经验等作为风险指标，确定风险相关性。为提升风险评估预警系统的有效性，企业可组件专门的团队来关注外部环境变化，尤其需要关注销售与收款业务可能会出现的风险，针对该方面的风险快速做出反应对风险进行有效控制，减少风险对企业带来的损失。

（三）对销售行为进行规范

为了能够帮助医药企业实现销售与收款业务的内部控制目标，需要医药企业全面分析销售与收款业务开展过程中存在的风险与关键控制点，针对销售与收款业务每个环节存在的风险采取合适的措施：药品销售需要根据国家针对药品管理所制定的法律法规来实施相应的行为；企业制定的销售政策、信用管理政策需要确保其科学性；销售定价、销售方式、销售合同、销售订单处理、销售出库检验等工作都需要经过相关负责人的审批；对于应收账款、应收票据需要进行规范化的管理；对于销售环节的会计核算需要保证其准确性、及时性。企业在销售政策与销售计划制定的过程中需要针对性地开展市场预测工作、了解药品流量信息，最后结合企业实际发展战略规划，审批核准政策与计划的执行；企业在药品价格管理过程中需要由专业人员针对市场情况和企业利润来设置规范化价格体系，并安排专人跟踪管理来确保药品的价格保持稳定状态；企业在处理销售合同与订单时需要针对内容进行详细的分析，基于平等、互利、共同发展原则签订销售合同；企业在药品发货与运输的过程中需要对药品质量安全加以关注，针对需要特殊运输存储的药品需要严格根据国家规定进行；企业在客户信用管理和应收账款管理方面需要结合企业实际销售情况来制定有利于企业发展的信用管理政策，并严格根据客户信用等级进行相应的授权，全程跟踪管理应收账款，对于到期应收账款要及时催收。

（四）强化医药企业内部监督机制

医药企业在销售与收款业务的内部控制过程中，应当建立事前、事中、事后全过程监督管理体系。首先，建立多层级、全方位的内部监督控制体系来根据层级对监督对象进行监督审核工作；其次，要选择合理的内部监督控制内部与方式，这需要结合企业实际来确定监督工作的重点范围，选择合适的监督方法，在监督过程中发现可能会出现的风险需要及时汇报上级部门进行处理，降低风险发生可能性；再次，企业要将日常监督与专项监督进行结合，并采取内部审计和外部监督的方式提升销售与收款业务的内部控制有效性；最后，建立以销售与收款业务内部控制为主的奖惩机制，针对监督人员工作质量来进行绩效考核评价，提升监督人员对工作的重视程度。