浅谈如何提升档案利用率

韦玮

（南宁市第七人民医院，广西 南宁，530000）

当前，如何提升单位档案的利用率，已成为我国党政机关和国有企事业单位档案日常管理工作中的一切重要内容。档案的利用率高低和管理水平会直接影响到相关部门的决策，能够产生一定的经济效益。档案能够体现人群社会活动及真实情况，档案的利用率以及利用效率的高低，将会影响到档案工作的长远发展。然而，由于各种历史原因，近年来，各级各部门各单位档案的利用率相对较低，且管理设备设施较差。在实际管理工作当中，各项指标不完整或制度不健全。同时，档案管理工作人员的整体素质不够高，尤其是利用档案服务市场经济方面的意识不够强，创新思维、创新意识较弱，最终造成档案利用率不升反降。

随着市场经济不断深化，相关档案管理人员要更加重视档案对经济工作的影响；要随着时代的快速发展不断更新档案管理观念，完善相关管理制度，运用新技术，按照相关规定开放档案予以有效利用。相关档案管理人员要不断强化自身素质，实现档案利用率的提升。

一、机关事业单位档案管理重要性

机关事业单位属于社会管理重要参与者，同时作为社会经济发展承担者，其需要在发展中维护自身形象，在群众心中树立良好形象，强化自身管理。档案管理工作的开展作为深化改革重要支持，需要得到单位领导足够重视，确保机关事业单位在日常工作中充分落实档案管理相关工作。我国深化改革时期，对档案管理价值加以高度重视，档案作为单位工作情况重要考核依据，在单位的后期发展中属于深化改革重要保障，因此机关事业单位需要加强档案管理，其重要性主要表现在以下三个方面：

（一）提供工作考察依据

档案管理属于长期系统工程，并不是在短期内便能够突破的工作，档案管理工作的高效开展可以对档案库加以完善，对机关事业单位建设、人员、事项、改革、发展相关内容加以全面记录，清晰反映单位发展历程和历史情况。同时，随着时代的进步，机关事业单位也需要不断改革创新，顺应时代发展需求，此时档案便为改革工作的开展提供重要资料参考。另外，档案包括手稿、批示、亲笔签署、相关数据，可以作为考察工作凭证。更因为机关事业单位工作的复杂性、系统性，积极开展档案管理工作，提升档案管理力度，归纳整理工作情况与成果，对单位现状加以真实反映，为机关事业单位的健康发展提供参考。

（二）提升单位管理水平

在机关事业单位中档案管理属于重要组成部分，因此，档案管理工作开展质量在很大程度上体现着单位整体管理水平。若单位或者相关人员档案管理重视程度不足，则极有可能出现档案不完整，信息失真等情况，对单位经营活动的顺利、高效益进行产生影响，进而对单位其他管理工作的开展造成影响。另外，档案属于机关事业单位对一切活动形式的记录，属于社会实践原始记录，具备较强的法律效力，因此，档案资料能够为单位相关管理规章制度的构建提供基础。

二、提升档案利用率相关策略

对于机关事业单位而言，档案的利用不仅能够为其发展提供资料参考，同时做好档案管理工作，能够有效提升其内部整体管理水平。对于档案利用率的提升可从以下几方面着手：

（一）采用现代化技术，改进档案管理方式

随着时代发展，各项工作对于档案的利用率提升的要求越来越严格，档案能够为相关工作的开展提供文件支持，良好的档案管理能够确保查阅人员以较短的时间寻找到相关文件。确保档案管理的完整性、准确性，能够对机关事业单位运行状况加以真实反映，为机关事业单位后续工作开展提供参考。因此我们要不断加强档案的管理，并且在日常档案管理中不断创新。现阶段，我国科学技术的不断，现代化技术应用至各个工作岗位中，现代化技术的应用对提升工作质量和效率发挥着积极作用。在档案管理工作中通过应用现代化技术能够实现档案管理的规范性、完整性，为确保现代化技术的有效应用，档案管理人员要不断更新管理理念，学会运用现代化的管理方式来替代传统管理方式。传统档案管理工作当中，因档案数量比较多，工作相对繁琐，技术手段相对落后，然而所有工作都需要相关人员的配备才能完成，而档案工作人员往往十分紧缺，导致档案管理人员没有足够的时间进行档案的整理归档。档案工作人员在管理档案中往往疲于应付，容易缺失耐心，工作不够细致认真，档案管理的整体水平自然也不够高。同时，档案工作人员精力有效，在实际的档案管理中难免出现归类错误情况，甚至导致重要档案文件破损、受污以及丢失情况。

然而，将现代化信息技术融入到档案管理当中，能够很好地改进档案管理工作。首先，在档案管理工作当中，利用现代化信息技术来对档案进行信息化管理，有助于档案的统一监管；其次，应用信息技术对档案进行管理，能够快速的记录档案相关信息，并且操作相对方便，这样能够有效减少人力和物力的浪费，并且能够有序的将档案信息进行有效管理，方便工作人员的日常管理工作；另外，利用信息技术对档案进行大量的储存，能够有效节约空间，进而能够有效减少档案管理工作人员的工作量，最终能够帮助提升档案的利用率{1}。最后，应当积极应用现代化技术对档案文件进行备份，避免出现档案丢失情况。同时，在应用现代化技术进行档案管理时应当确保安全性，杜绝人员私自、随意查阅档案文件，先申请，后查阅，避免档案文件泄露，提升档案管理的安全性。

（二）建立健全管理制度，落实工作责任

在档案管理当中，提高档案利用率，是当前档案管理工作面临的瓶颈。为此，相关部门要不断完善档案管理制度，要为档案长远发展奠定良好基础。

档案管理制度的设定，能够使档案在管理过程中井然有序。完善的档案管理制度，可以将档案信息录入流程以及入库的情况进行细化，这样能够使相关档案管理的工作人员，在查找档案时更加便捷，从而提高办事效率，进而提升办事人员的档案查询便利性和档案利用率。完善的档案管理制度，可以将档案管理责任进行具体划分，使每个人都能够明确自己的职责和责任，有助于档案工作人员更好地管理档案。这样能够提升工作人员的工作责任心，并且能够更好地调动工作人员的积极性{2}；使档案工作人员更加重视档案管理工作，进而能够形成井然有序的管理秩序，提升档案的利用率。另外，对于档案管理制度的建立应当坚持以人文本的原则，为充分调动人员参与工作的积极性，需要制定相关奖惩制度，对于工作态度积极、档案管理实际效果良好，积极应用现代化技术开展档案管理的人员给予相应的奖励，并加强对其工作情况的全面考核，以此作为晋升参考，促使档案管理人员之间形成良性竞争关系，实现人员参与工作积极性有效调动。

（三）建立现代化高水准的档案管理工作队伍

要切实提升档案的利用率，离不开现代化高水平的档案管理模式；现代化高水平的档案管理模式，离不开现代化高水平的档案管理工作队伍。要扎实提高档案管理工作水平，当务之急就是稳定提高档案管理工作队伍整体水平。首先，在拔选录取档案管理工作人员时，就要设立相当门槛，把好用人关，选用需要具备良好的业务技术和个人素质的人员进入档案管理工作人员队伍。其次，各用人单位也要重视档案管理人员的继续教育与不定期进修、培训，不断提高其综合素质与业务技能，培养创新精神以及应用现代化新技术、新理念、新思想的能力，把新信息技术融入档案管理工作当中，与时俱进适应时代的发展。同时，在档案管理工作人员的待遇上，要敢于创新与突破旧有的思想束缚，与时俱进改革其绩效分配考核办法，根据工作份额与工作成效适度予以倾斜，使工作人员能够更好地从事到档案管理工作当中，为档案管理事业创新发展奠定基础{3}。总而言之，有效地提升档案利用率是一个逐步渐进的过程。需要不断的创新，完善档案管理制度，强化档案的管理责任，并且将档案管理与新信息技术相融合，从而有效减少档案管理工作人员的工作量，提高工作效率，并能够在一定程度上减少空间浪费。在档案日常管理工作中，相关部门要不断对档案管理人员进行专业技能的培训，使工作人员能够更好的投入到工作当中。同时，相关部门可以对档案管理工作人员的福利待遇进行提升，这样能够使员工没有后顾之忧，提升档案的管理水平进而能够促进档案利用率的提升。