数字信息化在医院人事档案管理中的运用

黄纯敏

（邯郸明仁医院，河北邯郸 056000）

引言

医院在进行决策的时候，档案管理一直都是非常重要的依据。随着信息技术的发展，网络技术渗透到各个领域。所以医院档案管理工作也同样需要不断创新，以满足日常工作的基本需要。本文介绍了将数字化信息应用于医院档案管理工作的优点，对医院档案管理中存在的主要问题进行了探讨，并就创新方法提出了一些个人的看法和意见。

一、医院人事档案管理的现状

人事档案能反映个人的成长经历、工作能力、日常生活表现、思想政治面貌等。因此，作为医院人才管理的主要基础手段，人事档案管理应引起医院管理者的充分重视。目前医院人事档案工作中还存在一些问题：

一是档案意识淡薄；在医院人事档案管理工作中，由于没有直接与经济利益相联系，因此，长期以来，医院人事档案管理工作一直没有得到应有的重视，人事档案管理工作人员态度散漫，不能认真负责，致使一些人事档案丢失等问题时有发生。

二是个人档案信息可信性差；在医院人事档案工作中，服务对象主要是医院工作人员，档案内容主要是人员的学历、职务调动、职称评定、奖惩情况等信息的录入。因为人事档案的利用程度比较低，录入人员习惯于把人事档案积累起来，然后一起归档，这样就会出现很多材料一起归档的现象，这样就有可能造成资料的整理、丢失、错误录入的情况发生，从而造成档案失真、失实。

三是档案管理信息化程度不高；从目前医院人事管理的总体情况来看，人事档案管理工作中，现代信息技术的运用较少，档案管理信息化程度较低。由于各方面原因，医院总会忽视人事档案管理信息化平台的建设，不能很好地为相关工作提供温床，又如何能使人事管理信息化，因此，在信息化的背景下，导致一些医院无法走上实现医学水平全面现代化的道路。

二、数字化信息应用于医院人事档案管理的优点

（一）明显提高档案的使用时间

纸质档案经过多次翻阅使用，并经过长时间的保存，都会出现不同程度的损坏，如纸张破损，字迹模糊，页码丢失等现象，对人事档案的整体性造成不可逆转的破坏，使档案不够完整、准确，最终影响档案的管理。针对这一情况，医院档案管理者应充分树立信息化意识，将数据化信息应用于档案管理，通过建立档案平台，对档案进行全方位的管理，才能实现档案完整、准确地保存。利用数字信息生成的电子档案，不但使用寿命长、真实度高，而且节省了大量时间和空间成本。

（二）明显提高档案信息的使用率。

在人事档案管理工作中合理利用数字信息技术，不仅可以扩大档案信息存储数量，而且可以保证人事档案资料的完整性。即使在使用强度大的情况下，也节约了翻阅、查找的时间，只需在数字化信息平台上直接输入关键词信息进行搜索即可。运用数字信息平台进行人事档案信息查询，不仅节省了时间，而且查询的内容信息也十分准确，从根本上提高了医院人事档案管理工作的效率和利用率。

（三）有效提升档案的保密性。

电子人事档案是依靠数字信息建立起来的，相对于传统的纸质人事档案，具有更高的保密性。把人事档案以云存储、硬盘存储的形式保存，做到专人专管，避免纸质档案室因谁都能进入可造成档案丢失或损坏。此外，通过利用信息技术手段，电子档案可以进行加密处理，在一定程度上提高了档案保存的安全性，避免了档案泄漏。

（四）信息处理效率高

伴随我国医疗行业的持续发展，档案管理工作的整体范围也在持续扩大，涉及的内容也变得非常多，不但要求每一个部门都要自主管理外，还要满足广大病患的需求。正是这一情况，医院在开展档案管理的时候，理应保证较高的效率。在数字化背景下，通过多种不同的方法，确保管理活动更具数字化特点，所有内容都能上传到网络之中。如此一来，信息传递将会更具效率。

（五）存储数字化

早期医院在进行档案存储的时候，基本上都以纸质的方式为主。这种模式极为局限，不但整体工作量非常大，而且还会浪费大量人力资源，整体效率也很难令人满意。而在进入信息化时代之后，信息内容传递的速度越来越快，因此档案管理也需要具有较强的智能化特点。通过采用电子存储的模式，可以对纸质方式的缺陷进行补足，不但可以随时查阅，而且不用担心丢失或者损耗。除此之外，这种模式还会有着很强的灵活性，人们可以根据自己的实际情况，自主选择方式，进而使得存储模式更具多元化特色。

（六）资源种类非常多

在数字化背景下，医院在进行档案管理的时候，信息总量越来越多，获取信息的方式也在持续增加。因此，通过电子存储的方式，就能有效满足各方面管理的需求。另外，由于信息的多元化，同样对档案管理的多元化带来了影响。为了提升管理的整体效率，自然需要顺应时代的要求，加强信息技术的应用，各个部门之间应当相互进行内容共享，并根据实际情况，对信息平台持续优化，不断完善，以此满足各项工作的章程开展[1]。

三、提升医院档案管理效果的方法

（一）完善管理体系

为保证档案管理工作的顺利进行，医院的首要工作就是在内部单独建立档案管理系统，并配合日常工作的开展，不断优化档案管理系统。然后再结合部门的具体情况，制定相应的制度内容，保证资料的收集、分类、输入和储存都能充分规范。制度内容达到统一标准之后，管理工作才能真正有章可循。

另外，医院还将相关工作与绩效考核联系起来，给表现好的员工以一定的奖励，让他们再接再厉。对表现较差的员工要进行批评教育，使他们认识到自己的错误。经过长时间的努力，员工的工作积极性将会提高，并始终保持强烈的热情。

（二）加强人员对档案管理的认知

在档案管理创新方面，医院的内部管理者应当有一定的认识，运用最新的方法和技术，持续提升自身知识的专业性程度，并逐步增强技能水平。与此同时，医院内部各部门也应提高对信息化建设的重视程度，通过增加资金投入，对各类员工进行宣传教育，使他们对档案管理有一个全新的认识。不但如此，医院还应调动各部门的力量，促使各部门之间能更好地开展互动，共同参与，从而提高信息化建设的整体水平。

（三）提高档案管理工作人员的安全防范意识

运用数字化信息技术建立的电子人事档案管理系统，可以帮助医院方面快速、有效进行人事工作，但是也存在着一些风险。当前，我国信息技术发展迅速，同时黑客和病毒也在发展，给档案管理安全也带来了很大安全隐患。这就要求档案管理人员需要加强安全防范意识，不断提升计算机基础应用技术，防止黑客与病毒的骚扰。

运用数字化信息技术进行人事档案管理，首先，要注重其硬件设施的构建，构建规划要合理，避免使用过程中计算机设备故障频出。其次，要注重运用信息技术进行档案资料加密和备份，以确保医院人事档案的安全性。

（四）创新管理模式

作为服务型单位的医院，其自身应为广大社会群体所特有的公共服务。当医院开展档案管理时，应该不断创新管理模式，将早期单纯依靠人力资源的管理模式转变为全数字化模式，以保证医院的整体效率。另外，医院工作人员还积极运用新技术，把原来的纸质文件全部改为电子文件，上传到网上，并与其他医院共享，以保证信息内容能够及时传递。不但可以应用网络技术，还可以实现多种信息的管理模式，从而满足各类人群对于查询工作的基本需求。

（五）强化医院档案管理对数字信息化的认知和重视

想要提高医院档案管理着的信息化意识，就必须进行不断的创新管理。第一，对于档案管理而言数字信息化意义重大，这一点必须深入档案管理人员的意识深处，才能促使档案管理人员将数字信息化作为档案管理的重要方法和技术手段。与此同时，应该增加投入推动数字信息化建设和档案管理工作信息化的发展步伐。第二，全面强化传播档案管理工作的数字信息化技术，奠定更好的群众基础。第三，提高不同部门在数字信息化建设中的参与度和配合度，作为一项日常重点工作来抓，并且置于与教学、医疗等同等重要的位置。

结束语

综上，进入信息时代后，医院档案管理工作也同样需要创新。前期管理时，由于全部采用纸质方式，导致整体效率极低，无法满足各方面要求。目前应该做的是尝试将所有档案以数字电子化格式存储到网络平台中。基于自己的需要，可以随时对其进行调用和共享。因此，档案管理工作的整体水平将大大提高。