做好干部人事档案专项审核工作的策略探究

2021-11-30赵琳珊中国船舶重工集团公司第七七研究所

品牌研究 2021年34期

文/赵琳珊（中国船舶重工集团公司第七〇七研究所）

干部人事档案专项审核是指以干部为具体工作对象所开展的针对性人事管理工作，能够对干部的人事信息进行整理和分类，有利于企业和单位人事工作的进行。但同时，有部分企业和单位的干部人事档案管理工作仍然存在一定问题，因此需要针对其开展研究。

一、实行干部人事档案专项审核的价值

对企业单位中的干部实施人事档案专项审核有利于企业工作。首先，实施干部人事档案专项审核可以提高人事档案管理工作质量，对人事档案中存在的问题及时发现和解决，避免干部人事档案出现不真实现象损害干部个人利益。其次，实施干部人事档案专项审核可以实现企业单位人事管理公平性。企业单位通过在人事档案中获取真实的信息，可以获得更加科学有效的干部提拔任免依据，保证人才任用公平合理，避免人才任用中出现徇私舞弊的现象，进而影响企业和单位的发展[1]。最后，对干部人事档案实施专项审核还可以帮助提高人事管理的法制性。在各个企业单位中，对干部人事档案的故意造假行为必须严格处罚；而对人事档案进行专项审核则可以帮助相关工作人员明确造假问题的严重性，从根本上降低人事档案管理违法现象的发生概率，实现干部人事档案管理法制化。实行干部人事档案专项审核对于企业和单位管理具有正面价值，相关工作需要得到重视。

二、干部人事档案专项审核工作的发展问题

（一）因历史原因，人事档案材料不齐全，存在不同程度的缺失

在传统的人事档案管理工作当中，档案的主要形式为纸质档案，这类档案在存放不当、存放时间过长的情况下很容易出现纸张老化、字迹模糊的现象，最终会造成人事档案信息丢失，不利于对其进行管理工作。同时，随着企业与单位当中干部人员的变动，人事档案也会随之流动，如果在流动过程中没有对人事档案去向做好记载，一旦出现人事档案丢失问题，也会很难将其找回，最终造成人事档案材料不齐全的现象，影响企业和单位的人员调动工作。此外，还有部分企业与单位对干部人事档案管理工作不够重视，在收集干部信息时所收集的资料不够完整，甚至存在缺失关键材料的现象，这同样会造成人事档案材料丢失现象。人事档案材料不全、内容丢失对企业和单位的工作开展会造成负面影响。

（二）人事档案管理制度不完备，导致人事档案日常管理不到位

企业和单位的干部人事档案管理工作需要完善的制度作为外部制度支持，但目前许多企业和单位的干部人事档案管理没有实现人事档案管理制度的完善，档案管理工作存在不到位的现象[2]。部分大型企业和单位中的干部人事档案管理工作是一项比较庞杂的工作，其中内容比较烦琐、管理任务较重，需要消耗较大的人力、物力、财力等资源。为了实现对工作实施的管理和对资源使用的控制，人事档案管理制度的存在是具有一定必要性的，但由于干部人事档案管理工作量过大，有部分企业和单位的人事档案管理制度无法做到面面俱到，部分细节上的工作很可能得不到充分的管理，这就会造成企业和单位的人事档案管理工作无法得到有效支撑，进而影响企业和单位的正常经营。

（三）人事档案材料整理不规范

想要实现人事档案的全面管理，就必须对其整理工作进行规范，以保证人事档案信息准确无误、能够得到正确的使用。但现今仍然有部分企业和单位存在人事档案材料整理不够规范的现象，造成人事档案管理工作不到位。有部分档案管理人员在进行人事档案整理时没有按照要求进行档案分类工作。还有部分人事档案管理人员在进行人事档案材料整理时没有注意人事档案信息保密工作的实施，在人事档案整理过程中导致信息外泄，严重情况下可能会直接威胁企业和单位的安全，造成十分严重的信息安全事故。

（四）人事档案管理人员对人事档案审核认定流程、标准掌握不全面

干部人事档案审核认定具有一定流程和标准要求，需要管理人员具有一定专业意识与专业能力，以保证人事档案审核工作能够以较高的水平得以完成。当前，有部分企业和单位的人事档案管理人员对人事档案审核认定流程与标准掌握得不够全面，专项审核工作缺乏合理性与科学性。干部人事档案专项审核工作需要经由党委、人事部门、组织部门、人事档案管理部门等多方参与合作完成，这就需要各个部门明确自身职责，做好不同环节的分工合作。当前有部分企业和单位没有做好工作协调，人事档案专项审核工作不具有逻辑性，很容易造成人事档案审核工作混乱无序的现象，各个流程与标准得不到充分的执行，进而影响企业和单位干部人事档案审核工作的正常完成。

（五）现有人事档案材料无法支撑“三龄两历”认定时，需进行调查取证，取证过程较为困难

“三龄两历”指的是干部的年龄、工龄、党龄、学历和工作经历[3]。为了避免干部信息造假现象，往往需要对干部的“三龄两历”进行认定。但目前，有部分企业和单位现有的干部人事档案材料往往无法支撑“三龄两历”认证的完成。有部分人事档案当中存在有关干部“三龄两历”信息的具体记载，但缺乏具体的证明材料，管理人员想要完成认定还需要另外进行调查取证工作，否则将无法保证档案记载内容的真实性。这种现象不利于提高干部人事档案管理工作的准确性，会延误干部个人信息的认定。

三、优化干部人事档案专项审核工作的有效策略

（一）注重人事档案材料的日常收集与整理工作

想要实现对干部人事档案的管理与专项审核，首先要保证人事档案材料的完整性，因此人事档案管理人员要做好人事档案材料的日常收集与管理，时刻保证人事档案内容充足有效。首先要强化人事档案管理的责任意识，确保人事档案管理人员能够有意识地收集整理材料。要从人员意识强化方面提高对人事档案收集与整理的重视程度，从根本上提高干部人事档案收集整理的实际效果。其次，要对人事档案的日常收集与整理工作进行规范。国家对于干部的人事档案内容具有一定要求，如果不按照要求进行档案材料收集整理，即使收集了大量档案材料也有可能导致档案内容无效，因此必须要按照标准进行档案材料收集整理[4]。要以“三龄两历一身份”为中心标准收集干部人事档案的信息材料，以保证人事档案信息全面，避免影响干部的升迁与调动。再次，在进行人事档案材料收集与整理时，要多与单位和企业当中各个部门建立交流，从各部门中直接获取人事档案资料，一方面保证人事档案资料的准确性，另一方面保证人事档案收集和整理的效率。上文提到，参与干部人事档案管理工作的部门有党委、人事部门、组织部门等，人事档案管理部门需要与这些部门建立起即时联系渠道，例如可以定期组织相关部门召开会议，实现干部人事档案信息在不同部门之间的流通，保证各部门之间的联系，最终实现材料的快速收集。最后，人事档案管理人员可以充分使用信息技术提高人事档案材料收集和整理的效率，将人事档案的主要类型逐步转换为数字化档案，提高档案收集整理效率。

（二）完备人事档案审核管理制度

干部人事档案专项审核必须得到充分的管理，否则人事档案审核工作很容易出现误差，不利于保证人事档案的完整性与正确性。第一，人事档案管理部门要确保能够对归档前的材料审核工作做好管理。干部人事档案当中有许多错误和问题在归档前是很容易被发现的，因此在这一阶段必须要强化对人事档案审核的管理，对于干部的年龄、学历、人事关系等进行重点检查，以保证人事档案信息的正确性能够得到确认，避免为后期工作带来隐患。第二，要促成人事档案信息审核制度的严格化。当前有部分企业和单位的人事档案审核制度存在形式主义现象，人事档案审核缺乏公平性和严肃性。人事档案管理人员需要在这方面加强制度建设，提高人事档案审核工作的严谨程度，遵循人人平等的原则。第三，要严格遵循保密性原则，为人事档案专项审核工作提供一系列的保密手段。一方面，人事档案管理人员要遵循保密原则，具有充分的保密意识；另一方面，要对泄密行为进行处罚手段的规定，切实落实人事档案审核保密管理工作。第四，要建立起人事档案材料追补制度。在人事档案归档期间，也有可能在人事档案中发现重要信息的真实性问题，通过建立人事档案材料追补制度，可以实现在归档期间的人事档案材料纠错工作，保证归档前档案材料修改工作有章可循。第五，要建立交叉审核与集体审核机制，实现多对一的干部人事档案专项审核形式，确保干部人事档案能够得到多次审核，其真实性能够得到最大程度的保证，人事档案可以实现完整、有序，人事档案审核工作能够科学地开展。

（三）加强培训学习，掌握人事档案审核认定标准

除去要建立完善的人事档案审核管理制度之外，还要加强对负责干部人事档案专项审核工作人员的培训，使其能够更好地掌握人事档案审核认定流程与标准，实现干部人事档案审核认定的有序科学开展。第一，要进行原始人事档案整理工作的培训。在这一阶段要保证工作人员具有足够的信息收集和整理工作，为后续工作打好基础。第二，工作人员要引导干部本人填写《干部履历表》等相关信息表格，并对干部人事档案进行初审。在初审过程中，工作人员要如上文所提到的，以“三龄两历一身份”为中心对档案内容进行审核，并对档案当中缺少的材料进行编制，将其下发给缺失档案材料的主体。第三，要对人事档案进行复审。在这一过程中，需要确保工作人员具有足够的信息对比能力，确保其能够对两次审核结果进行细致的比较；对于两次审核结果不一致的人事档案信息则要协商讨论处理方法。第四，要对审核信息进行汇总[5]。在这一过程中，工作人员需要具有一定信息总结能力，将不同干部的人事档案审核结果汇总成专用表格。第五，工作人员要对之前缺失的材料进行接收，在这一过程中要再次遵循“三龄两历一身份”的标准。第六，工作人员要坚持严谨的检查标准，对审核信息的本人签字确认结果进行全程监督和管理。最后，工作人员要遵循“一加三”的原则对人事档案进行综合研判与归档。所谓“一加三”原则，是指“一个条例，三个制度”，包括《干部人事档案工作条例》与业务流程制度、档案借阅制度和档案保密制度，此原则可以帮助工作人员做好档案审核收尾工作。

（四）完善人事档案材料的调查取证，围绕人事档案信息调查取证过程中的难点制定相应管理策略，避免后续出现同样问题

人事档案材料当中的信息必须具有一定全面性，否则会导致调查取证工作难以进行，人事档案信息调查取证当中的难点无法得到充分解决。首先，要做好干部人事档案专项审核工作的对象确定，对各个人事档案的主体进行调查和明确。人事部门需要结合本企业和单位的具体情况，对各个部门的审核人员范围和审核人员名单进行明确，避免出现漏审现象，造成人事档案项目缺失，为后续人事档案审核工作带来不必要的麻烦。其次，要针对调查取证工作中存在的问题建立有实效性的制度。例如，在调查取证过程中往往会由于信息过于分散而影响调查取证的效率，针对这种现象就可以建立人事档案取证材料自主提交制度，鼓励各个部门与人事档案主体主动提供调查取证所需要的文件，避免信息分散带来的效率问题。最后，要一定程度上推动人事档案管理审核信息化建设，为人事档案材料的调查取证提供充分的技术支持。一方面，各个专业的信息设备可以减轻人事档案审核的压力，一定程度上可以实现干部人事档案审核自动化，提高审核工作的技术水平；另一方面，使用信息技术可以更好地利用大数据等技术更快速地收集审核工作所需要的调查取证工作，同时取证范围也更加全面，可以规避人事档案取证工作中信息获取不全面的问题。