关于事业单位档案管理规范化与标准化的探讨

文/郝丽（河北省保定市交通运输局）

在新的时代背景下，事业单位的档案管理已经不再是简单地将档案进行分类与保管，而是将档案管理作为提升事业单位管理质量的重要切入点。

档案是重要的管理资源，对于事业单位的管理制度改革与完善、管理质量的提升有着积极的促进作用。但是，当前事业单位档案管理还存在着一定的不足，制约了档案资源的利用率，在新的发展时期，新技术、新管理理念的应用，大大地促进了事业单位日常管理工作质量与工作效率的提升。

在档案管理上也是如此，通过与时俱进应用先进的管理理念、管理技术来不断拓宽档案管理路径，提升档案管理的水平，为事业单位工作与服务的高质量开展提供更有价值的参考，为事业单位各项工作的高效开展创造有利条件。

一、事业单位加强档案管理规范化、标准化的重要性

在信息化时代下，档案本身具有重要的信息价值，对其做好管理符合了时代发展的信息化趋势。而在管理中，实现规范化与标准化建设，对于档案管理而言具有显著的重要性，需要对其形成根本认识。

（一）有利于档案资源的高效应用

众所周知，当前我国已经进入高质量发展阶段。对于事业单位的运作模式与服务质量也提出了更高的要求。档案是一种重要的凭证，档案管理就是对事业单位日常经营、运作、服务中所产生的各种凭证信息进行集中管理，管理的目的在于不断提升事业单位的服务质量与管理水平。因为，档案信息详细的记录事业单位在各种事务中的具体过程，包括管理信息、技术信息、人员信息、对外交流往来信息，以及重要的文件、精神，会议决议，单位干部职工的个人详细信息，各个部门、各个细节的所有信息。所以说，事业单位的档案管理工作十分复杂且烦琐。技术的变更，人员的流动，重大决策的执行，日常管理工作的明细、总结等等，都会产生大量的档案管理需求。尤其在新的时代背景下，社会以及群众对事业单位的关注度更高，这就意味着事业单位要不断提升管理质量与服务水平，更好地为人民服务。相应的，也对档案管理提出了新的要求。通过加强对档案管理的规范化、标准化建设，形成高效的档案管理大格局，这样就有利于充分发挥档案的资源性作用与参考性作用。比如，在规范化、标准化管理模式下，档案资源的查找与应用更加高效，通过档案资源的高效应用，事业单位的管理与服务工作者就能够有效避免一些共性问题，有利于提升事业单位的服务质量。

（二）是实现事业单位管理现代化的现实需要

在新的发展形势下，社会的整体大环境在持续发展变化之中，尤其是先进的信息技术的应用，大大加速了社会的发展与行业的变革。为了更好地适应社会的发展形势，事业单位也需要对内部的管理进行持续的改革与创新，尤其要应用先进的管理理念与管理模式来切实提升事业单位的管理水平，实现现代化管理。这其中，尤其要做好档案管理的现代化推进。现代化管理，包括管理理念现代化与管理技术现代化，但无论是理念还是技术，都需要建立在规范化、标准化的前提下。事业单位部门众多，干部职工众多，管理服务项目众多，而每一个环节都会产生档案管理需求，而且随着事业单位在管理服务流程与模式上的现代化程度不断加深。通过对档案管理加强规范化、标准化建设，一方面可以针对档案管理中的一些共性问题进行集中解决，使管理模式与路径形成统一。除此之外，通过推进档案管理标准化、规范化建设，有利于将档案管理的流程进行优化，形成统一的管理标准，在统一标准的指引下，能够有效促进档案管理质量的提升，从而在源头上确保档案信息的完整性，真实性与有效性，为档案管理工作的高效、有序进行创造条件，为档案管理现代化的实现奠定基础。

二、事业单位档案管理中存在的问题

（一）档案管理体系有待改善

新时代，新技术，必然会改变原有的管理理念与管理方法，事业单位也是如此。在信息技术与互联网高度覆盖的新时代背景下，事业单位无论是在管理体系的完善上，还是管理模式的创新上，都有了极大的提升。这是适应时代发展，提升事业单位服务效率的必由之路。但是从事业单位档案管理的现状来看，无论是档案管理的模式还是效果都有较大的提升空间。究其背后的原因，还是由于档案管理的制度没有与时俱进地进行完善与创新所致，正是由于缺乏规范、标准的制度体系指引，导致在具体的档案管理工作中无法充分发挥出档案信息的资源优势，同时也制约了档案管理质量的提升。

（二）档案管理模式需要创新

正如社会发展在不断地变化一样，事业单位档案管理的重心、需求、模式也在不断更新，以期实现更好的管理效果，实现档案资源的高效利用，这样有利于日后在调取、查阅档案资源时能够快速、精准地进行档案资源的应用。切实满足事业单位工作开展考核评估、决策参考的全面需求。当前，在事业单位具体的档案管理工作中，管理理念陈旧落后的问题较为明显，时代在变，事业单位的运营与管理工作模式也在变，档案管理理念与策略应该随着时代的变化有所调整，然而在具体的档案管理工作的实施上，由于受落后理念的影响，导致事业单位档案管理的质量不佳，尤其档案管理信息化建设存在严重的不足，对于档案管理信息化路径的应用不够深入，这就导致一些档案资料的管理时效性不强，没有建立有效的档案管理系统，档案资料的真实性、全面性都得不到有效的保障，从而导致无法充分地将档案资源的效用发挥出来，而且也影响了事业单位档案管理工作的高效开展。究其背后的原因，一方面是由于缺乏对档案管理重要性的正确认知，片面认为档案管理不过是资料保管，没有从档案资源利用的层面去布局。除此之外，与档案管理队伍的综合能力不足也有着密切的关系，由于缺乏先进的档案管理理念与办法，导致无法对档案管理进行改革与创新，从而无法提升管理质量。

三、推进事业单位档案管理规范化与标准化的有效策略

新的发展时期，在大量先进的技术助力下，无论是行业还是国家的整体发展形势都处于向好、向上的蓬勃态势之中。由此也改变了各行各业的管理与运作模式，事业单位作为重要的公益性、服务性机构，其管理与运作模式，会直接影响到服务的质量与效率。对于事业单位档案管理而言，就需要推进规范化与标准化的建设，提升档案管理的整体效率。

（一）推进档案管理制度的规范化与标准化

要切实发挥出档案管理的有效性，将档案信息的资源最大化发挥，推进规范化、标准化管理是必由之路。很显然，档案管理规范化、标准化的实现，首先要以完善的管理制度和体系为指引。通过规范化、标准化的制度引领作用，这样才能在具体的档案管理活动中实施规范化的管理，以达到标准化的管理效果，提升档案管理的高效性。所以，首先要推进管理制度体系的规范化与标准化建设，以科学化、全面化、信息化、精细化的理念为档案管理的出发点，结合事业单位当前在档案管理工作中所暴露出来的问题，以及事业单位档案资源的利用目标，在档案管理制度上进行规范化、标准化的制定。包括对档案信息收集的规范化，档案资源分类的标准化，档案资源调取应用的规范化与标准化。尽管当前事业单位在档案管理中所应用到的新方法、新系统等越来越多，并且，不同的部门以及不同的职工，由于工作内容、目标等的变更，导致事业单位档案管理的范围更加广泛而繁杂。所以，档案管理体系务必要详细、要有针对性和可操作性，唯有如此，才能达到档案管理的预期效果。与此同时，单位领导层也要高度重视档案管理，积极推动档案管理制度的规范化、标准化实施，同时规范管理部门的管理职责，积极拓展管理思路。

（二）推进档案管理流程规范化、标准化建设

档案管理制度是指引，在具体的实施过程中还牵涉到许多的流程，同样，要实现高质量的档案管理质量，就需要对事业单位的档案管理流程进行规范化与标准化建设。档案管理包括资料的收集，分类，整理，管理，溯源，应用等多个环节，每一个环节的操作模式与管理重心都不同，但最终的目的是为了提高档案资源的利用率。事业单位的日常事务繁杂，很多经验性的问题上，档案资源能够发挥出巨大的辅助优势。比如在人员的调动与晋升方面，档案资源就能够发挥出重要的作用。所以，这就需要针对事业单位档案利用的具体要求，以及当前事业单位档案管理流程的特征，进行优化和标准化建设。首先，要对当前事业单位档案管理的总体流程进行全面的梳理，对于一些重复性作业进行优化，对于有缺陷、有漏洞、有不足的地方进行补充。其次，要对优化后的流程实行标准化管理，比如信息的收集实行标准化作业，档案信息的电子化录入、储存、共享、访问等进行标准化管理。以规范化的流程为具体的档案管理提供指引，创造条件，确保事业单位档案管理工作的高效、有序展开。

（三）加强档案管理队伍的综合能力建设

高质量的档案管理，离不开一支高水平的档案管理队伍的推动，无论是资源的收集，还是分类、汇总，保存，都是事业单位档案管理中的重要环节。不仅需要有效的方法，更需要强烈的责任意识、风险意识。所以，对于事业单位的档案管理工作来说，人才才是一切的核心问题，结合当前事业单位档案管理工作的现实需求，以及事业单位档案管理工作的特殊性，比如，事业单位的文件往往具有一定的机密性，一旦泄漏轻则会影响文件执行的效力，重则会产生严重的社会影响，严重干扰社会的正常秩序，尤其是一些重要的决策性档案文件。所以，要从事业单位档案管理工作的特殊性出发，采取内外结合的形式来切实提升档案管理队伍的综合实力。对内而言，要对档案管理人员进行针对性的培训，包括理论知识培训与实践技能培训，不可否认，档案人员都是有一定理论基础的专业人才，但是档案管理的理念与方法也会随着时代的发展而转变，所以，工作人员的理念与方法也要与时俱进地进行更新与升级，这就包括对档案法的学习与实践，包括档案管理具体实施的要点、重点，实施过程中可能出现问题的应对方法。除此之外，内部提升，还包括利用有效的激励考核制度来强化档案管理人员的工作责任心与积极性，鼓励有想法、有能力的工作人员积极提升自我，不断对档案管理工作进行提升与创新；从外而言，一是促进内部队伍的外出交流，学习更多先进的档案管理理念，包括但不限于信息化技能的提升以及别的档案管理方法的学习，并将先进的管理理念与当前单位内部实际档案管理工作相融合，使之更契合事业单位档案管理工作的实际需要，二是要积极引进高素质的档案管理专业人才，以新鲜血液的加入来提升现有管理人员的综合素质，从而更好地促进档案管理水平的提升。

四、结束语

综上所述，当下是巨变的时代，在科技浪潮的席卷下，事业单位的发展与管理模式也发生了根本性的改变。基于档案管理的特殊性与重要性以及事业单位在新形势下可持续发展的现实要求，要充分发挥出档案资源的有效性，就必须转变传统的档案管理模式。通过结合时代发展的大趋势、事业单位作为公益性机构的管理与服务需求，结合档案管理的目标与要求，加快推进档案管理的规范化、标准化建设。一是从管理制度上加强规范化、标准化建设，以完善的管理制度，为档案管理活动的实施指明路径；二是从档案管理队伍上加强规范化建设，通过不断提升档案管理的人员的专业水平，革新其档案管理的理念，提升其档案管理的安全意识，以高素质的档案管理队伍，来实现高质量的档案管理成效，更充分发挥出档案的资源优势与参考优势；三是要加强档案管理过程的全面监管，规范档案管理模式，优化档案管理流程，针对事业单位档案管理工作中所暴露出来的问题，进行针对性的分析，并结合事业单位档案管理目标采取有效的措施进行完善与创新，积极探索和应用先进的档案管理方法，通过技术、人员、制度三方面来切实提升档案管理水平,为事业单位各项工作的开展提供档案资源的参考性作用，为事业单位管理服务质量的提升创造条件。