档案资源的管理与开发利用探讨

文/王珏（河北省保定市交通运输局）

在持续深化机构和行政体制改革的进程中，事业单位政事分开、管办分离是一项既漫长又艰巨的系统性工程。实事求是、与时俱进地界定和实施分开与分离工作不仅考验着各单位的管理技巧，更需要结合历史、传统与未来目标确立科学、系统和规范的发展机制与模式。这就要求事业单位充分了解和全面掌握本单位既往发展历程中的优势与不足，通过扬长避短、取长补短推动各项改革事务提质增效，而档案则成为助力事业单位立足现实、科学决策、因地制宜的关键要素之一。古人尚且知道以史为鉴，今天的事业单位更加需要通过强化档案资源管理与开发利用继往开来，在充分汲取历史经验、继承优良传统基础上实现创新。

一、事业单位档案资源管理与开发利用的基本状态

（一）流程相对完整，模式基本固定

事业单位日常工作的每个环节与步骤都会产生不同类型、数量的档案，填写、提交、整理、归档早已成为事业单位常态化工作的组成。因此，档案管理与事业单位管理系统之间既具有部分和整体的关系，也有同时启动、同步发展的主要特点。正是由于与组织整体之间存在这些典型又鲜明的关联性，因此档案资源管理与开发利用在绝大多数事业单位中已经形成了相对完整的流程和基本固定的模式。而这也是多数事业单位档案管理工作最直观和有代表性的状态之一。

正是在这种极为成熟的状态下，几乎所有事业单位内部人员也很快形成了对档案管理的固有观念，并且对现有的管理形式、流程、内容等早已习以为常，往往不会意识到其中潜在的不足之处或可能的漏洞与缺失等。

（二）保管存贮为主，开发利用为辅

正是由于流程、模式基本固化，不少事业单位对于档案管理工作也形成了以保管存贮为主、开发利用为辅的惯性思维和实践机制。无论是领导干部或一线工作人员无不认为档案送到档案室就等于实现了闭环管理。只要档案能够在规定时间上交并且做到无缺失、不遗漏，档案管理工作就达到了标准，完成了要求。

然而，极少有人意识到，作为珍贵的信息载体，档案的价值远远不止故纸堆那样简单，档案资源在管理基础上的开发利用才是档案管理最大的意义与作用。只是由于漫长且惯性的状态束缚了许多事业单位人员的思想，导致其对档案资源管理与开发利用的认识程度、实践水平长期停留在最基础和原始的水平。

二、事业单位档案资源管理与开发利用的常见问题

（一）重视相对有限

相较各种专业管理或技术服务，事业单位档案管理属于相对间接和隐性的价值创造工作。一方面，档案资源管理与开发利用有足够的数量和时间积淀才能由量变到质变，因此产生价值的周期较长。另一方面，受到更多人为因素制约，档案资源管理与开发利用更难实现量化，且对其他业务或事务的促进作用也存在中间环节的递增或递减影响，因此更加不确定、不稳定。这些是阻碍档案资源管理和开发利用的多重因素，而这些客观情况也在更大程度上影响到了事业单位管理者的思想观念，其具体表现就是对档案资源管理与开发利用的重视程度相对有限。

包括制定规章制度在内，部分事业单位自上而下都不自觉地将档案管理工作置于管理系统的外围或相对边缘的位置。同时，相当数量的内部人员缺乏主动协助档案管理工作优化创新的积极意识，且满足于陈旧的管理机制和模式而不自知。加之其中鲜少有成员认识到开发利用档案资源的价值与意义，以上各种不利情况综合之下，这些事业单位档案资源管理与开发利用呈现出整体漠视、全员忽视的不良状态。

（二）投入有所不足

由于思想观念上不够关注，部分事业单位在档案管理工作上的投入有所不足。无论是物质层面的资金投入还是时间和精力的投入方面，这些事业单位都有频率低、数量少、断断续续等共性问题。缺乏投入不仅导致这些事业单位档案管理工作陈旧落后的面貌无法彻底改善，始终存在程度不一的缺陷与漏洞，而且随着时间推移，投入不足的后果是更新受限、创新止步。久而久之，这些单位档案资源管理和开发利用便远远落后于客观现实要求，导致机制僵化、模式老化、技术退化，最终结果则是珍贵的档案信息被束之高阁白白浪费。

三、事业单位档案资源管理与开发利用的重要价值

（一）查缺补漏，防范风险

作为记录各种历史数据与信息的主要载体，档案并不局限在一成不变的内容重现，而是可以基于人的经验、社会的变迁及未来发展方向等多重因素实现潜在价值的多次挖掘。这不仅是做好档案管理工作至关重要的作用所在，也是档案作为珍贵信息资源的核心意义体现。不过，就事业单位而言，做好档案资源管理与开发利用最直观和直接的价值则是对既往各项事务或业务的反省、对照，从而查缺补漏，防范风险。特别是在一段较长时间间隔后，通过对比档案中记载的工作方法、管理机制、服务模式，包括领导干部和基层人员在内的各岗位、职务的成员都能迅速、清晰地发现历史与现实的差异。比如改革之初政事之间、管办之间往往彼此交叉、混淆不清，各项管理工作常常具有极其鲜明的行政化色彩，导致事业单位管理与服务工作违反市场规律的情况比比皆是。持续推进改革至今，政事分开、管办分离不仅让事业单位剥离了越来越多不应负担的额外事务，而且更加尊重和遵循市场规律，在管理和服务工作中体现出更多以人为本的人文性、人本性。这对大幅提高事业单位管理效率和服务效益都极其有益。

可见，从档案中挖掘历史不仅是对陈旧落后的反思，也是在指导当下更加科学地发展，并且规避和防范各种可能的漏洞或陷阱。

（二）优化资源配置，提升管理效能

从整体上看，多数事业单位都是所谓的“清水衙门”，也就是各种资金、资金来源渠道较单一、数量相对匮乏。特别是仅有财政拨款一种资金渠道的事业单位更是需要处处精打细算。而这些资金和资源匮乏的现状决定了事业单位必须利用一切手段或渠道实现最科学合理的资源配置。而档案恰恰有助于优化资源配置，提升管理效能。

仅仅从财务管理角度看，不同时期档案数据之对比中就能发现新旧财务制度的重大影响。比如传统模式下的收付实现制与新财务制度要求的权责发生制，二者不仅是财务制度的改变，更会从根本上影响事业单位财务数据信息的真实性与可靠度。利用档案资源管理和开发利用不仅能够掌握事业单位财务管理机制和模式的优缺点、长短处，更能通过分析档案数据重新计算、规划、分配相对有限的资金、资源。这对提高事业单位资金与资源利用合理性、针对性、有效性都是至关重要的优化与改革措施。

四、事业单位档案资源管理与开发利用的优化路径

（一）科学定位，消除偏见，完善规则设计

要从根本上解决长期以来存在的各种管理缺陷问题，仅仅着眼于技术手段的简单改良远远不够。只有从管理理念上给予档案管理工作更加科学的定位，同时全面消除事业单位内部各成员对于档案资源管理与开发利用的思想偏见，事业单位档案管理才能从粗浅的保管提高到对资源的管理，进而实现有理有序的开发利用。

因此，事业单位从领导到中层干部直至基层工作人员都需要加强学习，端正对于档案管理工作的态度。同时，要加快完善档案资源管理与开发利用的各项规则设计。

比如制定标准化与精细化的管理规则。强化标准化与精细化管理规则就是要求统一档案规范，确保档案各归各类且有一致和明确的填报格式、形制。要通过制度的完善彻底改变档案填写随心所欲的不良状态；要通过制度的刚性要求提升档案的标准化水平；要不断细化档案管理规则的原则和内容，使事业单位档案分类精细、填报精准、保质保量按时提交管理部门。又如，要让专业的人做专业的事。即，要在事业单位档案管理规章制度中明确规定专人专职专岗。只有在管理规则的层面明确并强化专门性，事业单位档案资源管理与开发利用才能杜绝业余、外行、兼职等问题的出现，才能从源头堵住档案管理粗放、随意、得过且过、滥竽充数的漏洞和弊端。再如，要强化档案管理的独立性。即，要设置独立的档案管理部门，确保档案资源管理与开发利用不再处于从属地位。机构设置的独立性不仅有助于防止非专业人员从事专业的档案管理工作，而且有利于提高专业档案管理人员的职业自信心与自尊心。这也是从独立性角度提高专业化程度的重要保障。

不仅如此，事业单位档案资源管理与开发利用不是档案室一个部门的单打独斗，而是需要各部门、机构和人员通力合作的系统与链条。因此，要在管理规则层面强调协助和协作的重要性。具体来说就是要在档案管理规章中明确单位内部机构与全体人员都有责任和义务协助进行档案资源管理与开发利用。凡违反规定或不予协助者需要接受相应的惩处或责罚。

（二）加快构建信息化管理模式，保持科学、合理、持续投入

资源的管理、开发和利用大多伴随着不菲的资金投入、技术革新、人员参与，档案资源也不例外。传统模式下的档案管理之所以存在各种管理、开发、利用的缺陷，一个根本原因就是要素缺乏，也就是资金、技术、人员三要素只居其一。只有寥寥无几的档案管理人员显然无法胜任繁重和复杂的管理、开发与利用任务。幸运的是，随着互联网技术全面普及与不断深入应用，信息化管理正在成为加快传统行业转型升级的强大驱动力量。信息技术的使用不仅能够从根本上解决人少事多的矛盾，而且更能基于信息技术快速迭代不断提高人工智能水平。不过，一切技术应用都离不开充分的投入，包括物质层面的投入和时间与精力的投入等。

因此，新时期事业单位强化档案资源管理与开发利用还需要加快构建信息化管理模式，保持科学、合理、持续投入。一方面，事业单位要尽快打通档案管理信息化平台与组织内信息化平台之间的互联互通，只有实现全面、整体的信息化覆盖，档案信息化管理平台才能实时获取数据信息，才能实现信息技术的完全融入和充分渗透。这不仅是避免信息壁垒、防止数据缺失的前提和保障，也是最大程度发挥信息化管理积极作用的先决条件之一。另一方面，要在制度设计的层面确保档案信息化管理始终能够得到可持续的投入。包括资金、技术、人力等各方面的投入都需要保持连续性。只有持之以恒的投入才能确保事业单位档案资源管理与开发利用与时俱进。时断时续或时有时无的投入都将不同程度地阻碍档案作为珍贵信息资源开发利用的针对性与时效性。尤其是对各种技术性档案资源而言，断断续续的开发利用将不断加大与最先进技术的差距。倘若任由这些缺陷累积，久而久之就会逐渐丧失技术档案开发利用的巨大价值。

（三）加强沟通交流，强化监督反馈，保持动态调整

无论是做好档案资源管理还是强化开发利用，一切挖掘工作的目的都为现实服务，也就是要通过档案资源管理与开发利用为事业单位现实中的事务或业务提供可供优化或改良的参考辅助。因此，事业单位档案管理工作始终需要加强沟通交流，强化监督反馈，保持动态调整，才能实现资源管理与开发利用的有的放矢和恰如其分。

比如在日常工作中强化档案室与各办公室、部门之间的互动。可以采取每周一小会、每月一大会、每季度全面总结会议的形式；也可以尝试一周两到三次、每月保持至少十次的交流频率。这些沟通交流的形式可以多种多样，但主题始终要围绕档案资源对单位各项业务或事务的改进作用，或者听取各部门对现有档案资源开发利用的意见建议等。又如，利用信息化平台构建线下结合线上的监督模式。包括监督档案管理部门管理和开发利用档案资源的进度、形式、内容的水平、效果；也可涉及档案管理工作制度优化、服务水平改进的程度等。再如，要定期清理和总结现有档案资源管理和开发利用过程中出现的问题、缺点、漏洞，通过优化制度设计清除已过时、无显著作用的内容，再结合现实要求及时补充和更新更有针对性和实效性的内容等。

五、结束语

档案资源的管理与开发利用历来属于事业单位管理事务体系中的必要组成部分。然而，长期以来，不少事业单位对于档案资源的管理与开发利用并未给予足够的关注和重视。究其原因，除了档案管理工作本身较少体现出直接的经济与社会效益外，也在于传统模式下的档案管理早已形成了固化模式、僵化套路，对单位内部各项事务或业务缺乏实质性的帮助。加之不少事业单位自上而下形成了对档案管理的意识偏见，只重保管而轻开发，导致档案管理低质低效问题普遍存在，这也在很大程度上制约了事业单位档案管理优化和资源利用的水平。因此，新时期事业单位优化档案资源管理与开发利用不仅需要加强各种先进技术的引进和使用，更需要端正思想态度，给予档案管理工作正确和科学的定位。只有从思想上认识到档案作为珍贵信息资源的价值并着力挖掘、深入开发、充分利用，事业单位档案管理才能突破多年来固化僵化的瓶颈问题。同时，要通过加快完善信息化管理模式构建将人的时间和精力从陈旧落后的状态下解放出来，使档案管理人员能够更加专注于档案资源的分析研究，并基于技术的自动化与智能化实现资源开发与利用的常态化和长效化。这不仅是新时期事业单位优化档案资源管理与开发利用的重要手段，也是新形势下基于档案管理科学化与现代化发展助力事业单位改革持续深入并有序推进的必由之路。

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档案资源，是指保障一个国家或社会档案事业发展和档案工作开展的，各种社会条件以及由档案事业和档案工作自身对社会产生的各种作用和影响因素的总合。主要包括两方面：一方面是一个国家或社会对档案事业发展和档案工作开展所提供的各种保障条件，此方面包括政策（法律）资源、教育资源、人才（技术）资源、财力资源、物力（设施、设备、物资）资源等；另一方面是指由档案事业发展和档案工作开展而对社会产生的作用和影响，即档案产出或效益资源，主要是指档案信息资源。两个方面互为因果、相互影响、相互作用，共同影响一个国家或社会档案事业的发展和档案工作的开展，而最终影响档案信息资源建设及其社会作用的发挥。