加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新

2021-11-30宋丽薇河北广播电视台

品牌研究 2021年34期

文/宋丽薇（河北广播电视台）

干部人事档案信息化建设，能够方便人事档案资料的查询，规范档案管理工作，使档案保存更加安全。在当前各企事业单位干部档案管理工作中，部分单位仍然采用传统的线下管理模式，存在着对于档案管理工作认识不深，档案工作效率不高，档案管理人员的业务素质参差不齐，档案管理方法过于单一，工作方法缺乏创新等问题，因此要不断优化完善干部人事档案信息化建设，增强信息系统平台的利用和安全性，并加强档案工作人才的培养。

一、干部人事档案信息化管理的重要性

（一）档案查询更加便捷

人事档案信息化处理工作，需要通过利用计算机系统和相应的软件对干部人事档案内容进行电子化扫描并加密保存，对档案管理和档案查阅等工作可以通过系统平台进行。因此，档案工作人员不需要在海量实体档案资料库中管理和查询信息，大幅压缩了干部人事档案管理的工作量，提高了管理效率，干部档案信息化系统具有智能性、安全性和保密性，使得档案资料查询更加便捷、安全，也避免了人工反复查阅对纸质档案的损坏，因此，档案信息化建设势在必行。

（二）档案管理更加规范

在干部人事档案管理信息化工作中，相关的档案人员需要按照档案信息系统的严格规定来及时更新档案资料，规范字体格式和相应数据格式内容，这样能够有效弥补过去传统手工记录造成的，如字体格式不太统一、字迹无法辨认的问题，档案工作的信息化，要求档案工作人员掌握相应的数字档案管理技术，才能够实现大数据的管理和迁移共享，大幅度提高档案资料的利用效率[1]。

（三）档案保存更加安全

在纸质人事档案资料保存过程中，由于纸质档案资料具有一定的特殊性，需要在恰当标准环境下进行存放管理，对于档案管理室内的温度湿度都有严格要求，即使保存在较好的环境中，随着时间的推移，也会不可避免地存在字迹逐步变淡甚至消失、纸张逐渐发黄等问题。因此干部档案信息化管理工作为推动档案资料数据化处理，实现档案信息加密和备份处理起了积极的推动作用，干部档案信息化定期对这些资料库进行数据更新，能够保证档案信息化工作完整性和实效性。并且随着当前云技术、大数据等高端科学技术的发展，档案工作也变得更加安全和简单，提高了信息化安全水平。

二、企事业单位加快干部人事档案信息化建设的思路及目标和相关要求

（一）建立干部人事档案信息化的思路

加强干部人事档案管理人员的信息技术培训，开展干部人事档案的集中信息化工作，利用现代化计算机技术、现代化设备，将干部档案的纸质资料输入到干部档案信息系统软件中，并利用信息系统平台来处理数据，形成电子化图片，将其转化为数据性的资料，实现档案信息化、数据化，方便干部档案的查阅和打印，设计档案信息系统管理权限，构建起档案信息网络。

（二）开展干部人事档案信息化管理的目标设计

建立干部档案信息数据管理系统，推动档案工作的动态管理和电子化管理，借助计算机技术和硬件设施，将纸质档案资料编制成图片格式的数据文件资料，实现干部档案数据信息化。借助干部档案信息系统平台来查询档案资料，借阅资料及统计资料，减少档案工作存在的缺陷，实现档案资料长期保存和自动化管理。

（三）推动干部人事档案工作信息化建设的相关要求

推动人事档案工作的信息化建设，贯彻落实上级组织部门对干部档案信息化的相关要求，须加快推动人事档案信息化系统建设，提高档案工作的效率和质量。一是提升档案管理团队信息化水平。配备好高端档案管理人才，定期组织开展专业化理论培训，提高档案信息化工作能力，确保相应技术都能够熟练应用，保证档案管理的规范化、科学化、合理化。二是加强干部人事档案系统平台管理。保持档案系统功能的更新优化，保证档案数据信息完整和保持档案电子信息与纸质信息的同步更新，做好必要的安全防护措施，加强数据的保密，规范数据资料的查询借阅，明确档案工作人员自身的职责，保证管理机制规范性、完善性。

三、干部人事档案管理工作中存在的问题

（一）对档案管理工作认识不足

针对现有档案工作的发展状况来讲，很多的企事业单位对干部人事档案工作重视程度不够，认识不深，往往只是简单记录干部档案流动信息，对干部档案工作没有长期规划，在干部档案信息化建设方面缺少必要的资金支持，硬件设施不到位，制约了干部档案信息化的建设和发展，甚至存在档案材料丢失或损毁的隐患[2]。

（二）档案管理人员的业务素质参差不齐

伴随着当前国内科学技术的快速发展，国家对于干部人事档案信息化工作提出新要求，这也是一项具有专业性的技术工作，档案工作人员要不断提高自己的业务素养和技术水平，才能够满足档案管理工作的实际要求。但是对于现阶段的从业人员来讲，业务素质参差不齐，一些企事业单位对档案工作重视程度不够，对相关人员的配置不到位，难以满足现阶段对干部人事档案工作的新要求。

（三）档案管理方法过于单一，缺少创新性

随着当前干部档案工作信息化的建设，档案信息化管理工作难度也在加大，传统档案管理方法已经过时，满足不了现代化干部人事档案工作的要求，需要不断优化改进干部档案的工作方法。现阶段干部人事档案工作管理水平偏低，难以高效处理庞大的档案数据，造成人事档案工作效率较低，影响到单位人事档案工作的发展。

四、完善干部人事档案信息化管理的措施

（一）优化完善档案信息化标准体系

建立起干部人事档案工作信息化的系统，加强信息化标准的设计，通过相关信息技术使用，根据统一标准来录入档案资料信息，同时还要对数据格式进行统一。在人事档案信息系统建设时，要给相关管理人员赋予工作权限，只有那些拥有权限人员才能够查阅资料以及修改资料，加强对档案资料的保密化设计。设计相应的信息化标准，增强档案资料审核的真实度，借助于计算机技术，防止档案信息出现流失问题发生。构建档案数据信息化系统，制定相应的标准来鉴别电子化档案的真实度，从而保证档案工作的真实性、可靠性[3]。

（二）完善档案信息的安全保障体系

做好人事档案信息安全保障，要求档案信息系统建设人员能够结合国家出台的档案管理法律法规，设置档案系统的信息保护屏障，引入先进高端的科学技术在档案系统内加密，使用人脸识别、防火墙、数字加密技术，增强人事档案资料数据信息的安全性。档案工作人员不仅要加强日常资料的保管工作，还要对档案数据库加强维护，设计数据迁移保护控制，优化完善安全保障机制，尽量避免档案资料被泄露事件发生，加强自身职责的建设，明确建立严格预警机制，才能够有效防止出现一些数据信息泄密的风险问题。

（三）完善档案信息的监管机制

当前干部人事档案信息化管理仍然存在着监管机制不够完善的问题，企事业单位要想不断提高干部人事档案信息化的安全性，就要加强档案信息监控。优化完善相应的管理机制，还要严格按照信息化档案的管理标准加强信息技术的使用，对相关行为做好实时监控，对档案数据信息查询使用进行跟踪记录，保存使用日志，要及时查看使用记录是否存在违规的状况，当存在一些违法违规的问题，单位要严格按照相应的管理规章机制追求相应的人员的责任，在严格的规章制度之下，才能够保证干部档案工作有序地开展落实。

（四）加强对档案工作人员业务水平的培养

干部人事档案管理工作中，要使信息技术优势充分发挥出来，还要加强对档案工作人才的培养。在人员培训时，要根据现在岗位工作要求，设置有针对性的培训方案和培训计划，提高档案工作人员的综合能力素质。

在培训期间，还要培养档案管理人员的发现问题及解决的能力，提高档案工作信息化管控水平，在对档案工作人员专业能力培养时，还要不断提高他们的业务知识水平，全面了解档案管理过程中所涉及的各种政策文件，能够使其灵活熟练地应用，从而满足当前档案工作信息化建设的各项需要。[4]

五、干部人事档案信息化支持

（一）加快档案数据系统建设，充分满足需求

单位要不断加强档案系统化建设的开发力度，促使档案工作效率得到显著的提高，增强对实体档案资料的保存管理，确保档案数据系统功能更加完善。加强企业及单位对档案信息化的内部运营管理，上级部门和单位之间需要进一步加强档案数据资源的共享。

（二）实现资源共享，构建资源平台

人事档案信息化系统建设的同时，应该建立信息平台，增强对档案管理工作技术支持保障，做好相应信息化技术指导工作，使用网络技术价值都能够显著地发挥出来。并且对资源需求，还需要实现分级开放及设计相应的查阅权限，进而提高档案资料管理的综合化水平。

（三）档案信息收集功能

档案信息化系统能帮助资料需求者去查阅资料，了解干部职工的个人工作信息，过去通过传统的手工查阅纸质资料的方式，给资料查阅、搜索工作带来一定的困扰。现阶段各档案信息系统的建设完善，不断拓展系统功能，可实现统一管理干部档案，减少档案人员的工作强度，提高档案工作质量及提高资料查阅效率，大幅度提高档案工作成效，通过鼠标就能够在计算机上简单地查找，科学配置数据资源，实现干部合理化的配备。