档案资源助力企业经济发展

张 岭（双辽市工业和信息化局）

■ 前言

在知识经济时代背景下，加强经济各领域档案资源管理工作具有重要的价值，能有效促进重要资源信息在经济生产活动中发挥出更大的作用。档案是人类宝贵的财富，是反映历史事实、服务现代社会的载体。在人类发展的各个阶段，档案的名称有所不同，档案的载体也不断变化，但档案的特性不会改变，档案的价值和作用也日益凸显。新时期，档案在经济活动中发挥着越来越重要的作用，档案综合反映着政治、经济、文化等方面的情况，具有丰富的信息容量，成为党和政府制定经济政策的重要信息渠道。档案工作做得好是档案转化为生产力的关键。同样，经济发展也决定着档案管理的环境条件，二者相辅相成、互相促进。

在很长一段时间内，我国社会主义市场经济建设没有现成的经验可以借鉴，为了避免出现重大决策失误，事业单位从档案资源中寻找依据和参考，充分发挥档案服务社会经济的职能。近年来，随着信息技术的高速发展，档案管理向网络信息化管理模式过渡。网络信息化模式下的档案管理大大提高了工作效率，能够实现档案的快速查询和完整保存，给档案的存储、搜索提供了极大的便利。同时也大大降低了档案管理成本，促使档案能够更好地为社会发展提供服务。

■ 现阶段档案资源服务经济发展管理中存在的问题

为更好地适应市场经济加速度发展的全球经济一体化的大环境，不论是企事业单位，还是政府机关，都需要切实做好做实重要经济活动相关信息档案的管理工作。但是，在档案资源管理助力经济发展过程中，依然存在着一些不足之处。

（一）档案管理经济服务意识不强，思想决定行为

部分机关对档案管理工作的重要性认识不足，对档案工作与经济发展的联系认识不清。片面地认为档案管理工作只是政府机关的一种简单的、事务性工作而已，是无足轻重的。因此，机关单位在经费、人员和设备方面对档案工作的支持力度十分有限，导致部分档案信息化建设进展缓慢，传统档案管理模式与现代化企业办公模式无法实现有效衔接，档案服务经济职能不能得到充分发挥。此外，部分档案管理人员工作积极性不高，缺乏成就感，被动服务状态很普遍，导致档案管理与企业经济发展不协调。

（二）档案管理信息化程度不足

随着市场经济和信息技术的发展，机关单位档案信息化工作已经完全展开，传统的纸质办公逐步被淘汰，借助计算机等信息化手段来进行档案资料的整理和搜索已经成为常态。但是部分机关单位档案管理信息化水平一直徘徊不前，特别是基层机关单位的档案信息化建设。档案信息化管理需要将原来的纸质资料扫描或者转移到网络平台上，限于人力和物力的不足，很多纸质档案依然没有被录入系统，处于分散状态。另外，在档案信息化管理过程中存在建档标准不统一、管理程序不规范等问题，档案信息化受到极大的阻碍，甚至出现重要档案资料丢失的问题，带来安全隐患。

（三）档案管理制度不健全

完善的制度是提高档案管理水平的重要保障。一直以来，由于对档案管理工作不重视，部分机关单位没有将档案管理工作纳入工作规划中，既没有制定完善的档案管理规定和制度，也没有明确划分档案管理的责任，更没有指定专人负责专门的档案类别。随着工作的进行，档案管理中的弊端开始显现，例如档案借调时没有登记好往来记录，造成档案资料丢失，也无法进行追责。

（四）档案管理经济服务实效弱

首先，档案管理人员缺乏主动服务意识，档案工作被动性和单一性问题一直存在。档案工作人员不能主动了解档案用户的需求，不能有针对性地提供档案服务，制约了档案的服务质量和范围。其次，受法律制度、工作性质等因素的影响，部分档案没有列入政务公开的范畴，档案信息不对外开放，导致档案利用率下降，档案转化生产力的功能较弱。最后，部分档案缺乏完整性和系统性，有的仅仅收集了文书材料，忽视了声像资料；有的在档案管理过程中出现丢失或磨损；有的档案信息系统缺乏检索工具，导致档案资料查询困难，这些因素都会影响档案服务能力。

（五）档案管理人员水平有待提高

档案管理人员的素质良莠不齐，有的档案管理人员缺乏上进心和事业心，工作中敷衍了事、得过且过。也缺乏主动服务意识，不能创造性地开展工作。再加上档案工作既繁杂又枯燥，档案管理人员往往身兼数职，身心疲惫且待遇水平不高，因此档案管理人员流失现象比较普遍。尽管有的档案人员工作热情高，事业心和责任心比较强，但并非档案专业出身，专业技术水平不足。再加上机关单位对档案管理重要性认识不足，管理人员频繁更替，不能为档案管理人员提供系统的、专业的培训，导致档案管理人员的素质和能力滞后于档案管理促进企业经济发展工作的需要。

■ 加强档案资源管理服务经济高质量发展的策略

加强档案资源管理，助力经济高质量发展，必须立足于档案资源管理的服务价值，从经济生产活动的实际需要出发，并与之高度契合，真正实现优化档案资源管理工作，进一步助力经济高质量发展。

（一）加强宣传、增强对档案管理服务经济建设意识

思想决定行为，只有从思想上重视起来，真正认识到档案服务经济发展的重要性，才能切实提高档案管理与企业经济发展水平。档案管理是一项全局性、系统性的工作，需要机关全体人员的积极参与和配合。新档案法明确规定了机关单位在档案管理工作的职责所在。作为机关单位领导，要认识到档案工作的重要性，要积极学习和贯彻《档案法》《档案法实施办法》等法律法规，将档案管理规范化建设纳入机关管理议事日程，认清档案工作的新形势、新特点，把档案工作的重点转移到为经济发展服务上来。围绕经济建设这个中心，使档案工作与经济发展同步进行，对档案管理更加科学、有效，同时密切关注经济建设的新发展、新动向，随时了解社会对档案信息的需求情况，及时提供服务。同时，还要加大宣传力度，在机关单位内部大力宣传档案管理规范化建设的意义，让机关全体工作人员认识到档案管理工作与自己密切相关，能够主动配合档案管理部门的工作，充分发挥档案信息化管理的作用。

（二）提高档案管理信息化水平

档案信息化管理是未来的发展趋势。作为档案管理部门，要加快档案信息化建设的步伐，加强档案工作的数字化建设。随着行政机关工作的开展，档案资料越来越多，为了方便管理，需要将纸质文件转换成电子文件，以图片、文本和音频的形式进行存储，不仅查询方便，而且实现了海量存储。针对纸质文件较多的特点，可以借助扫描技术来进行快速扫描。值得注意的是，有些纸质文件上有领导签名，扫描的话可能无法识别，我们可以通过保留图像的方式来存储。除此之外，档案管理部门还要建立由编研成果目录、专题目录、档案目录等组成的索引目录数据库，将散落各部门的材料及时收集起来充实到数据库平台，以便查询和检索需要。另外，人工智能、大数据等新型技术的进步也给档案信息化管理带来了契机，新兴数字技术与传统档案管理工作的融合，将在档案文本挖掘、数据整合等方面发挥更加重要的作用。例如作为新兴信息技术，云计算技术用于档案管理工作中，可以将档案信息存储于多个数据中心，并建立副本，即便数字档案丢失，也可以在云端对数据进行恢复，大大提高了可靠性。

（三）加强档案管理制度建设

机关单位要不断完善档案制度建设，用制度来指导、约束和激励档案管理人员的行为。首先，结合档案管理工作岗位的职能要求，完善管理规章，制定档案收集、整理、归档、保存、共享、使用的制度规范，明确档案管理流程，确认档案的保存期限、归档范围、安全防护、分类等相关标准。其次，明确档案管理责任，严格考核制度，将责任落实到个人。定期开展考核，对考核不合格的人员进行批评教育，严重的进行处罚或者转岗。对于表现优秀的人员进行表彰和奖励。最后，落实档案保密制度。档案管理关乎行政机关职能的发挥，涉及经济、政治领域的诸多国家机密，具有重要的价值。如果泄露出去将对国家安全和人民生活带来巨大的风险，因此机关部门要建立严格的档案安全制度，一方面对存储档案的计算机安装防火墙和杀毒软件，使用数据加密技术对档案资料进行保护。另一方面，加强对档案管理人员的管理，档案管理人员凭借密码登录，不相干人员禁止登录或者下载档案资料。

（四）强化档案管理的经济服务价值

档案不仅对本单位有重要的参考作用，而且服务经济发展方面作用显著。档案管理部门要加强档案服务功能的开发。一方面，国家工作人员通过了解档案可以提高服务效能、优化人力资源管理、做出合理经济决策。另一方面，努力将涉及民生的档案开发出来，满足人民群众的查档要求。档案管理部门应当在依法公开政务信息的基础上，进一步做好企业信息公开工作，逐步扩大信息公开范围，最大限度发掘和提取可利用的档案信息，并将其汇编成高质量的档案资源库，加强档案的服务功能，把档案工作者的积极性调动到为经济发展做贡献上来。