浅谈信息化建设在企业档案管理中的作用

2021-11-30滕红军

魅力中国 2021年29期

滕红军

（潍坊日报社，山东潍坊 261031）

引言

信息时代下，企业积极落实档案信息化建设工作已经显得十分的急迫，有越来越多的企业开始投入大量的人力和资金来开展档案信息化建设，并取得了较好的成效。但档案信息化建设工作是一项长期性和复杂性的事情，会涉及到较多的专业知识，如何确保企业档案信息化建设的规范性与标准化尤为关键[1]。目前来看，虽然已经有很多企业在档案信息化建设工作中取得了很好的成效，但也存在着一些较为尖锐的问题，导致信息化建设在企业档案管理中的作用而未能充分得发挥出来。基于此，非常有必要进一步去探究企业档案信息化建设与管理的有关知识。本文对企业档案信息化建设于管理作了较为全面的分析探讨，现作如下的论述。

一、企业档案信息化管理的作用

信息时代下，档案信息管理越来越成为企业核心竞争力的体现，可以帮助企业获取到良好的效益，尤其是可以促进企业的可持续发展，因而可以得到越来越多企业的重视。具体来说，企业档案是企业信息资源与知识资产的重要组成部分，同时也是企业开展研发工作、经营管理工作的基础性资料，与企业的生产经营和改革发展有着十分紧密的联系。在经济新常态下，企业提升自身核心竞争力显得越来越重要，而基于档案管理工作的重要性，积极开展档案信息化建设与管理是十分关键与必要的。

从当前诸多企业所开展的档案信息化管理工作来看，已经基本上实现了档案管理的自动化与流程化。一方面档案信息化管理大大提升了档案的使用能力，操作更加的简单，借助档案管理信息系统可以完成档案信息的调阅、鉴定审批、归档保存等多项工作，整个操作过程更加的简单、快捷和有效。另一方面是档案信息化管理将档案管理工作带入到了一个全新的数字化时代，可以让档案信息实现分享，当实现档案信息的共享与利用后，企业以往所存在的资源重复浪费问题与信息孤岛问题便可以由此而解决，对提升企业经营管理效率与质量均有十分大的裨益。总的来说，档案信息化管理对企业的长远发展是十分有利的，可以为企业创造良好的经济效益，企业必须将档案信息化建设与管理工作视为一项硬指标和死任务来落实，为自身发展奠定坚实的基础。

二、企业档案信息化建设遵循原则

档案信息化建设与管理均是长期性工作，尤其是档案信息化建设工作不仅具有长期性特点，且还有着复杂性与专业性的特点，因而实际开展时会遇到较多的困难。针对于此，企业必须确立档案信息化建设的指导思想与基本原则，以此高质量落实档案信息化的建设工作。

在指导思想方面，企业要始终遵循科学发展观的指导，认真贯彻国家对档案信息化所提出的相关要求，尤其是要知晓信息化的法律法规知识。另外，档案信息化的根本目标是协助企业获得良好的发展，因而档案信息化建设要始终立足于企业的发展战略和管理特点，努力促进档案信息化、档案资源存量数字化，确保可以适应企业的经营管理要求与改革发展需求[2]。

在开展档案信息化建设时，企业要遵循三点基本原则。一是统筹规划原则，档案信息化建设会涉及到较多的内容，若是缺乏统筹规划势必影响后续的开展质量，因而在工作之处便需要去做好统筹规划工作。具体来说，企业要确保档案信息化建设可以始终与信息化发展协调同步，将档案信息化建设纳入到企业信息化的规划中，不仅要树立前瞻意识，而且要做好档案信息化建设的顶层设计，确保企业的档案信息化建设始终处于上升与完善状态。二是统一标准,严格规范，企业要认真借鉴当前阶段我们国家的档案业务与信息技术的相关规范要求，对档案信息化建设做到统一规划、统一标准、统一投资、统一建设。三是注重质量，保障档案信息建设的安全。具体来说，在档案信息化建设过程中，企业不能单纯追求速度，更要确保档案信息化建设的质量，以此确保档案可以为企业后续的经营管理提供参考意见。而在信息安全方面，企业要通过制度管理与安全技术这两种手段来保证档案信息的安全。

三、企业档案信息化建设的工作目标和任务

企业在开展档案信息化建设工作时，要立足于自身需求，确定出具体的工作目标与任务，并完善相关的工作制度，以此确保档案信息化建设工作可以高质量开展。总的来说，企业档案信息化建设的工作目标与任务主要包括以下：

（一）做到档案数据的非修改性

之所以如此重视档案信息化建设，主要的原因便在于档案有着唯一性和凭证性的显著特征，经过信息化与数字化处理后档案信息必须做到不可变更。具体来说，企业的电子文件信息在归档处理时必须要加入禁止写操作功能，可以优先使用PDF 格式，也可以考虑使用低像素的图片扫描方式，以此实现档案信息的不可修改性。对于录音录像档案来说，在信息化建设时要做好数字转换，确保做到原样“永久化”存储，实物档案需要使用3D 技术按照比例制作。除此之外，需要注意一点，在电子文档的归档处理中，要对查稿、修改稿、正文等关联信息做好统一的归档，均要做到不可修改。

（二）确保电子文件质量

在电子文件归档处理时，必须要对其构成内容做好分析整理，内容、结构、背景信息均是需要注意的要点。电子文件的形成部门要对电子文件的质量做好统一化管理，尤其是要对电子文件的真实性和完整性承担绝对的责任，档案管理部门要对电子文件的保管工作承担绝对的责任，主要包括保管、存储与安全。

（三）可适应企业办公需求

档案信息化建设必须要满足企业的经营管理需求，可以为企业服务。具体来说，在档案数据库建设时，要加入检索、下载、复制、打印等功能。比如在检索工具的建设中，要做好规范性与合理性，设置多种检索选项，既可以允许工作人员通过档案号来检索，也可以允许通过文件内容来检索。工作人员在获取档案信息时必须有授权处理，待授权通过后才可以去下载与复制档案信息[3]。

（四）档案信息化建设的安全

安全是企业开展档案信息化建设工作时必须重点考虑的内容。在档案信息化建设时，要巧妙处理好安全问题、高效与方便这三者之间的关系，凸显出档案信息化建设的安全性。比如在档案信息化的存储中，要配备带有备份功能的服务器和信息设备，常用的信息设备主要有磁盘阵列、光盘库、占用网络存储设备，不仅要对档案信息做到安全存储，同时还要确保档案信息可以随时安全迁移。总的来说，为确保档案信息化的安全，要遵循四点安全保障原则。一是密级区分原则，要对档案信息做到物理隔离，并将档案信息管理权责落实到个人；二是内外区分原则，对企业的内部档案信息和外部档案信息要做好区分，按照具体需求来进行信息化建设；三是用户区分原则，在档案信息化建设时要对档案管理人员、档案形成人员的权责做好分解，形成相应的授权管理系统；四是对档案信息建设系统、信息共享、信息化归档等多个子系统进行区分。

（五）档案信息化建设的精细化管理

档案管理部门在整个档案信息化建设中发挥着较为关键的作用，不仅要参与到档案信息的信息化处理中，而且还需要做好档案信息的维护管理工作。为此，档案管理部门要认清楚自己的工作职责，积极参与到档案信息化建设中，需要重点做好四个方面的工作。一是做好前端指导工作，要求向归档部门提供业务指导的相关服务；二是归档监督，要对归档部门所形成的电子文件进行鉴定与归档[4]；三是审核接收，对归档部门所移交的电子文档进行全面性的审核；四是入库管理，在档案信息入库时要对实物档案与信息化档案做好同步管理。

（六）推进电子文件管理

档案信息化对于企业的经营管理工作越来越重要，在档案信息化建设的过程中需要积极去推动电子文件管理。具体来说，企业要不断去健全电子文件的管理机制，一方面要制定出贴合档案信息化建设与管理的制度，创新工作方法，另一方面要配备足够的设施设备，可以按照《电子文件管理暂行方法》的相关要求来配备所需要的设施设备。

四、企业档案信息化建设得以有效落实的保障措施

（一）加强组织领导

企业领导层要对档案信息化建设与管理均给予高度的重视，积极创新管理理念，并在企业内部营造一种良好的工作氛围，自上而下的参与到档案信息化建设中去。具体来说，企业领导层需要重点做好三个方面的工作。一是要给予档案信息化建设工作给予高度的重视，并建立健全档案管理机制与机构，为档案信息化建设工作的有效开展奠定基础[5]。二是要凸显出在档案信息化建设中的职能与地位，明确工作职责，对归档部门和管理部门的工作来开展监督管理，动态掌握档案信息化建设中所存在的问题，确保各项工作均可以落到实处。三是要为档案信息化建设配备足够的人力和资金，尤其是要配备档案信息化建设工作所需要的资金。

（二）做好队伍建设工作

企业所开展的档案建设工作与管理工作均岗位人员有着较高的要求，必须高度重视人才队伍的建设工作，以求为企业的档案信息化建设工作培养足够的人才[6]。具体来说，企业在开展人才队伍建设工作时要做好以下三点工作：

1.企业管理者要立足与企业的档案信息化建设需求，合理去配置所需要的人才，确保岗位人员的数量可以满足工作需求。

2.对档案信息化建设工作开展全方位的监管，动态掌握工作开展质量，对于人员管理方面所存在的问题要及时解决。比如在归档部门的管理中，若发现归档部门的工作人员存在工作不强、工作能力不足的问题时，要及时组织相应的教育培训活动，向工作人员讲解有关于档案信息化建设的相关知识，以此提升工作人员的专业能力。

3.档案信息化建设工作有着很强的专业性特点，若是企业本身的信息化能力不足，则势必影响档案信息化建设质量。为此，企业一方面需要去大力推进信息化建设进程，另一方面要将人才培养与人才引进结合起来。比如在人才引进方面，企业要多选拔一些信息化能力强、熟知档案信息化建设与管理的人才，以此来充实企业当前的人才队伍。