大数据时代档案管理工作的机遇与挑战

2021-11-30孙雪

魅力中国 2021年29期

孙雪

（长春市长发旧城改造工程有限公司，吉林长春 130000）

当前整个社会逐渐迈入大数据时代，信息技术飞速发展，“互联网+”在各领域中获得充分应用，不同行业也积极利用大数据红利，实现自身的突破与发展。档案管理工作作为一项社会性管理工作内容，也应积极顺应时代发展潮流，不管是企事业单位，还是政府机关，都需要有完善的档案管理工作作为支撑。纵观当前国内档案管理工作的现实状况与发展前景，应积极探索大数据时代档案管理工作的有效对策，努力实现突破与创新，以构建出完善的档案管理工作体系，为国家档案管理工作贡献新的思路。

一、档案管理工作的概念及意义分析

档案管理工作基于现实档案资料，对档案实体和档案信息展开类别化、区别化与综合化的整合与管理，为其他工作的开展提供便利与基础，同时是国家档案事业中极为重要的部分。简而言之，档案是人类智慧的现实结晶，是人类记录世界与保存信息的重要载体。通过档案管理，人们能够有意识的保存下相关信息，以合理利用资源，提升数据利用价值，为现实社会建设提供服务。

档案管理工作在现实工作中并未得到社会的普遍关注，甚至被很多人认为是枯燥与无用的领域，但是却在整个社会发展中具有积极性影响。在工作领域，能够提供历史性与现实性的记录，通过打造海量档案管理平台，实现各项档案数据信息的有效整合与互动，从而促进社会的迅速发展。同时，人类智慧需要完善的记录与保存，通过开展档案管理工作，能够把最优的思想与最佳的做法保存下来，成为子孙后代开展历史性研究的重要载体与工具，有助于人类的追根寻踪。再者，开展有效的档案管理工作，有助于各项信息数据的快速流动与交流，在完善的平台上形成充分共享，在一定程度上提升信息利用效率，实现各部门的有效联系，打破沟通障碍，极大地促进社会快速发展。

而在大数据时代进行档案管理工作，符合当前社会发展形势，也具有很强的必要性与现实意义。第一，国家及各相关单位的决策要以丰富、海量的数据作为支撑，不管是智慧城市建设，还是智库发展，都要以海量信息资源作为基础，在当前条件下，实现大数据和档案管理工作的有效融合成为必然选择。第二，从先前的纸质档案转变为电子档案，进入数字档案时代，不断是在储存形式，还是呈现方式的极大变革，都能够为档案管理工作带来新的发展机遇。第三，档案管理工作主要以服务社会为目标，开展数据化支撑，可以促进各种信息的有效利用，实现智慧化管理。第四，档案管理工作借助先进信息技术为支撑，迅速提取信息，为社会和企业发展提供相关数据资源，从而创造更大的价值。

二、大数据时代档案管理工作的机遇和挑战阐述

基于大数据时代的发展要求，档案管理工作必须要不断实现创新与突破，才能跟得上时代的轨迹，为国家发展和社会建设贡献力量。

（一）大数据时代档案管理工作的机遇

大数据是时代发展的必然趋势之一，同时作为一项全新的技术与手段，其出现必然会为档案管理工作带来新的机遇，只有不断乘势而上，才能促进档案管理工作的创新升级。

第一，档案管理工作不断革新管理理念。大数据的应用促进了传统档案管理工作的边和与突破，不断是在信息处理、资料汇总与数据呈现上都出现了极大的改变。而对于档案管理工作而言，只有不断地转变思维方式，革新理念，学习与改变大数据档案管理工作方式与手段，通过信息技术达到信息数据快速共享，以促进大数据和档案管理工作的深度融合。

第二，档案管理工作不断升级管理技术。进入大数据时代，传统档案管理工作不再固守于传统，而是在现有基础上，通过对先进技术的利用，不断实现管理技术的转型升级。因此，档案管理工作可借助大数据时代的技术红利，打造云平台，构建云档案管理系统，实现档案信息的有效储存与管理，以充分利用档案资源，为各项工作奠定基础，创造新时代的价值。

第三，档案管理工作不断重构管理环节。档案管理工作主要涵盖了收集、整理和利用等内容，传统工作形式主要是通过各部门的合作完成档案信息的快速整合。进入大数据时代后，在档案管理工作中不断进行信息化管理，实现各项数据的快速、及时整合与分析，以针对性对特定数据完成计算和判断，不断提升档案管理工作的价值，实现档案管理工作的快速发展。

第四，档案管理工作不断打造人才强队。不同于传统档案管理工作的手工性操作，进入大数据时代后，档案管理工作不再单一的依赖纸质文档，无需用纸笔进行记录，而是在电子化应用下，实现多学科、多领域、多技术的有效融合。在这种条件下，人才队伍成为档案管理工作转型的需要。而大数据时代所培养的优秀人才正在进入档案管理工作中，为档案管理工作注入新的活力与动力。

（二）大数据时代档案管理工作的挑战

档案管理工作的发展并非在大数据时代一帆风顺，同样面临着较多的挑战，不管是法律法规上的完善、统一化管理、人员队伍建设，还是大数据技术的应用，都让档案管理工作在大数据时代需要解决更多的问题。

第一，缺乏完善的法律法规建设。传统档案管理工作经过长时间的发展，不管是在管理机制，还是在应用模式上，都已经发展的较为完善。但是进入大数据时代后，档案管理工作面临着极大的变革与变化，人们对档案管理工作的需求也产生了极强的改变，在档案管理工作转型升级的同时，其中所出现的安全问题也日益成为社会的焦点。然而当前在大数据时候，缺乏完善的法律法规保驾护航，并未在立法层面构建有效机制确保档案管理工作的各项内容，难以有效化解风险与危机，缺乏足够的长远发展动力。

第二，缺少统一标准化规范。进入大数据时代后，数据资源纷繁复杂，类型多样，各个领域的数据资源迅速集聚，推动着社会的迅速发展。虽然国家早在2014 年并开始注意到档案工作未来发展所面临的形势，但是却并未制定新规则、新标准。特别是伴随着大数据时代的迅速发展，管理机制的不完善，档案管理工作的信息化与电子化发展缺乏统一标准，造成行业标准落后、管理缺失、管控松散，跨界融合、智能对接等难以有效实现，阻碍了档案管理工作在大数据时代的发展。

第三，缺少高素质的档案管理工作队伍。不同于传统纸质时代，档案管理工作任何时候都需要高素质的工作团队来完成，不仅因为档案工作的重要性，而且因为档案管理工作的独特性质，导致该项工作并非如想象般的容易，需要从业者极大的耐心和悉心。纵观当前档案管理从业者的情况，虽然已经具备了较大的规模，但是由于缺乏足够的创新意识与时代精神，相关从业者的信息技术能力较低，未能充分发挥出档案工作的优势，在一定程度上影响了工作效率，限制了社会的良好发展和进步。

第四，缺乏大数据技术和档案管理工作的有效融合。先进信息技术和档案管理工作的有机融合是时代发展的必然趋势，当前通过数据挖掘、平台应用和软件分析开展的档案管理工作获得了巨大的普及，在社会问题的解决中发挥了巨大效用。然而，当前物联网、云计算、可视化等技术在档案管理领域中并未得到有效利用，很多用户依然在用原始数据开展工作，缺乏深度挖掘和二次加工；同时，较多的用户所接触的信息依然为静态数据，并未实现电子化呈现，枯燥性明显；再者，用户和档案管理部门间并未借助大数据优势开展足够的交流与沟通，原始电话和邮件联系依然是主要方式。在未来时间内，如何针对用户需求开展针对性服务将是大数据时代档案管理工作亟需解决的问题。

三、大数据时代档案管理工作有效发展的对策

（一）革新传统思维模式促进管理思维升级

不再采取档案管理工作中所出现的“导向供给”的发展模式，而是基于自身发展的需求出发，根据现实情况提供个性化、专业化、特色化服务。为了更好地保持自身价值，档案管理工作必须要革新传统思维，突破“信息孤岛”的限制，在当前领域不断创新与发展，引入先进的管理理念，加强新思想引领，以用户需求为导向，坚持用户至上的理念，充分发挥自身的作用和意义。同时，档案管理工作要坚持实现大数据融合，促进大数据、大档案、大资源的相融通，充分展现档案管理工作的风采，从传统的纸质阅读和固化存储向数字咨询、数据存储方向转变，不断激发档案管理工作的内在动力，拓展渠道，以更好地跟上大数据发展的脚步，迎接不断变化的未来。

（二）打造标准规范形成统一化管理模式

面对大数据时代纷繁复杂的信息资料，档案管理工作要时刻坚持“资源管理、数据规范、有效共享、可持续发展”的原则，形成统一的、标准化、科学化的管理模式，促进档案管理工作和大数据技术的有效融合。档案管理工作可积极借鉴西方的有益成果，结合本国、本地区发展实际内容，研制规划出满足自身情况的档案管理标准，促进与图书、情报等领域的有机融合，实现与其他相关领域的快速共享与沟通。再者，为了更好地规范档案管理工作，也需要加强安全系统的维护，安装高标准的防火墙，避免黑客入侵，做好数据的有效保护与利用。最后，要加强责任划分，明确各岗位责任，提升管理人员的工作意识，形成有效的监督管理机制，对于失职人员进行严格惩戒，以加强对档案工作的保护与管理，促进与大数据技术的融合。

（三）培养高素质人才打造人员强队

在大数据时代开展档案管理工作，从业人员的综合素养直接决定了管理工作质量。因此，要加强人才培养，做好培训工作，对于档案管理工作的各环节进行有效保障，特别是要积极引入新技术、新手段，对人员做好技能强化，不断增强人员的综合素养，聘请高水平、专业化的教育者加强对档案管理工作者的理论培养，为其开展工作奠定扎实的基础。同时，还可以借助有效的奖惩机制，不断激发从业人员的积极性，激发他们自身的成长动力，以让其积极地掌握大数据技术，从而在现实工作中有效应用。

（四）建设档案管理云平台构建统一资源库

大数据时代开展档案管理工作，要注重对新技术的应用。因此，在面对海量的档案资源时，要借助先进技术建设档案云管理平台，有效汇集领域内丰富的、海量的数据资料，借助现有平台进行有效对接与融合，实现资源共享。同时，对传统档案资源进行有效变革，不断升级数据库和局域网，促进信息资源的有效利用。对于内部尚未开放、不具有保密性的资源要加快开放与共享，以满足用户的需求，为社会提供有效便利。