探析新时期如何做好企业办公室文秘工作

赵林源

（哈尔滨烟叶公司宾县分公司，黑龙江 哈尔滨 150400）

在企业的日常经营与管理中，办公室将管理工作和行政工作融为一体，主要负责各种行政管理事务的处理和各种上级命令的下达工作，将各项任务和工作指示落实到位，也需要对工作中的各个细节进行有效处理。在企业的管理工作中，行政文秘人员的综合素质、技能水平在一定程度上决定了管理工作的实效性，所以企业需要在不断推进内部管理和行政管理的基础上进一步关注文秘的综合作用，确保行政文秘工作的职能得到有效发挥。因此，对于文秘人员的选择需要十分严谨和细致，需要具备各种基本业务和电子设备的使用能力，无论在语言方面和应急处理方面，都需要有一定的处理能力，促进办公室的整体能力不断提升，提升企业整体经营活动能力。

一、分析新时期企业办公室文秘工作存在的问题

（一）由于缺少专业的工作能力

因为办公室文秘工作的任务是比较繁重的，也是面临着相对比较大的事务处理量，工作难度和需要协调的程度在持续的提升，这样对于文秘工作人员提出了相对比较高的工作要求，如果工作者缺乏清晰的头脑和办事的能力，就会导致工作的处理能力下降，出现忙中出错的现象，导致工作的难度增加，工作的质量无法得到保证。这样工作状态和工作能力无法满足企业自身的实际发展需要，同时也无法更好地服务于企业的相关生产和经营活动。

（二）由于办公室文秘工作者数量比较少

办公室文秘工作任务是相对比较繁重的，多数的工作人员并不愿意从事这项工作，因此许多工作人员不愿意从事这项工作，企业文秘工作者的数量少，无法满足企业工作的需要，对于发展产生了影响。因此，在实际的企业招聘和实际的文秘工作中，存在兼职和身兼数职的情况，这样会导致其工作人员自身的工作效率和工作质量大打折扣，并且无法充分地发挥出自身的作用。

二、分析优化新时期办公室文秘工作措施

（一）对办公室文秘工作理念进行创新

首先对于文秘工作人员而言，必须要树立起效应意识。在实际进行工作的过程中，文秘工作人员需要从以往单纯的行政意识转变成为效益意识，需要在对行政命令进行准确传达的过程中，能够对行动效果进行关注，简单来讲就是关注经济效益，把调查结果及时反馈给领导，保证企业决策可以带来较好的经济效益。与此同时，文秘工作人员应把经济效益作为核心内容，充分发挥出自身的督导与助手作用，出谋划策和提出建议。其次是文秘工作人员还需要树立起超前的意识。在思想方面需要具有超前的意识，将其自身的目光能够放到长远的发展角度上，通过充分的结合国家相关的经济发展趋势，对市场动向作出准确的预测，在这个基础上及时提出企业发展建议。最后文秘工作人员应树立创新意识。文秘工作人员应对先进的管理理念和思想进行学习，并结合企业的实际情况，对管理理念进行适当调整。此外还需要对工作模式作出相应的创新，使其可以不断地提高工作质量和效率。

（二）对文秘工作人员的政治素养进行提升

首先文秘工作人员需要坚定自身的政治立场。文秘工作人员会直接地参与到企业的重大事件决策中，对相关制度和规定贯彻落实进行监督，所以更需要具有坚定的政治立场，和企业行政领导和党委保持一致，不能出现违背企业发展战略的言行，并且还需要严格根据相关制度做好督导工作，避免制度贯彻落实走样或不到位。其次文秘工作人员应摆正自身的位置，树立服务意识。文秘工作人员是负责上传下达的，其说话以及办事通常是代表企业领导想法，在对指示精神传达的过程中会受到下级的尊捧，进而存在一定的错误思想。所以文秘工作人员需要持续的提高自身的修养，树立起良好的服务意识。最后文秘工作人员需要树立起大局观念。在企业中，办公室属于组织协调的一个部门，工作涉及范围较广，在实际工作需要充分调动起相关部门，对工作任务进行完成。所以文秘工作人员需要具有则会牺牲精神，同时起到良好的带头作用。

总结：总而言之，在新时期背景下，做好企业办公室文秘工作是非常重要的，不仅可以有效提升文秘工作质量，还可以有效提升企业的整体管理质量，促进企业长期稳定发展。与此同时，还需要结合实际情况，摒弃传统的工作模式，不断对工作思路和理念进行创新，通过科学合理的手段，提升文秘工作质量和效率，使企业可以得到更好的发展。因此，办公室文秘的工作质量和企业内部管理水平的高低密切相关，企业需要提高对于文秘工作的重视程度，采取一定的工作措施保证文秘的实际工作水平，提升工作的质量，为整体企业的经营活动奠定坚实的基础。