浅析新时期人事档案管理工作

王维

（攀枝花市仁和区人才开发交流中心，四川 攀枝花 617061）

人事档案是个人学习经历、工作能力、专业技术职称、所获奖惩、社会关系及人生阅历等情况全面、真实、完整的写照。人事档案管理工作是一项服务型、专业性、机密性工作，其工作成效的好坏，对提升社会整体工作效率、促进经济社会健康有序发展具有十分重要的意义。通过查阅个人人事档案，可促使用人单位快速、清楚了解人员基本情况，为用人单位合理调配人员提供基本遵循。但人事档案管理作为一项基础服务性工作，与其他主营业务相比，因不能直接给单位带来经济效益，以致一些单位不重视此项工作，在具体管理过程中，逐渐突显出一些问题。

一、当前人事档案管理工作突显出的主要问题

（一）人事档案管理单位对此项工作的重视程度普遍不够高

目前，部分人事档案管理单位及档案管理人员并未意识到此项工作的重要性与必要性，相比于其他主营业务或是重点工作，人事档案管理工作有点流于形式。有些单位未及时把工资表、年度考核表、奖惩文件等应归档材料装入个人人事档案，久而久之，致使人事档案材料缺失严重。一些单位人事档案保管室里还堆放杂物，未按要求开展好档案室的日常管理，没有做好防光、防晒、防虫等“六防”工作，以致部分人事档案卷宗保管不善，甚至出现了发霉、变色、腐坏等现象。

（二）人事档案管理制度还不够健全、管理流程还不够清晰

人事档案管理制度和管理流程是人事档案管理工作开展的主要依据。有些人事档案管理单位虽然明确了工作开展要求、建立了一些管理制度和管理流程，但真正执行的时候却并未落到实处。有些单位制定的管理制度和管理流程未结合实际情况，以致人事档案未有序编目造册、检索工具未合理编制、阅借用流程不够清晰、调档转递手续不够明确等，这些问题的存在一方面导致在档案管理过程中出现工作效率低下、查阅档案难度大、档案装档资料散乱的情况；另一方面，也使得一些职业道德不高、行为准则不严的人员有机可乘，想方设法装入一些假档案，出现人事档案造假的恶劣现象。

（三）一些用人单位人事档案管理硬件设施老旧，档案数字化建设还任重道远

档案管理工作作为一些基础服务型工作，在日常工作中，也需要一定的资金才能确保正常有序开展。但是由于一些档案管理单位没有档案管理专项资金，工作经费的缺乏导致管理档工作硬件设施老旧损坏后，不能及时得到更换。部分单位也缺乏工作场地，没有建立专门的档案管理室，缺少档案卷柜设备。这些都严重地制约着人事档案管理工作的正常开展。有些单位虽然已经初步构建了人事档案管理系统，然而档案管理人员对这一系统作用、流程及操作了解不够，不能及时有效将人员信息进行记录与统计，严重影响了新时期档案数字化建设的进程。

（四）部分人事档案管理人员业务能力不足、综合素质不强

当前，一些档案管理单位还没有配备人事档案管理专员，一些工作人员兼职从事档案管理工作，由于日常事务工作琐碎，经常需要外出办公等，没有时间沉下心来管理档案。有的单位档案管理人员工作调动又比较频繁，新手由于缺乏对档案日常业务和装订、整理、归档和收集等具体操作流程的学习，导致其在开展工作的过程中并不能较好胜任档案管理工作。还有一些档案管理人员缺乏保密意识，对档案管理工作缺乏敬畏之心，偶尔会出现档案泄密的情况，这些都对人事档案管理工作水平的提升造成了一定影响。

二、加强人事档案管理工作的四项措施

针对以上问题，为进一步加强人事档案管理工作，促进档案规范化管理、科学化应用，使人事档案更好地为经济社会发展建设服务，结合当前实际，应做好以下四点:

（一）提高对人事档案工作的重视程度

人事档案工作作为一项基础性事业，其工作成效如何，很大程度上取决于领导重视与否。要改变档案管理较为落后的状况，一是要加强对档案工作的领导，争取领导的关心和支持，把做好档案工作及时列入议事日程；二是要加大资金投入，要积极争取划拨专项资金用于日常的档案管理工作，提高档案信息资源开发利用速度；三是要配备齐全档案管理所需的设备设施，定期对档案库房内必要设备设施进行检验维修，努力改善档案管理的管护条件。

（二）完善管理制度、规范工作流程，营造良好的档案管理工作环境

档案工作规章制度是档案工作人员必须遵守的办事规程和行动准则，是档案管理的一种具体手段，各人事档案管理单位首先要按照国家对人事档案管理工作提出的各项规定、要求，结合本单位的实际情况，针对本单位档案工作中的薄弱环节、关键环节，有针对性的拟订档案工作制度。其次要严格执行各项制度，用制度约束和规范行为。对人事档案有无建立名册、查阅借用有无履行登记、转递手续是否完备、库容室貌是否整洁等工作加强检查，并严格兑现奖惩。还要从严加强对人事档案工作的管理，进一步规范档案借阅、查询、转递等工作流程，坚决防止人事档案造假问题的产生，维护人事档案的真实性、严肃性，以有效发挥人事档案的重要作用。

（三）提高档案人员能力素质，夯实工作基础

档案管理工作是各项基础工作，做好人事档案管理工作，档案人员的业务能力和专业素养尤显重要，人事档案管理单位要选配具备热爱档案事业、具有服务精神、具备档案法制意识以及严谨细致的工作作风的档案管理人员。专业的档案管理人员，还要具备做好档案管理工作所需要的文化知识和良好的职业道德，严守档案工作的保密要求，自觉遵守基本的行为准则和规范。同时，要采取形式多样的方式促使人事档案管理工作人员综合素质增强，要积极组织档案管理人员参加档案业务知识培训。其次，为使得档案管理人员能有充分工作时间、充沛工作精力，单位还应使档案管理岗位人员保持工作业务相对单一，避免频繁的岗位变动，这样才能有利于管档人员沉下身子抓好落实，在档案工作岗位上实现一定业绩。档案管理人员也要加强自学，坚持与时俱进，做到干一行、爱一行、精一行，为档案事业的发展做出自己应有的贡献。为有效规范档案管理人员的言行举止，确保档案管理的安全性和保密性，还要及时构建档案管理工作奖惩机制并严格落实，以实现档案高质量管理。

（四）利用现代化科技，提升档案管理水平

近年来，电脑、数据库等现代科学技术的发展快速，对人事档案管理工作带来便利的同时，也促使人事档案管理工作的方法和手段发生了深刻的变革：人事档案管理工作正在从传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。为顺应时代需求，各人事档案管理单位要立足于自身情况，及时将购买扫描仪、计算机、刻录机、数码设备等现代化信息设备纳入工作日程，并有序将人事档案数据录入到电脑系统中，生成电子档案。这样，不仅可以大大提高档案保管时长、提高档案信息查询的效率，而且还可减轻档案管理人员工作负担，对预防档案损坏与磨损起到一定作用，更好满足人才流动管理需求。

三、做好人事档案管理工作的积极意义

人事档案管理工作是服务经济社会发展的基础，做好人事档案管理能使用人单位快速进行人岗匹配，有效地体现出人力资源的优势，为领导者和决策层提供科学合理的决策依据，也是学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想的具体体现。只有确保人事档案管理工作做好、做实、做细，才能使单位其他各项工作有序推进，并取得更好的管理效益，更好地服务于经济社会发展。另外，每一份人事档案都具有时代信息，它能够为后人研究历史提供可靠依据，从一定程度上反映当时社会经济、文化、思想理论等基本情况。所以说，人事档案作为档案的重要组成部分，做好其管理工作具有十分重要的意义。

四、结束语

人事档案管理工作的成效如何，直接关系人才队伍建设情况和经济社会的发展情况。在新时期，随着社会各项事业的快速发展，社会各界对人事档案管理工作也提出了更高的要求和标准。人事档案管理工作虽然面临一系列挑战，但通过采取有效应对措施，一定能逐步解决人事档案管理工作中出现的问题，促使人事档案管理工作实现良性发展，为经济社会更好发展做出积极贡献。