企业档案工作的问题与对策初探

董磊

（北京易恒盈通科技有限公司，北京 100039）

引言：最近几年，我国社会经济不断发展，从计划经济迈向市场经济，从工业社会迈向信息社会，社会主义市场经济体制在不断完善，加之受到信息时代影响，给档案工作带来了一些契机与挑战，正在进而步入以现代科学技术为核心，创建在以知识与信息的生产、保存为模式的档案工作类型。档案工作，作为企业管理中的有机组成部分，需要适应信息化和市场经济需求。因此，在实际工作中，企业档案管理部门需要转变理念，解放思想，以创新意识为基础，开展档案工作。在该过程中，相关人员需要深入分析当下档案工作存在的问题，并结合实际情况，制定科学合理的解决对策，不断优化和完善档案工作模式，从根本上提升档案工作质量，更好的服务于企业发展。

一、企业档案工作意义

（一）有助于服务企业发展

企业档案中，对企业经营管理活动情况、经验、教训等内容进行了记录，其中涉及到以往的经营信息等，可以在企业领导进行重大事项决策时提供重要的参考依据。并且，在制定企业发展计划、推广先进管理经验、总结企业经营情况等工作来讲，企业档案都是非常重要的参考资料[1]。在实际工作中，充分利用档案信息，能够提升领导决策科学性，进而促进企业更好的发展。

（二）有助于提升档案管理水平

在新时代背景下，想要有效提升企业档案工作水平，是离不开创新的。通过创新档案工作模式，可以有效突破档案工作平静，提升档案工作发展新动力。近几年，随着市场经济不断发展，数字化时代、大数据时代到来，以往企业档案工作理念滞后，管理模式陈旧，难以适应现代企业转型发展需求，只有对档案工作不断进行优化和创新，提升档案工作水平，才可以充分发挥出档案工作作用，促进企业良好发展。

（三）有助于更好的开展企业宣传

企业档案中，对企业发展历程进行了全面、详实的记录，具有直观性、系统性、历史性等特点，是企业宣传的重要素材。在企业档案工作中，做好编研工作，通过不断创新，多途径对企业发展历程进行充分介绍，可以促使职工，特别是新职工，更加深入的认识和了解企业，有助于提升职工凝聚力，促使职工可以齐心协力，全身心投入到岗位中，为企业发展做出贡献。

二、企业档案工作的问题

（一）重视程度不够，档案意识有待提升

根据相关调查显示，在很多企业经营发展中都没有给予档案工作足够重视，究其原因企业档案工作无法直接产生经济效益，短期内不会产生明显的工作成果，以至于企业领导很少注重档案工作。并且，企业职工的档案意识也较为薄弱，很多档案管理人员认为自身处在边缘地位，岗位工作业绩不被重视，很少进行积极主动学习，主动服务意识也较为薄弱，没有意识到档案工作对企业发展的重要性和价值[2]。

（二）制度不够完善，管理工作缺乏规范

现阶段，企业档案工作存在问题的一个主要原因就是缺乏完善的制度，导致工作不够规范。第一，受到企业发展阶段、经济条件、发展规模、领导重视程度等因素影响，企业档案制度存在缺失问题，以至于在开展档案工作时没有制度依据。第二，很多企业都没有创建专门的档案工作机构，没有对岗位职责分工进行明确，没有创建有效的档案工作网络，以至于档案工作没有组织保障，有效性相对较低[3]。第三，激励约束机制有待完善。在企业管理中，档案工作通常是不会直接产生经济效益的，且在企业考核中占比相对较少，甚至部分企业没有针对档案工作进行考核，因为没有完善的激励约束机制，导致档案管理人员工作积极性难以提升，进而影响到档案工作水平。

（三）设施较为落后，信息化程度较低

在企业管理工作中，档案工作无法直接产生效益，以至于处于的地位相对较低，导致在基础设施建设方面较为落后。没有先进的基础设施支撑，档案收集、档案整理、档案保管等工作便无法保证规范性和及时性，严重影响到了档案工作信息化建设。此外，由于受到经费、技术等因素的影响，档案工作的信息化程度相对较低，这非常不利于档案信息资源的利用，阻碍了档案工作价值的发挥。

（四）管理人才不足，专业队伍有待强化

在实际工作中，部分企业领导不注重档案工作，觉得档案工作不需要过高的专业度，加之受到其他方面因素的影响，现如今很多档案管理人员都不是档案专业科班出身，缺乏档案理论知识。与此同时，很多企业都没有针对档案管理人员制定岗位知识培训计划，并且因为人手短缺，档案管理人员大多身兼数职，对于收集管理档案制度、归档文件要求等钻研不够深入，投入档案工作的精力、时间不足，严重影响到了档案工作水平。

三、企业档案工作的问题的解决对策

（一）设立档案工作机构，集中统一管理档案

在企业档案工作中，领导需要给予档案工作足够重视，在议事日程中纳入档案工作，和其他各项工作一同进行部署、检查、落实[4]。并且，企业领导班子成员需要做到思想统一、认识一致，明确目标，从物力、财力、人力等方面给予保障，对档案工作实际问题进行解决。企业可以设立档案工作领导小组，由各个部门负责人组成，分管档案工作，创建上下贯通的档案工作网络体系，实现自上而下层层落实的档案工作，保证统一领导、统一管理、统一机构。此外，可以在年度岗位目标责任考核中纳入档案工作，对档案管理人员岗位责任制进行落实，且在工作中严格进行执行，通过与奖惩挂钩的形式，提升档案管理人员工作积极性。

（二）优化完善规章制度，落实档案管理职责

在企业档案工作中，想要实现规范化、科学化、标准化管理档案，需要贯彻落实管理职责，注重方案法规建设，创建完善的档案管理制度，有效规范档案管理流程。在档案工作中，需要根据企业实际，科学合理分类各个门类档案，创建与优化档案工作各项标准，针对形成的文件材料需要及时归档。与此同时，在工作过程中，需要保证归档文件准确性、完整行，对档案案卷题名规范进行拟定，保证目录和备考表填写完整、案卷封面书写正确，归档文件支撑材料满足相关质量要求；档案柜排列要正气，档案存放位置索引要醒目，需要对识别标签进行张贴，满足规范；创建档案管理基本情况统计台账；注重计算机检索，形成完整文件级检索目录，提升查阅利用文件的速度；针对档案电子数据，需要及时备份，保证数据安全，进而实现科学化和规范化管理档案。

（三）优化档案保管设施，做好档案保护工作

在实际工作中，企业需要在物力、财力方面加大投入力度，保证档案完整、安全，有效提升档案保管工作质量。在该过程中，需要分开档案库房、阅览室、业务技术用房，利用标准档案装具、合格的整理工具和材料，且配备齐全的档案保护设备、技术设备，定期对档案数据进行备份，贯彻落实档案借阅等级制度，且做好保密工作，安全利用档案资料，还需要做好日常维护保管工作，以防发生失泄密和档案损毁问题[5]。此外，企业可以结合自身实际情况，配备专门的档案库房，在库房中安装电子监控系统、日光灯。避光窗帘，并配备温湿度计、防虫药物等，配置除湿机、防磁柜、标准档案柜等。在完备的硬件设施下，可以保证档案工作的正常进行，尤其是档案整理工作与保护工作。

（四）利用现代化管理手段，促进信息化建设

在信息时代背景下，企业档案工作需要注重开发利用，在现代化管理计划中加入档案工作内容，且同步发展，进而促进档案信息化建设进程。在具体工作中，企业需要注重档案管理软件的应用，提升档案工作效率，减少档案管理人员工作量，节约时间成本。针对企业各门类档案，全部利用计算机存储与检索案卷级与文件级目录，且针对重要、永久保管的档案需要扫描与挂接，全面进行存储。与此同时，针对企业生产经营中形成的电子文件，可以通过光盘刻录的形式进行保存，音像档案也需要进行数字化管理，制作称为录像带、光盘等，且对载体实施防磁保管。通过现代化管理手段，不仅能够促进档案工作信息化建设，还对企业档案信息网络创建、资源共享化、档案数字化、服务对象和需求扩大化具有较为积极意义和价值。

（五）认真编撰研究档案工作，积极发挥资政作用

在企业档案工作中，档案管理部门需要注重编研工作，尽可能的提供给其他各个部门工作服务，提供给领导决策可靠的依据支撑，提供给各类专项审计、工作查考、项目调查等工作编撰研究。在该过程中，对全宗介绍、大事记、组织机构沿革、基本情况汇编、部门职能职责汇编、规章制度汇编、领导班子沿革、年度工作总结和发展规划、方案开发利用材料汇编、获得荣誉表彰、机构设置撤销等文件目录进行编写，对档案资政作用进行充分发挥。

（六）注重档案业务学习，提升档案管理人员能力

档案管理人员能力和档案工作水平有着直接的联系，因此企业在关注档案业务工作的同时，还需要注重对档案管理人员的培训教育工作，提升其档案意识。在实际工作中，企业可以开展业务培训学习和研讨会活动，保证档案管理人员经培训上岗，深入了解企业工作职能和熟悉业务，具有较强的责任心、良好的政治素质、爱岗敬业，进而保证档案工作无责任事故发生，避免履职不力问题出现。与此同时，企业可以利用制度汇编银发、召开会议、自学辅导、上挂企业网站等形式，在领导、员工中进行档案相关法律法规、相关文件精神的学习宣传活动。此外，企业需要注重对档案形成部门的档案业务指导，积极主动和档案形成部门进行交流，在各个部门年度目标考核中纳入档案工作，严格根据相关归帝国，从档案管理制度、档案管理机构、档案经费投入、档案装具和保管设备配备、档案收集整理、档案利用等方面，开展检查考核工作，进而有效提升档案工作质量，更好的服务于企业经营发展。

结束语

总而言之，在新时代背景下，在企业管理工作中，优化创新档案工作是非常重要的，不仅可以有效提升档案工作水平，还可以有效提升企业整体管理质量，促进企业长期稳定发展。目前，由于受到多种因素影响，企业档案工作还存在一些问题，严重阻碍了企业经营发展。因此，在实际工作中，企业需要转变理念和思想，意识到档案工作的重要性，勇敢面对新形势、新问题、新任务、新机制。与此同时，除了给予思想层面重视，还需要在行动上进行积极主动探索，深入分析当下存在的问题，并在实践方面积极进行创新，进而有效提升档案工作质量。