档案管理信息化视域下的档案管理浅析

王兵

（新疆巴里坤县妇幼保健计划生育服务中心，新疆 巴里坤 839200）

伴随经济社会高速发展以及科学技术日新月异，信息化技术在档案管理工作当中也被普及应用，大幅提高了档案管理工作效率及其质量。特别是档案管理的信息化，转变了传统档案保存方式，使原有的实体档案资料局面被彻底打破，推动了档案管理的电子化和数字化发展。通过档案管理信息化，不仅能够更加完整而又长期地保存档案资料，还能有效共享档案信息资源，便于档案应用人员随时随地的进行查阅，实现档案资源价值的最大程度发挥。

一、档案信息化概述

（一）档案

当前，信息技术已成为推动经济社会发展与时代进步的重要支撑和基础，信息技术目前已经渗透到社会各个领域，尤其对档案管理工作产生了深刻影响。档案管理作为人类生产生活当中形成的重要结晶，也是各个行业生产发展的一手资料，对于指导各个行业今后发展规划及其方案制定非常深远的意义，所以在当前信息化时代高速发展背景下，也应当努力提高档案管理信息化建设，这样才能适应新时期发展需要。

（二）档案信息化分析

基于当前科技水平的日益提升，档案管理现已成为各个领域最为核心的组成内容。然而，传统档案管理工作采用的方式较为落后，而且管理制度也比较落后，不仅影响档案信息数据的高效收集，且档案管理的方法不够科学，面对档案管理这种现状，必须要及时扭转过去人工档案管理形式，通过信息化手段来提高档案管理效率及其质量。

二、档案管理信息化的优点

（一）有利于提高档案管理效率

运用传统的方式进行档案管理，不仅复杂程度较高，而且效率非常低下，通过人工手段来完成，难免发生误差，档案管理质量很难保障。互联网技术的广泛应用，对档案管理工作产生了深刻影响，实现了档案管理信息化发展。通过计算机输入便可录入或者查询档案信息，非常的快捷是与方便，使得档案管理效率大幅增强，还减少了人力物力以及财力方面的投入。所以信息化档案管理给工作人员提出的要求更高，运用信息化技术手段开展档案管理工作，使得档案信息资料的收集、浏览及其分类查阅变得更加轻松起来，也便于更加有效地进行档案资源的传递，保证档案管理效率及其质量。

（二）资源共享更加方便和快捷

档案管理工作当中应用信息化管理方式，便于信息资源的高效共享，需要调用档案时，只需要借助网络搜索，便可找寻到完善的档案信息，非常的快捷与方便。传统档案管理方式，由于采用纸质方式进行档案管理，查阅过程当中非常费时费力，而且档案信息资源无法进行复制。另外，传统的档案管理方式，在档案信息资源传递及其共享方面，也面临着非常大的难度，很多具有较高价值的档案信息资源长期得不到有效利用处于闲置状态，引发档案信息资源浪费情况十分严重，更引发国家管理资源的浪费，推动档案管理信息化高速发展，能够使档案信息资源利用率大幅增强，人们在对档案信息资料进行运用以及查找过程当中便捷性很高，有关部门对档案开展系统化管理，并对相关系统逐步完善，人们借助网络便可达到资源共享。

（三）信息保存更加持久稳定

过去在档案管理工作开展过程当中都是运用纸质档案管理，伴随时间的不断推移，纸质档案管理难度不断加大，很难进行长期保存，超过一定时间还需要进行修复。而运用信息化手段进行档案管理这些问题迎刃而解，通过计算机网络保存档案信息，极大地提高其持久性，没有保存时间方面的限制。

（四）增加档案管理的安全性

传统档案传送过程当中还时常发生丢失或者损害情况，要进行补救存在很大难度，而通过信息化手段进行档案管理，极大地保证了档案传输安全性，也避免了信息损坏。

三、目前档案管理信息化中存在的主要问题

（一）档案管理人员的综合素质偏低

就档案管理工作现状来款很多企事业单位，在进行档案管理方面人员素质参差不齐，很多工作人员缺乏较高的专业素养，有的还是半路出家，对于档案管理知识缺乏足够了解，需要很长时间磨合才能满足档案管理工作需要。有的工作人员责任心不强烈。特别是一些年龄教长的档案管理工作人员，时常抱有得过且过的心理，工作热情缺乏，不积极，不主动，在信息化档案管理方面根本就没有主动应用的想法。虽然引进了很多青年档案管理工作人员，他们具有信息化档案管理的一些技能，然而却缺少实践经验，这也对档案管理工作的信息化发展，造成很大影响。

（二）缺乏明确的档案信息化管理标准

在信息化档案管理方面，目前管理制度及系统还缺乏完善性，国家在各单位档案管理方面只是开展业务性指导，非直属单位缺少话语权。所以在构建有关制度及管理系统过程当中，更强制力较为缺乏，而且由于行业的不同单位的不同，档案管理方面要求和标准也存在很大差异，无法运用统一标准开展档案信息化管理。

四、档案管理信息化视域下的档案管理措施

（一）树立档案信息化管理观念

为了有效推动信息化档案管理工作的高效开展，提高工作人员档案信息化管理理念非常重要。档案管理工作自身具有很强的服务性特征，在对此项工作开展过程当中，应当对服务对象实际要求充分考虑。新时代发展背景下，给档案管理工作提出的要求越来越高，为了适应新时期发展需求，应当及时打破传统工作观念，将信息化档案管理理念充分树立起来，共同提升档案信息化档案管理水平。

（二）提高档案管理工作人员的综合素质

档案信息化管理发展进程当中和工作人员的综合素质存在非常紧密的联系。因此，提高工作人员综合管理素质非常关键，首先应当对档案管理工作人员科学合理地进行选拔，从事档案管理工作人员必须要有着较强的档案管理知识还应当具备一定的实践能力，为高效地开展档案管理工作奠定坚实的基础。并对档案管理工作人员加强培训，将档案管理工作人员定期组织起来开展专业化培训工作，让工作人员对新形势下信息化档案管理知识有一个充分了解，提高其信息化档案管理能力，以便更好地推动档案信息化管理工作的有效推进。并且还应当对档案管理工作人员服务意识加强培养，使其责任感不断提升，积极主动的态度开展信息化档案管理工作。

（三）制定统一的档案信息化管理标准

国家有关部门应当针对档案信息化管理工作，构建完善而又统一的标准，与档案信息化管理操作实际充分结合，了解档案管理工作当中遇到的各种问题，统一进行各单位加强管理，提高约束力，保证档案信息化管理工作的规范性，有效性。并发挥现代技术手段优势，更加高效地开展档案管理工作，使档案管理信息化水平得以全面提升。政府还应当发布有关指令与政策，对各单位加强督促，将信息化管理器材充分配足，保证档案信息化管理高效开展。

（四）提高档案信息安全建设水平

只有确保档案信息安全性，才能为信息化档案管理工作奠定良好的基础，因此应当构建档案信息保障体系，以免黑客病毒对档案信息化管理造成影响。并结合档案信息化管理实际构建完善的监控机制，对网络安全问题及时发现，确保档案信息资源更加安全，推动档案信息化管理工作的高校开展。

五、结语

在新时代发展背景下，加强档案信息化管理已是大势所趋，为了实现档案信息化管理整体水平，应当对传统的观念及时转变，通过信息化当管理方式加强档案管理工作，提高管理工作水平。另外，还应当对工作人员管理素养全面提升，使其保持强烈的信息化档案管理意识，积极主动地投入到档案信息化管理工作当中。并制定完善而又统一的管理标准，保证档案信息安全，这些都是档案信息化管理的关键所在，以上各方面工作充分做好，才能更好地推动档案信息化管理的高速发展。